Teamondersteuner Ruimtelijke ontwikkeling en Atelier

Waarom zoeken we jou?
Bij de provincie Groningen werken ruim 50 secretariële ondersteuners, die werkzaamheden verrichten voor één of meerdere teams van de provincie. Door de doorgroei van één van de teamondersteuners, komt deze plek vrij.

Wat ga je doen?
In deze functie zorg je ervoor dat het team efficiënt kan werken door afspraken en overleggen goed te organiseren en documenten zorgvuldig te beheren. Je houdt overzicht over de planning, bewaakt de voortgang van acties en zorgt dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Daarnaast ondersteun je verschillende processen binnen het provinciale omgevingsbeleid en lever je een belangrijke bijdrage aan secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals het notuleren, verwerken van actie‑ en besluitenlijsten en het doen van bestellingen.

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Plannen en voorbereiden van afspraken en overleggen
• Agenda-, mailbox- en actiebeheer
• Digitaal ordenen en archiveren in het zaaksysteem
• Ondersteunen van processen binnen het omgevingsbeleid
• Notuleren en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• Uitvoeren van diverse secretariële taken

Waar ga je werken?
Als teamondersteuner ga je werken voor team Ruimtelijke ontwikkeling en team Atelier Ruimtelijke kwaliteit & landschap. Je ondersteunt twee teams bestaande uit circa 35 medewerkers en werkt dagelijks aan uiteenlopende, vaak precaire dossiers en gevoelige onderwerpen. Dit vraagt niet alleen om organisatorische en administratieve vaardigheden, maar ook om empathie, zorgvuldigheid en discretie. Naast vergaderondersteuning, notuleertaken en documentbeheer voer je ook werkzaamheden uit voor coördinatoren, waaronder het beheren van agenda’s van meerdere projecten binnen het team.

Als teamondersteuner is het belangrijk dat je zichtbaar en bereikbaar bent. In principe werk je daarom op kantoor in het provinciehuis aan de Sint Jansstraat. We zijn wel volledig ingericht op hybride werken, dus in overleg kun je ook thuiswerken.

Wat neem je mee?
Je hebt een klantvriendelijke, behulpzame en proactieve houding en vindt het vanzelfsprekend om mee te denken met collega’s. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en blijft rustig tijdens piekmomenten of wanneer situaties complex worden. Je zoekt graag uit hoe je zaken het beste kunt organiseren en dankzij je oog voor structuur en nauwkeurigheid breng je overzicht en orde in het werk. Je houdt ervan om processen soepel, handig en praktisch in te richten en staat open voor feedback en verbetering.

Daarnaast heb je:

• Mbo‑werk- en ‑denkniveau, bij voorkeur met een secretariële achtergrond
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en voldoende beheersing van het Engels
• Ervaring met computersystemen zoals Microsoft 365, Outlook, Excel en Teams; ervaring met iBabs is een pré
• Affiniteit met nieuwe systemen en de handigheid om hierin snel je weg te vinden

Dit bieden wij!
Werken bij de provincie Groningen betekent werken voor de samenleving. Je werk is gevarieerd, maatschappelijk relevant en biedt veel ruimte om jezelf te ontwikkelen.

Wij bieden:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met mogelijkheid tot een vast contract.
• Een werkweek van 32 uur, met mogelijkheid tot het opbouwen van ATV‑uren.
• Een bruto maandsalaris tussen € 2.596,78 en € 3508,03 (functieschaal 6) bij een 36‑urige werkweek.

Naast bovenstaande arbeidsvoorwaarden bieden wij ook aantrekkelijke secundaire voorwaarden. Denk aan opleidingsmogelijkheden, een fietsleaseplan en een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB is 22,37% van je bruto maandsalaris en bouw je maandelijks op. Het bestaat uit je eindejaarsuitkering, vakantie-uitkering, levensloopbijdrage en bovenwettelijk vakantiegeld. Je kunt het flexibel inzetten voor extra vrije dagen, meer salaris of fiscale voordelen. Daarnaast is er het Persoonlijk Budget voor Duurzame Inzetbaarheid (PBDI) van € 6.000 per vijf jaar, te gebruiken voor bijvoorbeeld leren en ontwikkelen, loopbaanontwikkeling of vitaliteit. Een volledig overzicht van onze arbeidsvoorwaarden vind je op www.werkenbijprovinciegroningen.nl/pagina/arbeidsvoorwaarden.

Meer informatie
Wil je meer informatie over de functie? Bel, app of mail dan met Judith Elzinga, Teamleider Ondersteuning via 06-38373779 of [email protected]. Vragen over de procedure? Stel ze aan Wouter Coenders, HR-adviseur via 06 - 25762433 of [email protected].

Word jij onze nieuwe collega?

• Jouw cv en motivatie ontvangen wij graag uiterlijk 22 februari 2026 via werkenbijprovinciegroningen.nl.
• De sollicitatiegesprekken staan gepland in de week van 2 maart 2026.
• Voor een baan bij de provincie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.

Over provincie Groningen
De provincie Groningen is een organisatie in beweging die volop werkt aan maatschappelijke opgaven zoals de versnelling van woningbouw, de gevolgen van de gaswinning, de energietransitie, klimaatadaptatie en leefbaarheid. We sluiten aan bij wat er nu leeft en kijken wat morgen en overmorgen nodig is.

