Evenementen ondersteuner

Waarom zoeken wij jou?

Vanwege het vertrek van een collega is het evenementenbureau op zoek naar een nieuwe evenementen ondersteuner.

Wat ga je doen?
Als evenementen ondersteuner ben je samen met de evenementen manager het aanspreekpunt van de organisatie voor de evenementen. Je bent (mede) verantwoordelijk voor het organiseren en uitvoeren van evenementen, van begin tot eind.

Dit betekent dat:

• Je intakegesprekken voert met aanvragers van evenementen om hun wensen en eisen te inventariseren.
• Je de benodigde dienstverlening voorbereidt door diensten in het FMIS-systeem (Topdesk) in te boeken of onderaannemers in te huren.
• Je de planning en voortgang van het organisatieproces beheert en de betrokken partijen aanstuurt op hun planning en verantwoordelijkheden.
• Je fungeert als contactpersoon voor zowel interne als externe partijen, zoals leveranciers, onderaannemers, opdrachtgevers en andere stakeholders van het evenement.
• Je samen met een communicatiemedewerker het communicatietraject van het evenement opstelt en beheert (inclusief website, vooraankondigingen, intranet, aanmeldformulieren, uitnodigingen, bevestigingen, informatiemails, drukwerk en aftersales).
• Je verantwoordelijk bent voor de uitvoering van het evenement door het coördineren en briefen van onderaannemers, zoals catering, schoonmaak, beveiliging, ontvangstteam, verhuizers, technici, en huismeesters.
• Je zorgt voor de benodigde congresbenodigdheden zoals bewegwijzering, draaiboeken, techniek, aankleding, bloemen, badges en meubilair.
• Je samen met het team het werkproces en de uitvoering evalueert en kwaliteitsverbeteringen implementeert.
• Je de evenementenadministratie beheert en zorgt voor een efficiënte afhandeling van alle administratieve taken.

Waar ga je werken?
Je komt te werken binnen het evenementenbureau, dat onderdeel is van het team Facilitaire Zaken, binnen het Domein Ondersteuning. Het evenementenbureau organiseert en faciliteert in de organisatie evenementen en bijeenkomsten van de provincie Groningen. Denk aan congressen, diners, openingen van bruggen en wegen, open dagen, feesten, recepties, persconferenties en meer. Je werkt nauw samen met de evenementen manager en andere interne collega’s. Je hebt ook regelmatig contact met externe leveranciers en klanten. De functie is flexibel qua locatie, met de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken en deels op locatie bij de evenementen.

Voor de werkzaamheden is het noodzakelijk dat je veel op de locatie aanwezig bent. In overleg is het incidenteel mogelijk om thuis te werken.

Wat breng je mee?
Jij hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en weet hoe je effectief moet plannen, organiseren en coördineren om een evenement van begin tot eind tot een succes te maken. Je begrijpt de wensen van de klant en weet deze op een klantgerichte, klantvriendelijke manier om te zetten in concrete acties. Je werkt zelfstandig, maar ook als teamspeler zet je je in voor het gezamenlijke resultaat. Je bent in staat om feedback te geven en te ontvangen, zodat je continu kunt bijsturen en verbeteren.

Daarnaast vragen we:

• Minimaal mbo-niveau 4 of hbo-opleiding (bij voorkeur Event-of Hospitality-management).
• Aantoonbare ervaring in het organiseren van evenementen.
• Kennis en ervaring met het adviseren van opdrachtgevers over de inzet van communicatie en het conceptueel uitdenken, uitwerken, voorbereiden en uitvoeren van verschillende soorten evenementen.
• Ervaring in het begeleiden en verbinden van uitvoerende medewerkers.
• Kennis van informatiesystemen, zoals FMIS en MS Office.
• Flexibiliteit. Het is geen negen tot vijf functie. Van de evenementen ondersteuner wordt verwacht dat hij/zij het werk doet wat noodzakelijk is, ook als dat (gepland of ongepland) buiten kantooruren valt.

Dit bieden wij!
Bij de provincie Groningen bieden we een inspirerende werkomgeving waar innovatie en samenwerking centraal staan. We kijken voorbij de horizon en zoeken naar oplossingen die echt het verschil maken in het leven van onze inwoners. Zet je talenten in voor een provincie die voortdurend in beweging is!

Daarnaast bieden wij:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging.
• Een salaris conform functieschaal 7 van de cao (min €2642,80 - max €3702,39 bij een dienstverband van 36 uur per week).
• Een werkweek van 32 uur (28,8 uur en 3,2 uur atv uren).
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 22,37% boven op het salaris. Dit budget is opgebouwd uit je eindejaarsuitkering, vakantie-uitkering, levensloopbijdrage en bovenwettelijk vakantiegeld. Dit kun je flexibel inzetten voor extra vrije tijd, meer salaris of fiscale voordelen.
• 75% vergoeding van jouw reiskosten met het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer of een fietsleaseplan voor een (elektrische) fiets.
• Een Vitaliteitsplan waarbij je een tegemoetkoming van €150 voor jouw sportabonnement kunt krijgen.
• Flexibele werktijden waarbij het ook mogelijk is om buiten 9 tot 5 te werken.
• De ruimte om je werkweek flexibel in te delen. Samen met je collega’s bepaal je waar je werkt. Deels vanuit huis en deels op het provinciehuis. Dat geeft een goede werk- privébalans.
• De mogelijkheid om feestdagen aan te passen. Vallen de standaard feestdagen op een doordeweekse dag? Dan kun je deze jaarlijks inruilen voor andere algemene, religieuze of culturele feestdagen die voor jou belangrijk zijn. Zo zorgen wij ervoor dat je altijd kunt genieten van de momenten die er écht toe doen!
• De mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod van de Provincie Academie.
• Een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van €6000 die je binnen 5 jaar kunt inzetten. Hiermee kan je opleidingen of cursussen volgen of je duurzame inzetbaarheid bevorderen.

Meer informatie
Wil je meer informatie over de functie? Bel, app of mail dan met Djamila Jansma-Sopacua via [email protected] of telefonisch via 06-15068129. Vragen over de procedure? Stel ze aan Margreet van der Kley, HR adviseur. Bereikbaar via 06-15068207.

Word onze nieuwe collega

• Jouw cv en motivatie ontvangen wij graag uiterlijk 9 maart 2025 via werkenbijprovinciegroningen.nl.
• De sollicitatiegesprekken staan gepland op 14 maart 2025.
• Voor een baan bij de provincie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.

Over provincie Groningen
De provincie Groningen is een organisatie in beweging die volop werkt aan maatschappelijke opgaven zoals de versnelling van woningbouw, de gevolgen van de gaswinning, de energietransitie, klimaatadaptatie en leefbaarheid. We sluiten aan bij wat er nu leeft en kijken wat morgen en overmorgen nodig is.

Ons provinciehuis staat aan de voet van de Martinitoren in het hart van de stad Groningen. We werken met ongeveer 1000 collega’s aan de ontwikkeling van onze mooie provincie.

Als provincie zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, een platte organisatie en veel ruimte voor eigen inbreng van medewerkers. Samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke partners werken we aan oplossingen.

Goed om te weten
We streven naar een organisatie waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of arbeidsvermogen. Om die reden moedigen we iedereen aan te solliciteren die zich kan identificeren met het vacatureprofiel hierboven.