Medewerker recordbeheer en semi statisch archief

In deze functie draag je bij aan het zorgvuldig en efficiënt beheren van analoge en digitale archieven binnen de gemeente. Je bent verantwoordelijk voor de bewaring, selectie en vernietiging van documenten. Je ondersteunt procesverbeteringen en helpt gebruikers bij vragen over ons nieuwe zaaksysteem.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beschikbaar en toegankelijk maken van informatie uit gemeentelijke en private archieven. Ook speel je een belangrijke rol bij het adviseren over zaken als openbaarheid, permanente bewaring en gegevensvernietiging.

Op hoofdlijnen gaat het om de volgende rollen en taken:

• Verzorgen van het analoge en digitale archief (archivering, bewaring en vernietiging);
• Opstellen en/of controleren van vernietigingslijsten en deze voor vaststelling voorleggen aan de archivaris;
• Opstellen van beschrijvende inventarissen en deze voor vaststelling voorleggen aan het college;
• Adviseren over de juiste inrichting en archivering conform de actuele selectielijst en daaraan mede uitvoering geven;
• Officiële overdracht van archieven aan de openbare archiefbewaarplaats;
• Het beschikbaar stellen en toegankelijk maken van informatie/gegevens van de gemeentelijke en private archieven;
• Beheer van de depotlijst archieven;
• Bijdragen aan procesverbeteringen van het archiefbeheer;
• Dagelijks toezicht houden en uitvoeren van operationele taken m.b.t. de archieven;
• In voorkomende gevallen verzorgen van de postwerkzaamheden.

Met jouw kennis en ervaring lever je een belangrijke bijdrage aan de kwaliteitsborging en optimalisatie van de gemeentelijke documentaire informatievoorziening. Jij helpt de organisatie om elke dag vooruitgang te boeken, en doet dat met een gezonde dosis lef en creativiteit – sa dogge wy dat!

Achtkarspelen is een prachtige gemeente in het oosten van de provincie Friesland. Met ruim 28.000 inwoners zorgen we voor een fijne plek om te wonen, te recreëren, te werken en te ondernemen. Wij richten ons als gemeente op de behoeften van onze inwoners en ondernemers. Dit doen wij door eenvoudig organiseren en dienstbaar en slagvaardig te werken. Wij zijn een betrouwbare, toegankelijke en daadkrachtige gemeente. De sfeer is informeel en open, we zijn hier direct in de omgang. Wat je functie ook is, we zoeken elkaar makkelijk op. Met korte lijntjes krijgen we veel gedaan. En afspraak is afspraak.

We zijn grutsk op onze Fryske taal en identiteit.

• Je hebt minimaal een Mbo-opleiding op het gebied van Informatiebeheer;
• Je bent in het bezit van één van de volgende certificaten: SOD1 en/of SOD2, LRM of LARM;
• De opleiding Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA) is dat een pre;
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare en recente werkervaring binnen het werkveld van DIV in een gemeentelijke omgeving;
• Je hebt kennis van diverse wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, Selectielijst en AVG;
• Je werkt analytisch, servicegericht, nauwkeurig en systematisch;
• Je hebt affiniteit met digitalisering en implementatie e-depot;
• Je bent leergierig en erop gericht om samen met je collega’s de rol van DIV in de organisatie te verstevigen.

Je werkt professioneel, denkt buiten de gebaande paden en ‘werkt vanuit de bedoeling’. Verantwoordelijk zijn voor je werk is voor jou de gewoonste zaak. Je zoekt je collega’s graag en regelmatig op. Je deelt je ervaring en inspireert elkaar. Je bent proactief en beschikt over politiek-bestuurlijke sensitiviteit.

Overigens, een positieve houding ten opzichte van de Fryske taal en passieve beheersing hiervan is een pré.

Bij gemeente Achtkarspelen is het plezierig werken. Bovendien hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden:

- Bruto maandsalaris op basis van fulltime dienstverband: € 3.052,00 - € 4.297,00 (functieschaal 8, cao Gemeenten). Voldoe je (nog) niet volledig aan het gewenste profiel dan kan er sprake zijn van plaatsing in een aanloopschaal;

- Flexibele werktijden;

- 28 verlofdagen op basis van fulltime dienstverband;

- Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris, extra verlofuren, en deelname aan de pensioenregeling bij het ABP.

Meer informatie vind je op: Onze arbeidsvoorwaarden | Gemeente Achtkarspelen

Ben jij ondernemend, makkelijk in contact en wil jij met ons de schouders eronder zetten om de organisatie verder te ontwikkelen? Zet die stap en neem contact met ons op!

Heb je vragen over de functie? Neem gerust contact op met Jolanda Weiland, teamleider I&A via [email protected]. Voor overige vragen kun je mailen naar [email protected]. Solliciteren kan tot en met 17 april a.s.

Ten slotte vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) van je.

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.