Managementondersteuner Directie

Ben jij een ervaren managementondersteuner die rust en overzicht brengt in een complexe en dynamische agenda van twee directeuren? Wil jij vanuit een centrale positie bijdragen aan een organisatie die werkt aan herstel voor Groningers en Drenten met aardbevingsschade? Lees dan verder!

Als Managementondersteuner Directie bij het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) ondersteun je de directie op organisatorisch, secretarieel en administratief vlak. Jij zorgt dat agenda’s logisch zijn opgebouwd, afspraken zorgvuldig worden ingepland en dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw planning en prioritering kan de directie zich volledig richten op haar verantwoordelijkheden.

Je werkt in een omgeving die maatschappelijk en bestuurlijk voortdurend in beweging is. Dat vraagt om overzicht, flexibiliteit en discretie. Jij bewaakt de planning, signaleert knelpunten en zorgt dat overleggen goed zijn voorbereid en efficiënt verlopen. Je schakelt met interne en externe contacten en weet precies wat er nodig is om de dag van de directie soepel te laten verlopen.

Wat ga je doen

• Beheren van complexe en dynamische agenda’s van de directie.
• Plannen, voorbereiden en organiseren van interne en externe overleggen.
• Zorgdragen voor tijdige en volledige verspreiding van vergaderstukken.
• Bewaken van actie- en besluitenlijsten op procesniveau (voortgang en planning).
• Afstemmen met interne en externe partijen over afspraken en logistiek.
• Signaleren van knelpunten in planning en zelfstandig voorstellen doen voor verbeteringen.
• Samenwerken met andere managementondersteuners om continuïteit te waarborgen.

Een centrale rol dicht bij de directie van een organisatie met maatschappelijke impact.

• Een zelfstandige functie met verantwoordelijkheid binnen duidelijke kaders.
• Een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is.
• Intensieve samenwerking met betrokken collega’s binnen het IMG.
• De mogelijkheid om jouw organisatietalent in te zetten op het hoogste niveau van de organisatie.
  
  

Wil je alvast weten voor wie je gaat werken? Op onze website lees je meer over de twee directeuren van het IMG: https://www.schadedoormijnbouw.nl/bestuur-en-directie/directie

Je bent nauwkeurig, proactief en organisatiesensitief. Je houdt overzicht, denkt vooruit en blijft rustig wanneer agenda’s veranderen of prioriteiten verschuiven. Discretie en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend.

Je hebt:

• Een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of directieondersteuner.
• Aantoonbare ervaring met het beheren van complexe agenda’s voor één of meerdere senior managers.
• Ervaring met het organiseren van vergaderingen en bestuurlijke overleggen.
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  
  

Graag ontvangen we naast een CV ook een motivatiebrief waarin je voor de functies die je de afgelopen drie jaar hebt vervuld beschrijft:

• Wat de situatie was
• Wat jouw taken waren
• Welke acties je ondernam om die taken te vervullen
• En wat daarvan het resultaat was
  
  

Alvast voor in jouw agenda:

• Op woensdag 11 maart vindt de CV en briefselectie plaats, we informeren je zo snel mogelijk over de uitslag.
• Op vrijdag 13 maart vinden de eerste gesprekken plaats.
• Opvolgend volgt een klikgesprek met een collega/collega's uit het team, de datum hoor je t.z.t.
• Op maandag 16 maart of woensdag 18 maart vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats.