In het kort
Voor het domein Provinciale Waterstaat (PW) zijn wij op zoek naar een proactieve secretaresse ter ondersteuning van onze teammanagers. PW bestaat uit acht teams: Advies en Ondersteuning, Wegen, Vaarwegen, Projecten, Brug- en Sluisbediening, Contacten, Asset Management en Vakspecialisten. Jij wordt onderdeel van het secretariaat, dat bestaat uit vijf secretaresses en organisatorisch is ondergebracht bij het team Advies en Ondersteuning. Als secretaresse vervul je een centrale rol in de dagelijkse ondersteuning van de teammanagers. Je draagt bij aan het efficiënt laten verlopen van bestuurlijke en organisatorische processen.
Het werk in de praktijk / It wurk yn de praktyk
Als secretaresse ga je aan de slag binnen een dynamisch werkveld. Hiernaast ga je, je in deze veelzijdige rol onder andere bezighouden met de volgende werkzaamheden:
- Je beheert de mailbox voor het secretariaat van de afdeling, handelt inkomende en uitgaande communicatie af, inclusief post, e-mails en telefoontjes;
- Je werkt nauw samen met de teammanagers en de medewerkers. Je beheert de agenda’s in overleg en doet suggesties voor het ordenen ervan;
- Je stelt korte- en lange termijnplanning voor en zorgt voor afwikkeling ervan;
- Je handelt verzoeken voor het inplannen van interne- en externe afspraken van afdelingsgenoten af, denk hierin mee en komt eventueel met oplossingen;
- Je schuift op aanvraag aan bij team overleggen, bereidt deze voor, maakt waar nodig notulen/actielijsten en jaagt de genomen acties aan;
- Je organiseert vergaderingen, (afscheid) jubilea, werkbezoeken, themabijeenkomsten en zakelijke evenementen, Je draait mee in het proces en regelt alle faciliteiten hieromtrent;
- Je zet afgesproken acties in daden om, werkt in verbinding met andere secretariaten en zorgt gezamenlijk voor optimaal verloop van het proces;
- Je regelt de afhandeling van facturen, ondersteunt bij het schrijven van opdrachten en aangaan van verplichtingen;
- Je zorgt voor een gestroomlijnde (online) archivering.
Wie ben jij? Wa bisto?
Jij bent een communicatief- en digitaal zeer vaardig en je bent een flexibel ingestelde professional. Met je open en accurate houding kun je snel en effectief werken en schakelen. Plannen en organiseren zitten in je DNA en je hebt (basis) kennis van ICT en archiveringssystemen. Ook durf je verantwoordelijkheid te nemen voor het optimaal verloop van processen binnen je eigen werk en de afdeling. Je bent wendbaar, kwaliteit staat bij jou voorop en je bent een collega op wie het team kan rekenen. Hiernaast breng je mee:
- Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
- Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie.
Binnen het team is er volop ruimte om deze functie verder invulling te geven. Dus ben je een ervaren ondersteuner? Heb je hands-on mentaliteit en heb je het werk al opgepakt voordat het je is gevraagd? Dan gaan we graag met jou in gesprek!
Wat bieden wij / Wat biede wy
- Salaris van minimaal €2.708,87 en maximaal €3.794,95 (schaal 7) bruto per maand, bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring en opleiding;
- Een jaarcontract voor 32-36 uur, met optie tot verlenging;
- Boven op je salaris ontvang je 22,37% individueel keuzebudget (IKB). Dit individueel keuzebudget kun je bijvoorbeeld inzetten voor extra verlof, fietsplan, bedrijfsfitness, lidmaatschappen van vakbonden, of gebruiken als extra spaarpot;
- Veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en een opleidingsbudget van € 6.000;
- Uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder pensioenopbouw via pensioenfonds APB, collectieve verzekeringen en een laptop en telefoon;
- Volledige vergoeding woon-werkverkeer voor fietsers en treinreizigers. Kom je met de auto? Dan hebben we een plekje voor je gereserveerd in de nabijgelegen parkeergarage;
- Een goede balans tussen werk en privé. Binnen provincie Fryslân kennen we flexibele werktijden en laat het werk het toe, dan kun je ook thuiswerken.
Meer informatie / Mear ynformaasje
Als je nog vragen hebt over deze functie kun je contact opnemen met Tiete de Vries, teammanager Advies & Ondersteuning PW, via 06-14306000 of mail naar [email protected]. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, neem dan contact op met Danique Akkerman, HR-medewerker, via 06-29738537 of mail naar [email protected].
Provincie Fryslân
Provinsje Fryslân
Werken bij de provincie Fryslân betekent werken bij een ambitieuze organisatie. Met ruim 1.000 collega’s maken we Fryslân mooi en sterk. Het resultaat voor de Friese samenleving staat voorop en daarnaast staat het werkgeluk van onze medewerkers centraal. Persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit, teamwerk en waardering zijn daarbij belangrijk. We werken in een moderne organisatie waar het resultaat voorop staat en samenwerking vanzelfsprekend is.
Reageren / Reagearje
Past deze baan bij jou? Dan ontvangen wij graag je CV en motivatie uiterlijk maandag 18 augustus 2025.
Fryslân heeft een uitgesproken eigen identiteit en die koesteren we. Daarom is tweetaligheid bij provincie Fryslân een basisprincipe. Foar dy ek?
