Secretaresse Directeur, Groningen

Jij bent als secretaresse de steunpilaar voor het directieteam en het secretariaat. Je wordt onderdeel van een secretariaat dat momenteel uit 6 secretaresses bestaat. Geen dag is hetzelfde in deze centrale rol. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die essentieel zijn voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van het directieteam. Je werkt nauw samen met een directeur, maar bent er ook voor anderen. Je draagt bij aan de efficiëntie van onze activiteiten.

Daarnaast ben je gemiddeld een dag in de week aan het werk voor de afdeling Bureau Verplichte Zorg. Je voert administratieve en procesmatige ondersteuning en werkzaamheden uit rondom de uitvoering van de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz). Dit doe je vanuit de afdeling Bureau Verplichte Zorg (BVZ), namens en voor de Geneesheer-directeur. Daarbij gaat het onder andere om het volledig en tijdig registreren van cliënten die een verplichte maatregel hebben en het proactief signaleren en bewaken van de acties en voortgang die voortkomen uit de Wvggz. Je werkt daarbij nauw samen met je collega, die eerste aanspreekpunt van de afdeling is, en onderhoudt mede de contacten met bijvoorbeeld de justitiële ketenpartners.

• Je hebt een scherp oog voor prioriteiten en weet de informatiestromen efficiënt te managen.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor het agendabeheer. Je stelt hierin de juiste prioriteiten en organiseert in- en externe overleggen met nauwkeurigheid. Je bent (mede) verantwoordelijk voor het voorbereiden van de directeur. Waar nodig verzorg je de verslaglegging van overleggen.
• Je werkt nauw samen met je collega secretaresses. Je neemt elkaar waar bij afwezigheid.
• Je verzorgt de (uitgaande) correspondentie. Je beoordeelt en behandelt de inkomende correspondentie en bespreekt relevante zaken met de directeur. Daarnaast handel je zelfstandig en proactief e-mailberichten af.
• Je beheert dossiers en het (digitale) archief. Je zorgt voor de aanlevering van stukken en eventueel aanvullende informatie.
• Je bent op de hoogte van ontwikkelingen binnen het werkveld van de directie en je communiceert helder en vlot over relevante zaken. Je onderhoudt content op intranet en zorgt voor actuele informatie.

Wij zoeken een nieuwe collega met passie voor haar werk. Een collega die integer, nauwkeurig en gestructureerd is. We vinden het belangrijk dat je een teamspeler bent. Je hebt een dienstverlenende instelling. Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig en proactief. Je bent in staat om de context te begrijpen en vlot te schakelen tussen diverse vragen en onderwerpen, met aandacht voor detail.

Graag zien we het volgende terug:

• MBO+ werk- en denkniveau en organisatiesensitief.
• Minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Goede beheersing van MS Office.

Daarnaast onderschrijf je het belang van een gezonde leefstijl en het beleid van VNN van een volledig rookvrije organisatie.

Wij bieden jou de mogelijkheid om een steentje bij te dragen aan de missie van VNN door organisatorische en administratieve ondersteuning te verlenen aan het directieteam en de afdeling BVZ.

Daarnaast bieden wij jou:

• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
• Een salaris conform cao GGZ functiegroep 40 (bruto per maand tussen € 2.507 en € 3.682).
• Vakantiegeld zijnde 8% van je bruto jaarsalaris.
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%.
• Deelname aan het Pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een fietsregeling, bedrijfsfitnessregeling en volledige vergoeding woon-werkverkeer bij gebruik van openbaar vervoer.
• Veel mogelijkheden op het gebied van leren en ontwikkelen. Voorbeelden hiervan zijn trainingen op het gebied van Oplossingsgericht Werken en Persoonlijk Leiderschap. Daarnaast biedt VNN ook een ruim aanbod aan digitale leertrajecten op GGZ thema’s en persoonlijke ontwikkeling via GGZ Ecademy. 

Heb je nog vragen over de inhoud van de functie of anderszins? Neem dan contact op met Ingrid Hage, secretaresse Raad van Bestuur, via telefoonnummer 06 47575912 (tot 31 januari) of met Maarten Pruis, divisiedirecteur, via telefoonnummer 06 51010280.

Ben je enthousiast geworden en wil je solliciteren? Fijn! Je kunt tot donderdag 6 februari a.s. solliciteren via de knop “solliciteer direct’.

De sollicitatiegesprekken worden gehouden op vrijdagmiddag 14 februari a.s..

Onderdeel van de aanstellingsprocedure is het inwinnen van referenties en dat je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunt overleggen. De kosten voor het aanvragen van een VOG komen voor rekening van ons.

Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid wordt voorrang gegeven aan een interne kandidaat.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.