Hoe organiseer je een event waar mensen niet alleen naartoe komen, maar ook echt bij willen zijn? Een event dat verder gaat dan een goed programma en achteraf nog steeds onderwerp van gesprek is? Met die vragen schoven bestuursleden van jongerenorganisaties en young professional-netwerken op woensdagochtend 30 september aan bij het netwerkontbijt van Younglink.

De bijeenkomst vond plaats bij Grand Café Noorderpoort, waar eerste- en derdejaarsstudenten een heerlijk ontbijt voor de deelnemers verzorgden. Onder het genot daarvan ontmoetten jonge bestuurders uit verschillende organisaties elkaar, wisselden ze ervaringen uit en deelden ze ideeën. Creatief eventmaker Ebel Jan van Dijk daagde hen vervolgens uit om groter te denken. De centrale vraag van de ochtend: wat als alles kan?

Geen middelmatig event met lauwe bitterballen

Veel events beginnen met een praktische vraag: wat gaan we organiseren? Een spreker, een workshop of misschien een netwerkborrel? Volgens Ebel Jan slaan we daarmee een belangrijke stap over. Voordat je nadenkt over de vorm, mag je jezelf eerst de ruimte geven om te dromen.

Hoe ziet het event eruit als alles mogelijk is? Welke ervaring wil je creëren? En wat moeten deelnemers achteraf denken, voelen of doen?

Dat ‘alles kan’ betekent niet automatisch dat er een onbeperkt budget nodig is. Het gaat vooral om anders durven kijken. Om een idee verder op te rekken dan je normaal gesproken zou doen en niet te snel genoegen te nemen met de veilige of voor de hand liggende optie. Want niemand zit te wachten op het zoveelste middelmatige event met een standaardprogramma en lauwe bitterballen.

Het rendement van je event

Een vraag die bij veel aanwezigen speelde, was: hoe zorgen we ervoor dat mensen daadwerkelijk naar onze events komen? En misschien nog belangrijker: hoe zorgen we ervoor dat ze enthousiast en betrokken raken?

Volgens Ebel Jan begint dat bij het rendement van je event. Wat moet de bijeenkomst opleveren? Als je die meerwaarde helder hebt, kun je ook beter uitleggen waarom het event de investering van tijd, aandacht en geld waard is.

Dat rendement wordt bepaald door de combinatie van inhoud en vorm. Je kunt een sterk verhaal hebben, maar als je het op een voorspelbare manier presenteert, blijft het misschien minder goed hangen. Andersom is een spectaculaire vorm zonder inhoud ook niet genoeg. Juist wanneer beide onderdelen elkaar versterken, ontstaat een ervaring die impact maakt.

Een podium voor persoonlijke verhalen

Een memorabel event draait uiteindelijk om mensen. Ebel Jan vertelde over zijn ambitie om deelnemers niet alleen iets te laten zien of horen, maar hen daadwerkelijk in de spotlight te zetten. Dat kan spannend zijn. Niet iedereen voelt zich direct op zijn gemak wanneer alle aandacht op hem of haar is gericht. Juist daarom is het belangrijk om een vorm te kiezen waarin mensen zich veilig genoeg voelen om mee te doen en hun verhaal te delen. Kwetsbaarheid kan krachtig zijn, zolang je als organisator zorgt voor vertrouwen.

Van inspiratie naar nieuwe ideeën

Na de inspiratiesessie was er volop ruimte om samen te ontbijten, verder te praten en ervaringen uit te wisselen. Hoe bereiken andere jongerenorganisaties hun achterban? Welke ideeën werken verrassend goed? Waar lopen de besturen tegenaan en waar kunnen zij elkaar helpen?

Juist die ontmoeting maakte duidelijk hoeveel kennis en energie er al aanwezig is binnen de verschillende jongerenorganisaties. Door ervaringen te delen, ontstaan nieuwe ideeën en hoeven besturen niet steeds zelf het wiel uit te vinden.

De belangrijkste boodschap van de ochtend? Geef jezelf de ruimte om groter te denken. Bedenk eerst hoe bijzonder je event kan zijn en kijk daarna wat ervoor nodig is om dat werkelijkheid te maken. Of, zoals Ebel Jan de aanwezigen meegaf: stretch jezelf en stel de vraag: als alles kan, wat gaan we dan doen?