In het kort
Voor het domein Provinciale Waterstaat (PW) zoeken wij een nieuwe domeinsecretaresse die het verschil maakt. PW bestaat uit acht teams: Advies en Ondersteuning, Wegen, Vaarwegen, Projecten, Brug- en Sluisbediening, Contacten, Asset Management en Vakspecialisten. Het secretariaat, waar jij deel van uitmaakt, bestaat uit vijf secretaresses en is ondergebracht bij het team Advies en Ondersteuning.
Als domeinsecretaresse speel je een centrale rol in de ondersteuning van het domein. Je draagt bij aan een soepel verloop van bestuurlijke en organisatorische processen en helpt zo de kwaliteit van het openbaar bestuur in Fryslân te versterken. Jouw werk maakt maatschappelijke opgaven zichtbaar en uitvoerbaar. Door te zorgen voor structuur, overzicht en ondersteuning waar nodig, lever je een onmisbare bijdrage aan de samenwerking binnen en buiten de provincie. Ben jij een ervaren en proactieve secretaresse die graag werkt in een dynamische omgeving met maatschappelijke impact? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Het werk in de praktijk / It wurk yn de praktyk
Als domeinsecretaresse ben jij de onmisbare schakel binnen het domein Provinciale Waterstaat (PW). Je ondersteunt de domeinmanager PW in de volle breedte en zorgt ervoor dat het secretariaat professioneel, proactief en soepel functioneert. Je beheert agenda’s, verwerkt correspondentie, verzorgt administraties en organiseert uiteenlopende bijeenkomsten. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor collega’s binnen het team Advies en Ondersteuning op het gebied van administratieve en organisatorische vragen.
Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:
- Je beheert de agenda en mailbox van de domeinmanager PW, stelt prioriteiten, houdt documenten bij en ontvangt bezoekers;
- Je verzorgt administratieve ondersteuning aan het management, zoals het plannen van afspraken, aanmaken van IDU’s, input leveren voor de DVO, kwartaalrapportages en beheer van diverse administraties;
- Je handelt inkomende en uitgaande communicatie af, inclusief post, e-mails en telefoontjes, en je beheert ook de mailbox van het secretariaat;
- Je zorgt voor correcte verwerking en verzending van GS-gerelateerde stukken zoals brieven, moties en toezeggingen;
- Je ondersteunt bij personeelszaken, zoals het inwerken van nieuwe collega’s, en regelt de afhandeling van facturen (K2F);
- Je organiseert bijeenkomsten zoals vergaderingen, themasessies, jubilea en werkbezoeken en regelt alle faciliteiten die daarbij komen kijken;
- Je stelt korte- en lange termijnplanningen op, houdt overzicht, denkt mee over oplossingen en verwerkt afspraken voor collega’s binnen het domein;
- Je neemt deel aan overleggen waar nodig, bereidt deze voor, maakt notulen en actielijsten en bewaakt samen met andere secretariaten de voortgang van acties;
- Je zorgt voor een overzichtelijke, actuele en goed beheerde (online) archivering van documenten en informatie.
Wie ben jij? Wa bisto?
We kijken uit naar een collega die zelfstandig en efficiënt kan plannen en organiseren. Je neemt je verantwoordelijkheid, bent proactief en communicatief vaardig. Je bent klantgericht, je werkt nauwkeurig en je bent integer. Hiernaast neem jij je verantwoordelijkheid in je werk, beschik je over organisatiesensitiviteit en je kunt waar nodig het management een spiegel voorhouden. Omdat je facturen verwerkt is het van belang dat je affiniteit hebt met cijfers. Verder breng je mee:
- Een relevante opleiding op minimaal mbo+ niveau;
- Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
- Kennis van automatiseringspakketten, waaronder Word, Excel en PowerPoint;
- Fries verstaan en lezen is een pré.
Binnen het team is er volop ruimte om deze functie verder invulling te geven. Dus ben je een ervaren ondersteuner? Heb je hands-on mentaliteit en heb je het werk al opgepakt voordat het je is gevraagd? Dan gaan we graag met jou in gesprek!
Wat bieden wij / Wat biede wy
- Salaris van minimaal €2.708,87 en maximaal €3.794,95 (schaal 7) bruto per maand, bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring en opleiding;
- Een jaarcontract voor 32-36 uur, met optie tot verlenging;
- Boven op je salaris ontvang je 22,37% individueel keuzebudget (IKB). Dit individueel keuzebudget kun je bijvoorbeeld inzetten voor extra verlof, fietsplan, bedrijfsfitness, lidmaatschappen van vakbonden, of gebruiken als extra spaarpot;
- Veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en een opleidingsbudget van € 6.000;
- Uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder pensioenopbouw via pensioenfonds ABP, collectieve verzekeringen en een laptop en telefoon;
- Vergoeding woon-werkverkeer voor fietsers en treinreizigers. Kom je met de auto? Dan hebben we een plekje voor je gereserveerd in de nabijgelegen parkeergarage;
- Een goede balans tussen werk en privé. Binnen provincie Fryslân kennen we flexibele werktijden en laat het werk het toe, dan kun je ook thuiswerken.
Meer informatie / Mear ynformaasje
Als je nog vragen hebt over deze functie kun je contact opnemen met Tiete de Vries, teammanager Advies & Ondersteuning PW, via 06-14306000 of mail naar [email protected]. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, neem dan contact op met Danique Akkerman, HR-medewerker, via 06-29738537 of mail naar [email protected].
Provincie Fryslân
Provinsje Fryslân
Werken bij de provincie Fryslân betekent werken bij een ambitieuze organisatie. Met ruim 1.000 collega’s maken we Fryslân mooi en sterk. Het resultaat voor de Friese samenleving staat voorop en daarnaast staat het werkgeluk van onze medewerkers centraal. Persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit, teamwerk en waardering zijn daarbij belangrijk. We werken in een moderne organisatie waar het resultaat voorop staat en samenwerking vanzelfsprekend is.
Reageren / Reagearje
Past deze baan bij jou? Dan ontvangen wij graag je CV en motivatie uiterlijk maandag 18 augustus 2025.
Fryslân heeft een uitgesproken eigen identiteit en die koesteren we. Daarom is tweetaligheid bij provincie Fryslân een basisprincipe. Foar dy ek?
