In het kort
De link om te solliciteren staat in de vacaturetekst.
Afdeling
Faculteit Economie en Bedrijfskunde
Organisatie
Rijksuniversiteit Groningen, Rijksuniversiteit Groningen, V25.0448
Functiebeschrijving
Wij zoeken een enthousiaste collega die zijn/haar best doet om van de inkomende en uitgaande exchange een succes te maken. Als Exchange Officer ben je het aanspreekpunt voor toekomstige- en huidige exchange studenten en voor partneruniversiteiten. Je werkt mee aan de gehele organisatie van studentenuitwisseling en kunt ingezet worden op alle voorkomende werkzaamheden, zoals:
- Administratieve werkzaamheden m.b.t. exchange, bijvoorbeeld het controleren en tekenen van documenten, enz.
- Controleren of toekomstige inkomende exchange studenten aan onze toelatingseisen voldoen en controleren of onze FEB studenten aan de toelatingseisen van de partneruniversiteit voldoen.
- Zelfstandig beheren van informatie op de RUG website, de Student Portal en Brightspace.
- Communicatie (e-mail/telefoon) met studenten, partneruniversiteiten en exchange offices van andere faculteiten binnen de RUG.
- Zelfstandig studenten adviseren tijdens een inloopspreekuur en individuele afspraken.
- Evenementen: o.a. twee keer per jaar het organiseren van het Study Start Event (inclusief het uitwerken en geven van presentaties tijdens dit event) en de Study Abroad Fair.
- Plannen, organiseren en geven van presentaties en informatiebijeenkomsten aan (toekomstige) exchange studenten, zowel fysiek als in een online classroom.
- Contact onderhouden met externe partijen, bijvoorbeeld met betrekking tot visa, huisvesting, etc. (SSH, MSD, IND, SIA/CSA).
- Het signaleren van verbetermogelijkheden in het exchange proces en doen van voorstellen hiervoor, alsmede het uitwerken van deze voorstellen.
- Verantwoordelijkheid voor het nominatieproces van uitgaande studenten bij partneruniversiteiten.
- Zelfstandig bijhouden van de status van beursaanvragen van uitgaande studenten en eventuele problemen oplossen.
Organisatie
De Faculteit Economie en Bedrijfskunde (FEB) heeft ongeveer 7.000 studenten en 700 medewerkers, die samen een informele, inspirerende en academische gemeenschap vormen. 20% van onze studenten en 25% van onze medewerkers heeft een internationale achtergrond. FEB biedt een ambitieuze, open en dynamische werkomgeving, waarbinnen innoveren wordt gestimuleerd.
De faculteit behoort tot de 1% Business Schools wereldwijd die zowel AACSB als EQUIS geaccrediteerd zijn.
De afdeling Educational Administration and Student Support (EASS) van de Faculteit Economie en Bedrijfskunde is verantwoordelijk voor een klantgerichte en up-to-date dienstverlening aan de studenten van de faculteit, en voor een gestructureerde en efficiënte onderwijsadministratie. De afdeling omvat circa 35 medewerkers, van wie het merendeel werkt in teams met een eigen coördinator: Exchange Office, Student Support Desk, Onderwijsadministratie, Functioneel beheer, Roostering en Studieadvies.
De afdeling werkt nauw samen met het bestuur, de opleidingsdirecteuren, de secretariaten van de vakgroepen en met de andere ondersteunende afdelingen binnen de faculteit. Tevens bestaat een belangrijke samenwerkingsrelatie met diverse centrale afdelingen van de Rijksuniversiteit Groningen. De medewerkers van de afdeling werken resultaatgericht aan eigen taakgebieden en daarnaast in voorkomende gevallen aan afdelingsoverstijgende projecten. De faculteit beschikt over uitstekende voorzieningen voor het onderwijs en ondersteunende diensten. Internationalisering is een belangrijk speerpunt, vandaar dat de medewerkers zowel in het Engels als in het Nederlands communiceren.
Exchange Office
Een groot aantal van onze studenten studeert een semester bij een van onze partneruniversiteiten in het buitenland, terwijl ook juist een deel van de studenten van die partneruniversiteiten 1 of 2 semesters bij FEB komt studeren. Het Exchange Office coördineert en organiseert alles wat met onze inkomende- en uitgaande exchange studenten te maken heeft. Het Exchange Office bestaat uit drie medewerkers (twee exchange officers en een teamcoördinator).
Functie-eisen
- Een afgeronde hbo-opleiding of door werkervaring vergelijkbaar niveau.
- Affiniteit met internationalisering en student exchange.
- Ervaring met internationalisering en klantgericht werken.
- Ervaring met structureren van informatiestromen en beheren van (online) procedures.
- Een grote mate van zelfstandigheid en talent om praktische problemen goed in kaart te brengen en die binnen de grenzen van de voorgeschreven procedures creatief op te lossen.
- Ervaring met het geven van workshops of presentaties aan groepen studenten, zowel in het Nederlands als in het Engels.
- Uitstekende interculturele, communicatieve en organisatorische vaardigheden.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands en Engels.
- Kennis van en ervaring met Microsoft Office (met name Word en Excel), Gmail, Google Drive, Apollo en RUG applicaties (zoals ProgressPortaal, Progress.NET, Brightspace).
- Ervaring met het systeem “Mobility Online”.
- Hands-on mentaliteit en goed kunnen samenwerken binnen een team.
- Internationale werk- of studie-ervaring.
Competenties:
Accuratesse, stressbestendigheid, resultaatgerichtheid, omgevingsbewustzijn, overtuigingskracht, samenwerken, plannen en organiseren, teamgeest, dienstverlenende instelling, innovatief, aanpassingsvermogen / flexibiliteit, integer, analytisch, zelfstandig, leergierig, efficiënt, oplossingsgericht, doortastend, enthousiast.
Arbeidsvoorwaarden
Contractduur: 12 maanden.
Wij bieden in overeenstemming de cao voor Nederlandse Universiteiten (zie CAO https://www.universiteitenvannederland.nl/):
- Een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 3.382 tot maximaal € 4.484 (schaal 8, peildatum 1 juli 2025) bruto per maand bij volledige werktijd, afhankelijk van kennis en ervaring.
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen.
- De mogelijkheid om te kiezen voor een 36-, 38- of 40-urige werkweek (uitgaande van een fulltime dienstverband).
- Een ruime verlofregeling.
- Een dienstverband in eerste instantie voor de periode van een jaar; binnen dit jaar wordt beoordeeld of het functioneren en de organisatie het toelaten om het tijdelijk dienstverband te verlengen of om te zetten in een vast dienstverband.
Ingangsdatum: 1 november 2025
Sollicitatie
Je kunt solliciteren door jouw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen voor 29 september 2025 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier. De gesprekken zullen plaats vinden op donderdag 9 oktober 2025. Een eventueel klikgesprek met directe collega’s als tweede ronde behoort tot de mogelijkheden. De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion/ Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Meer informatie
Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:
Ineke van Est, teamcoördinator Exchange Office
06-31986565
[email protected]
Liesbeth Fraiquin, hoofd Educational Administration and Student Support
[email protected]
Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer V25.0448
