Medewerker servicepunt & frontoffice

Wat ga je doen?
In deze combifunctie werk je zowel bij de Servicedesk als bij het Frontoffice. Dat betekent dat je een centrale rol hebt in het contact met collega’s én met externe partijen.

Aan de kant van de Servicedesk ben jij het aanspreekpunt voor interne facilitaire vragen. Collega’s komen bij jou terecht met meldingen en verzoeken die jij zorgvuldig registreert, opvolgt en afhandelt. Soms kun je direct een oplossing bieden, soms zet je de vraag door naar de juiste afdeling. Je zorgt er in alle gevallen voor dat iedereen snel en duidelijk geholpen wordt.

Bij het Frontoffice ligt de nadruk op externe contacten. Via het algemene telefoonnummer heb je dagelijks gesprekken met gemeenten, instanties en inwoners. Jij bent vaak de eerste stem die zij horen en daarmee het visitekaartje van de organisatie. Je luistert goed, geeft heldere informatie en zorgt dat mensen zich welkom en serieus genomen voelen.

Jouw taken bij de Servicedesk

• Vastleggen van facilitaire verzoeken en standaard ICT-melding in FMIS (Topdesk), zoals aanvragen voor werkplekken, catering, vergaderruimtes en storingen.
• Collega’s te woord staan (fysiek, telefonisch en per mail) en hen informeren over de facilitaire dienstverlening.
• Bewaken en opvolgen van meldingen en reserveringen.
• Meewerken aan het verbeteren van processen, producten, diensten, werkwijzen en het gebruik van systemen.

Jouw taken bij het Frontoffice

• Beantwoorden en afhandelen van telefoongesprekken van externe klanten die binnenkomen via het algemene nummer van de provincie.
• Registreren van klantvragen in het CRM-systeem.
• Doorvragen en achterhalen wat de klant precies nodig heeft.
• Afhandelen van inkomende e-mail.
• Actieve bijdrage leveren aan de continue verbetering van de Frontoffice-dienstverlening.

Waar ga je werken?
Je maakt deel uit van het team Facilitaire Zaken en het team Frontoffice. Deze teams zorgen voor de facilitaire en externe dienstverlening, inkoop en subsidies.

Wat breng je mee?
Jij bent een klantgerichte medewerker die onze interne en externe klanten soepel en professioneel ondersteunt. Je kunt goed analyseren, plannen en organiseren. Je blijft rustig onder druk, houdt overzicht en communiceert duidelijk. Je werkt proactief, bent klant- en omgevingsbewust en weet zelfstandig beslissingen te nemen binnen de afgesproken kaders.

Verder heb je:

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4 in de richting van facilitaire en/of externe dienstverlening.
• Aantoonbare ervaring bij een servicepunt of een klantcontactcentrum, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Kennis van en ervaring met telefonisch klantcontact en de administratieve afhandeling daarvan.
• Beheersing van de Engelse en Duitse taal om internationale klanten te woord te staan.
• Affiniteit met de facilitaire wereld, of je maakt die kennis snel eigen.
• Een EHBO/BV-diploma (pre).

Dit bieden wij!
Bij de provincie Groningen bieden we een inspirerende werkomgeving waar innovatie en samenwerking centraal staan. We kijken voorbij de horizon en zoeken naar oplossingen die echt het verschil maken in het leven van onze inwoners. Zet je talenten in voor een provincie die voortdurend in beweging is!

Daarnaast bieden wij:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vaste aanstelling.
• Een salaris conform functieschaal 7 van de cao (min €2.708,87 - max €3.794,95 bij een dienstverband van 36 uur per week).
• Een werkweek van 32 uur met de mogelijkheid om ATV uren op te bouwen.

Naast bovenstaande arbeidsvoorwaarden bieden wij ook aantrekkelijke secundaire voorwaarden. Denk aan opleidingsmogelijkheden, een fietsleaseplan en een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB is 22,37% van je bruto maandsalaris en bouw je maandelijks op. Het bestaat uit je eindejaarsuitkering, vakantie-uitkering, levensloopbijdrage en bovenwettelijk vakantiegeld. Je kunt het flexibel inzetten voor extra vrije dagen, meer salaris of fiscale voordelen. Daarnaast is er het Persoonlijk Budget voor Duurzame Inzetbaarheid (PBDI) van € 6.000 per vijf jaar, te gebruiken voor bijvoorbeeld leren en ontwikkelen, loopbaanontwikkeling of vitaliteit. Een volledig overzicht van onze arbeidsvoorwaarden vind je op www.werkenbijprovinciegroningen.nl/pagina/arbeidsvoorwaarden.

Meer informatie
Wil je meer informatie over de functie? Bel, app of mail dan met Jan Dik, teamleider Facilitaire Zaken via 06-15068138. Vragen over de procedure? Stel ze aan Magreet van der Kley via 06–15068207 of [email protected].

Word onze nieuwe collega

• Jouw cv en motivatie ontvangen wij graag uiterlijk dinsdag 9 december via werkenbijprovinciegroningen.nl.
• De sollicitatiegesprekken staan gepland op maandag 14 december.
• Voor een baan bij de provincie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.

Over provincie Groningen
De provincie Groningen is een organisatie in beweging die volop werkt aan maatschappelijke opgaven zoals de versnelling van woningbouw, de gevolgen van de gaswinning, de energietransitie, klimaatadaptatie en leefbaarheid. We sluiten aan bij wat er nu leeft en kijken wat morgen en overmorgen nodig is.

Ons provinciehuis staat aan de voet van de Martinitoren in het hart van de stad Groningen. We werken met ongeveer 1000 collega’s aan de ontwikkeling van onze mooie provincie.

Als provincie zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, een platte organisatie en veel ruimte voor eigen inbreng van medewerkers. Samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke partners werken we aan oplossingen.

Goed om te weten
We streven naar een organisatie waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of arbeidsvermogen. Om die reden moedigen we iedereen aan te solliciteren die zich kan identificeren met het vacatureprofiel hierboven.