De adoptie van AI (kunstmatige intelligentie) is binnen veel organisaties al aan de gang. Vaak gebeurt dit nog voordat er beleid of duidelijke kaders zijn opgesteld, en veelal door medewerkers die op eigen houtje experimenteren met gratis, soms onveilige tools. De gemeente Midden-Groningen kiest daarom voor een proactieve aanpak: zij zijn voortvarend gestart met de structurele invoering van AI in de organisatie. Hiermee lopen zij met een aantal andere gemeenten voorop in Nederland. Deze aanpak stelt hen in staat om de informele praktijk in goede banen te leiden en zich voor te bereiden op de Europese AI-wetgeving, die naar verwachting op 1 augustus 2026 volledig in werking treedt. We spraken met Swannet van Velzen, programmamanager Organisatieontwikkeling, over de brede aanpak, en met Glenn Koole, adviseur HR & Organisatieontwikkeling, over de specifieke focus binnen team HR.

Van technisch instrument naar gedragsverandering

Swannet legt uit dat de gemeente op een kantelpunt is beland: AI moet een structurele plek krijgen. Aanvankelijk lag het initiatief bij team Informatisering, maar al snel werd duidelijk dat AI meer is dan alleen software. "AI is echt niet alleen een tool of een technisch ding. Het heeft ook een duidelijke gedragskant. Het vraagt om een verandering in denken en in doen", aldus Swannet.

Om die reden is gekozen voor een programmatische, integrale aanpak onder de vlag van Organisatieontwikkeling. De visie is helder: AI veilig, verantwoord en gestructureerd inzetten om het werk te vergemakkelijken, meer ruimte te creëren voor kerntaken en de dienstverlening te versterken. Dit komt samen in de naam van het programma: “Veilig kansen benutten met AI”.

AI is echt een verandering voor mensen, een verandering in denken en in doen.

Proces en gedrag

Het programma hanteert een duale strategie met twee centrale werkstromen: proces en gedrag. De procesaanpak richt zich op de juridische, technische en privacy-aspecten, evenals het ontwikkelen van AI-beleid en ethische kaders. De gedragsaanpak focust op bewustwording, het ontwikkelen van AI-vaardigheden, opleiding en cultuurverandering.

De implementatie

Een van de eerste concrete stappen was de uitrol van veilige AI-tools. Uit pilots met 25 licenties voor ChatGPT en 25 voor Microsoft Copilot bleek dat deze tools effectief zijn voor efficiënter werken, met name op het gebied van tekstverwerking en e-mailafhandeling. Daarnaast heeft de gemeente de afgelopen jaren een aantal pilots gedaan waaronder Keukentafelgesprekken en Raadsvragen. Hieruit blijkt dat er een besparing van administratieve taken te realiseren is, waardoor er meer ruimte is voor het gesprek en het beantwoorden van complexere vragen.

De gemeente heeft besloten circa 600 licenties te verstrekken aan medewerkers met veel digitale taken. Medewerkers kregen de keuze voor ChatGPT of Copilot. "Het hangt er vanaf waaruit iemands werk voornamelijk bestaat’, vertelt Glenn, “werk je veel in Teams en de Microsoft-omgeving dan is Copilot een goede optie. Richt je werk zich meer op beleid en het schrijven van teksten? Dan is ChatGPT de logische keuze."

Doordat de gemeente volledig in de Microsoft-omgeving werkt, is Copilot eenvoudig te integreren. Essentieel is echter dat de data veilig blijft. Voor ChatGPT heeft de gemeente technische maatregelen getroffen en contractuele afspraken gemaakt , zodat de data Europa niet verlaat. Swannet vult aan dat de keuze voor beide systemen werd gemaakt toen ChatGPT nog een aanzienlijke voorsprong had op Copilot. Die voorsprong is inmiddels minder groot.

"Essentieel is dat de data veilig blijft."

De wAIze-tafel: veilig experimenteren

Medewerkers worden aangemoedigd om te experimenteren met AI; dit is immers de beste manier om te ontdekken waar de technologie waarde toevoegt. Om te borgen dat deze experimenten waardevol én veilig zijn, heeft de gemeente een gestructureerd proces opgezet met een belangrijke rol voor de 'wAIze-tafel'.

Swannet legt uit: "De wAIze-tafel is een triagetafel. Aan deze tafel zitten experts van verschillende disciplines, waaronder privacy, informatisering, HR en bedrijfskundig adviseurs. Zij toetsen aan de voorkant of een experiment veilig is."