Ons provinciehuis staat aan de voet van de Martinitoren in het hart van de stad Groningen. We werken met ongeveer 1000 collega’s aan de ontwikkeling van onze mooie provincie.

Als provincie zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, een platte organisatie en veel ruimte voor eigen inbreng van medewerkers. Samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke partners werken we aan oplossingen.


Weekverslag van een teamondersteuner Ruimtelijke Ontwikkeling en Atelier

Inleiding
Dit weekverslag laat zien hoe breed en verantwoordelijk de rol van een teamondersteuner binnen Team RO en Team Atelier is. Je ondersteunt twee teams bestaande uit circa 35 medewerkers en werkt dagelijks aan uiteenlopende, vaak precaire dossiers en gevoelige onderwerpen. Dit vraagt niet alleen om organisatorische en administratieve vaardigheden, maar ook om empathie, zorgvuldigheid en discretie. Naast vergaderondersteuning, notuleertaken en documentbeheer voer je ook werkzaamheden uit voor coördinatoren, waaronder het beheren van agenda’s van meerdere projecten binnen het team.

Maandag – Structuur, planning en zorgvuldig omgaan met informatie
De week start met het aanbrengen van overzicht binnen Team RO en Atelier. Je beheert meerdere mailboxen, beoordeelt binnenkomende mails op urgentie en gevoeligheid en verdeelt taken zorgvuldig. Een belangrijk onderdeel is het agendabeheer voor coördinatoren: je stemt afspraken af voor meerdere projecten en bewaakt rust en samenhang in de planning. Daarnaast bereid je POV‑stukken voor, verwerk je post, doe je KIWI‑registraties en zorg je dat vertrouwelijke stukken correct en veilig zijn opgeslagen.

Dinsdag – Overleggen, notuleren en empathische ondersteuning
Dinsdag staat in het teken van overleg en afstemming. Je notuleert meerdere vergaderingen waarin soms complexe of gevoelige onderwerpen worden besproken. Hierbij is nauwkeurigheid én empathie essentieel. Je ondersteunt coördinatoren door agenda’s van meerdere projecten te beheren en erop toe te zien dat afspraken elkaar niet overlappen. Je bereidt overleggen voor, verzamelt stukken en houdt Teamskanalen actueel, altijd met oog voor vertrouwelijkheid en betrokkenheid bij de mensen die hierbij betrokken zijn.

Woensdag – Projectondersteuning en bewaken van overzicht
Op woensdag werk je notulen uit en ondersteun je projecten zoals Lieftinghsbroek. Je beheert en actualiseert agenda’s van verschillende projecten, stemt wijzigingen af met o.a. de coördinatoren en bewaakt deadlines. Daarbij werk je aan dossiers waar belangen en gevoeligheden een rol spelen, wat vraagt om een empathische benadering richting collega’s en projectbetrokkenen. Je zorgt voor structuur in Teams en SharePoint en bereidt agenda’s en stukken voor de rest van de week voor.

Donderdag – Intensieve afstemming en verbindende rol
Donderdag is een intensieve overlegdag met veel interne afstemmingen en projectoverleggen. Je notuleert, registreert acties en ondersteunt zowel projectleiders als de teamleider. Daarnaast bewaak je de agenda’s binnen meerdere trajecten. Je werkt met gevoelige informatie en complexe onderwerpen, waarbij jouw empathisch vermogen en zorgvuldigheid bijdragen aan een veilige en professionele werksfeer binnen de teams.

Vrijdag – Afronden, reflecteren en vooruitkijken
Op vrijdag rond je de week af voor Team RO en Atelier. Je werkt notulen bij, verwerkt actiepunten en bespreekt met coördinatoren en projectleiders de agenda’s voor de komende weken. Je zorgt dat afspraken voor meerdere projecten zorgvuldig zijn ingepland en verwerkt post en KIWI. Door deze afronding en vooruitblik draag je bij aan rust, overzicht en continuïteit binnen de teams.

Terugblik – Toegevoegde waarde van jouw rol
Deze week laat zien dat je als teamondersteuner een centrale schakel in de planning en coördinatie voor twee teams bent. Door het beheren van agenda’s voor meerdere coördinatoren en projecten, gecombineerd met empathie en zorgvuldigheid in gevoelige dossiers, zorg je voor overzicht, rust en samenhang. Daarmee ben je essentieel voor het goed functioneren van Team RO en Team Atelier.

Terugblik – Wat deze week duidelijk maakt

1. Je bent een organisatorische spil: jij creëert overzicht in mailboxen, documenten en vergaderstructuren waardoor de teams efficiënter functioneren.
2. Je bent essentieel in de vergadercyclus: jouw voorbereiding, notulen en opvolging zijn cruciaal.
3. Je bewaakt structuur en continuïteit: dankzij jouw werk blijven informatie en processen betrouwbaar en vindbaar.
4. Je schakelt continu tussen verschillende niveaus: van praktische ondersteuning tot projectmatige afstemming met teamleiders en projectleiders.

Deze week toont de veelzijdigheid en het belang van jouw rol als ondersteuner binnen RO en Atelier.