In het kort
Wil jij een belangrijke rol spelen als secretaresse in een dynamische werkomgeving binnen een maatschappelijk betrokken organisatie met flexibele werktijden en een veelzijdig takenpakket? Heb jij een proactieve en oplossingsgerichte houding? Dan is deze vacature wellicht iets voor jou.
Voor onze directeur Zorg en voor onze directeur Organisatie en Advies zoeken wij een secretaresse.
Wat ga je doen en waar?
Als secretaresse ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie en de drijvende kracht achter het zelfstandig beheren en organiseren van het secretariaat van ons directieteam (bestaande uit acht leden). Samen met je collega secretaresses ondersteun je het directieteam en speel je een actieve rol in het digitaliseren en vernieuwen van onze werkprocessen. Jouw flexibiliteit, teamgeest en gestructureerde werkwijze zijn essentieel voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken.
Jij bent als secretaresse de steunpilaar voor het directieteam en het secretariaat. Je wordt onderdeel van een secretariaat dat momenteel uit zes secretaresses bestaat. Geen dag is hetzelfde in deze centrale rol. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die essentieel zijn voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van het directieteam. Je werkt nauw samen met een directeur, maar bent er ook voor anderen. Je draagt bij aan de efficiëntie van onze activiteiten.
Wat vragen wij?
- Je hebt een scherp oog voor prioriteiten en weet de informatiestromen efficiënt te managen.
- Je neemt verantwoordelijkheid voor het agendabeheer. Je stelt hierin de juiste prioriteiten en organiseert in- en externe overleggen met nauwkeurigheid. Je bent (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden van de directeur. Waar nodig verzorg je de verslaglegging van overleggen.
- Je werkt nauw samen met je collega secretaresses. Je neemt elkaar waar bij afwezigheid.
- Je verzorgt de (uitgaande) correspondentie. Je beoordeelt en behandelt de inkomende correspondentie en bespreekt relevante zaken met de directeur.
- Je beheert dossiers en het (digitale) archief. Je zorgt voor de aanlevering van stukken en eventueel aanvullende informatie.
- Qua communicatie ben je op de hoogte van ontwikkelingen binnen het werkveld van de directie en communiceer je helder en vlot over relevante zaken. Je onderhoudt content op intranet en zorgt voor actuele informatie.
Dit kom jij ons brengen
Wij zoeken een nieuwe collega, twee zelfs, met passie voor haar werk. Een collega die integer, nauwkeurig en gestructureerd is. We vinden het belangrijk dat je een teamspeler bent. Je hebt een dienstverlenende instelling. Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig en proactief. Je bent in staat om de context te begrijpen en vlot te schakelen tussen diverse vragen en onderwerpen, met aandacht voor detail.
Daarnaast zien we graag het volgende terug:
- MBO+ werk- en denkniveau en organisatiesensitief.
- Minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
- Goede beheersing van MS Office.
Dit bieden wij jou
Wij bieden jou de mogelijkheid om een steentje bij te dragen aan de missie van VNN door organisatorische en administratieve ondersteuning aan het directieteam te bieden.
Daarnaast bieden wij jou:
- Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
- Een salaris conform cao GGZ functiegroep 40 (bruto per maand tussen € 2.507 en € 3.682).
- Vakantiegeld zijnde 8% van je bruto jaarsalaris.
- Een eindejaarsuitkering van 8,33%.
- Deelname aan het Pensioenfonds Zorg en Welzijn.
- Een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een fietsregeling, bedrijfsfitnessregeling en volledige vergoeding woon-werkverkeer bij gebruik van openbaar vervoer.
- Veel mogelijkheden op het gebied van leren en ontwikkelen. Voorbeelden hiervan zijn trainingen op het gebied van Oplossingsgericht Werken en Persoonlijk Leiderschap. Daarnaast biedt VNN ook een ruim aanbod aan digitale leertrajecten op GGZ thema’s en persoonlijke ontwikkeling via GGZ Ecademy.
Vragen over de vacature?
Heb je nog vragen over de inhoud van de functie of anderszins? Neem dan contact op met Ingrid Hage, secretaresse Raad van Bestuur, via telefoonnummer 06 – 475 75 912.
Reageren?
Ben je enthousiast geworden en wil je solliciteren? Fijn! Je kunt t/m dinsdag 8 oktober 2024 solliciteren via de knop “solliciteer direct’.
De sollicitatiegesprekken worden op dinsdagmiddag 15 oktober 2024 gehouden.
Onderdeel van de aanstellingsprocedure is het inwinnen van referenties en dat je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunt overleggen. De kosten voor het aanvragen van een VOG komen voor rekening van ons.
Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid wordt voorrang gegeven aan een interne kandidaat.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