Glenn vult aan dat er ook naar andere criteria wordt gekeken: Is het makkelijk te realiseren? Zijn er geen betere, conventionele oplossingen? AI is immers niet altijd het antwoord. Ook wordt beoordeeld of een experiment bijdraagt aan een organisatiebrede verbetering die elk team kan gebruiken. Het doel is om in de eerste fase minstens tien goed begeleide experimenten uit te voeren.

AI binnen team HR

Team HR van Midden-Groningen werd aangespoord om met AI aan de slag te gaan tijdens een AI-congres van Noorderlink. Glenn: "Toen zijn we gaan focussen op wat wij met ons eigen team wilden bereiken." Het volledige HR-team – van salarisadministratie en adviseurs tot beleidsmedewerkers en recruitment – werd betrokken bij een brainstormsessie om het zogenoemde 'laaghangend fruit' te identificeren.

Het team ziet op meerdere terreinen concrete kansen:

• Het omzetten van verzuimgesprekken of vergaderingen in getranscribeerde notulen, zodat de focus op het gesprek zelf ligt.
• Het automatisch in het juiste format zetten van beleidsstukken, DT-voorstellen en collegevoorstellen.
• Binnen Werving & Selectie: het screenen van cv's en het laten schrijven van inclusieve vacatureteksten door AI-agents.
• Het creëren van een chatbot, gevoed met de eigen HR-kennisbank, om medewerkers sneller antwoord te geven en het infopunt te ontlasten.
• Datagedreven personeelsplanning (SPP): AI inzetten voor het analyseren van formatieoverzichten, leeftijdsopbouw en verloopvoorspellingen.

Het programma streeft ernaar om AI te integreren in ten minste drie HR-processen.

Wij hebben de ambitie om als werkgever voorop te lopen bij de invoering van AI.

De menselijke kant

Omdat AI een grote verandering met zich meebrengt, is de 'zachte kant' – gedrag en bewustwording – cruciaal. Het programma richt zich op het vergroten van de AI-geletterdheid en het wegnemen van onzekerheid. Hoewel er weinig grote weerstand is, zijn er wel zorgen over het veranderen van functies of het achterblijven in digitale vaardigheden.

Om medewerkers te betrekken, zet de gemeente diverse middelen in: van klassikale trainingen voor beginners en gevorderden tot e-learnings om te voldoen aan de eisen van de AI-wetgeving. Daarnaast worden medewerkers gestimuleerd hun 'prompts' (opdrachten aan de AI) te delen, zodat niet iedereen het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Ook inspirerende voorbeelden helpen hierbij. Zo maakte Swannet met AI-software een fotorealistische avatar inclusief haar eigen stem, die medewerkers toesprak. Uiteraard over AI.

Monitoren van resultaat

Om inzicht te krijgen in baten zoals tijdswinst, werkplezier en kwaliteit, wordt gebruikgemaakt van monitoring. Licentiehouders worden regelmatig gevraagd welke tool zij gebruiken, hoe vaak, en hoeveel tijd zij hiermee bespaard hebben.

De operationele doelen zijn deels SMART gemaakt. Zo is er de ambitie dat 100% van de licentiehouders wekelijks AI gebruikt en dat de 'AI-volwassenheidsscore' van de organisatie stijgt. Dit toont aan dat de organisatie meetbaar groeit in digitale volwassenheid.

Toekomstvisie

De focus ligt momenteel op de eerste fase, die loopt tot 1 augustus 2026. Dit is een periode van experimenteren, leren en inrichten. Swannet: "We gaan niet star afwachten tot alles is uitgekristalliseerd om dan pas te beginnen. We willen onze mensen nu al helpen om AI zo goed mogelijk te gebruiken. Zo voorkomen we dat iedereen het op zijn eigen manier doet en we de grip verliezen."

Hoewel exacte opbrengsten voor de lange termijn lastig te voorspellen zijn, is de ambitie helder: AI structureel en toekomstbestendig integreren, waarbij de organisatie groeit in digitale volwassenheid.

Conclusie

De gemeente Midden-Groningen loopt, samen met enkele andere gemeenten, voorop in het gestructureerd invoeren van AI. Door technische kaders te combineren met aandacht voor menselijke acceptatie, creëren zij een veilige leeromgeving. De 'wAIze-tafel' en de focus op begeleide experimenten kunnen dienen als blauwdruk voor andere organisaties.

Het is een reis van voortdurende aanpassing. Zoals Swannet aangeeft: "Op het moment dat alles duidelijk is, is het alweer veranderd." Dit vraagt om een flexibele aanpak waarbij vertrouwen, verantwoordelijkheid en vrijheid centraal staan.