In het kort
Ontlasten en ontzorgen van de themamanager daar waar mogelijk, dat is waar het omdraait in de rol van managementassistent. Als rechterhand van de themamanager speel jij een sleutelrol. Samen vormen jullie de ruggengraat van het thema, waarbij de nadruk ligt op ondersteuning en secretariële taken daarnaast verricht je administratieve werkzaamheden voor het thema communicatie.
Als managementassistent ondersteun jij het thema communicatie binnen de Provincie Drenthe. Door jouw betrokkenheid in het thema krijg jij inhoudelijk mee wat er binnen het thema speelt. Dit helpt jou om de werkzaamheden die gevarieerd zijn goed uit te voeren. Jij zorgt ervoor dat de themamanager die jij ondersteunt, wordt ontzorgd. Jij ziet het werk liggen en neemt dit uit handen en neemt proactief deel aan het geheel. Denk aan:
- Complex agenda- en mailboxbeheer van onder andere de themamanager. Jij beoordeelt, prioriteert, filtert en neemt actie daar waar nodig. Hierin maak je zelfstandig afwegingen rekening houdend met de mogelijke verbanden tussen de verschillende afspraken.
- Procesmatig voorbereiden van overleggen, gereedmaken en digitaal verspreiden van stukken en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken.
- Het verzorgen van vergaderingen, evenementen in opdracht van de themamanager. Je plant ze in, nodigt iedereen uit, zorgt voor de locatie en bijbehorende faciliteiten.
- Registreren, verwerken en archiveren van analoge documenten en brieven.
- Eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor medewerkers en externe instanties.
- Het vervullen van enkele personeel gerelateerde zaken zoals het plannen van sollicitatiegesprekken, verzorgen van jubilea en afscheid.
- Beheren van de sharepointpagina van thema communicatie.
- Je springt bij op dossiers waar ondersteuning op nodig is in overleg met je leidinggevende.
Wie ben jij
Jij bent een echt organisatietalent. Stressbestendigheid en snel schakelen dat zit in jouw DNA. Je hebt een klantgerichte en proactieve instelling, maar ook zeker instaat om grenzen aan te geven en te bewaken. Je bent integer, weet situaties goed in te schatten door assertief te zijn maar bent terughoudend wanneer de situatie daar om vraagt.
Wat breng je mee
- Mbo werk- en denkniveau.
- Ruime ervaring in het ondersteunen van leidinggevenden binnen een complexe organisatiestructuur.
- Affiniteit met werken binnen de overheid (ervaring is een pre).
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
Dit krijg je van ons
Werken bij de provincie Drenthe betekent bijdragen aan een mooi en leefbaar Drenthe. Jij krijgt van ons de kans om je verder te ontwikkelen in een professionele en ondersteunende omgeving. Daarnaast bieden we een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden, zoals:
- Een arbeidsovereenkomst van 24 tot 28 uur per week met uitzicht op een vaste aanstelling.
- Een salaris binnen schaal 6 (realisator/ondersteuner cao Provinciale sector), tussen € 2.558,40 en € 3.456,19 o.b.v. 36 uur, afhankelijk van ervaring en achtergrond.
- Een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37% boven op je maandsalaris.
- Een persoonlijk ontwikkelbudget (PBDI) van € 6.000, - per 5 jaar om jouw groei en inzetbaarheid te stimuleren.
- De mogelijkheid om verlofdagen bij te kopen of spaarverlof op te bouwen.
- Voordelige pensioenopbouw bij ABP, waarbij wij als werkgever 70% bijdragen.
- Drenthe Vitaal: een programma waarin we samen met jou investeren in jouw duurzame inzetbaarheid.
Benieuwd naar meer details over onze arbeidsvoorwaarden? Klik dan hier.
Iedereen doet ertoe in Drenthe
Bij de provincie Drenthe geloven we dat diversiteit ons sterker maakt. We verwelkomen kandidaten met verschillende achtergronden, ervaringen en perspectieven. Bij ons heb je de ruimte om jezelf te kunnen zijn: iedereen doet mee en iedereen doet ertoe in Drenthe.
Kom bij ons werken
Geïnteresseerd? Solliciteren kan tot en met 13 juli met je cv en korte motivatie. De sollicitatiegesprekken staan gepland op 17 juli. We kijken uit naar je reactie! Heb je inhoudelijke vragen over deze vacature? Neem contact op met domeinmanager Bestuur & Organisatie Klaas-Jan de Hoop, via 0592 – 36 55 55. Voor vragen over de procedure kun je een mailbericht sturen naar [email protected].
