In het kort
Wat ga je doen?
Ben jij een organisatietalent dat uitblinkt in secretariële werkzaamheden? Wil jij werken in een dynamische omgeving waarbij je een belangrijke bijdrage levert aan de leefbaarheid in de gemeente Leeuwarden? Dan zijn wij op zoek naar jou! Voor de sector Inrichting en Beheer Buitenruimte zoeken wij een sector assistent(e).
Jij hebt een centrale rol in onze sector en verdeelt samen met je collega’s van het secretariaat verschillende werkzaamheden en vervangt elkaar indien nodig. Geen dag is hetzelfde, hieronder een aantal hoofdtaken:
Managementondersteuning: Jij bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van het management. Je kijkt vooruit, maakt knelpunten bespreekbaar, denkt mee in oplossingen en zorgt voor het plannen van locaties. Doordat je gekoppeld wordt aan de manager Buitendienst en periodiek contact hebt, weet jij wat er speelt en bij welke vraagstukken jij kan ondersteunen.
Inhoudelijke ondersteuning: Je neemt procesregie op een aantal onderwerpen e/o opgaves binnen onze sector waaronder Bewonersinitiatieven en Zwerfafval. Daarvoor verzorg jij de administratieve afhandeling, zorg je voor voorbereiding van overleggen, bewaak je actielijsten, voortgang en deadlines. Denk aan onder andere het op route zetten en bijhouden van alle Bewonersinitiatieven, het bestellen en uitgeven van zwerfafval materialen. Je houdt de voortgang op deze onderwerpen bij en stelt overzichten op.
Organiseren: Je organiseert sector brede activiteiten, denk aan onder andere sectordagen, themasessies, verschillende schoonmaakacties waaronder de ‘Himmelwike’ en uitreiking van de 'gouden grijper'. Je regelt locaties, vergaderruimten en bijbehorende faciliteiten. Daarnaast verdeel, beheer en archiveer je (digitale) documenten en brieven.
Vraagbaak: Collega’s komen graag bij jou voor uiteenlopende zaken, want jij weet van alles wel wat. Van werkkleding tot systemen want jij bent kerngebruiker voor een aantal systemen waaronder REX en Teams. Daarnaast regel jij ook lief- en leedaangelegenheden. Omdat je gekoppeld wordt aan het team Buitendienst ben je ook aanwezig op onze locatie aan de Orionweg en soms Kelvinstraat waar jij deels ook de balie bemand en eerste aanspreekpunt bent voor binnenkomende bezoekers en collega’s.
Wie ben jij
Jij bent een dienstverlener in hart en nieren, gestructureerd, punctueel en zorgzaam. Je bent in staat om snel te kunnen schakelen en kunt goed organiseren en structureren.
Je bent toegankelijk, representatief en staat je mannetje. Je hebt een actieve houding, kijkt vooruit en komt met voorstellen om zaken te verbeteren.
Met nieuwe (digitale) mogelijkheden weet jij wel raad en je vindt het leuk om onze sector verder te brengen op het gebied van digitalisering. Jij krijgt er energie van als iets net even slimmer en handiger kan verlopen en krijgt energie om mensen te helpen.
Je hebt ervaring met het werken met o.a. MS Office, Teams en kent de mogelijkheden daarvan. Daarnaast heb je minimaal een afgeronde secretariële en/of administratieve mbo+ opleiding.
Waar ga je werken
Welkom bij de gemeente Leeuwarden! Bij ons werk je in een omgeving vol uitdaging en afwisseling, waar jouw werk echt impact heeft op de maatschappij, de stad en de omliggende dorpen. Leeuwarden is een bruisende centrumgemeente met ruim 129.000 inwoners. We richten ons op welzijn, sociale samenhang en een groene leefomgeving. Samenwerking met inwoners en ondernemers vinden we cruciaal om de stad en dorpen vitaal en aantrekkelijk te houden. We streven naar een sterke samenleving met kansen voor iedereen, betaalbaar wonen en een circulaire economie.
Samen met bijna 2.000 collega’s werken we met veel bevlogenheid aan onze opgaves. In het bruisende hart van de stad bieden we een informele en creatieve werkomgeving waar jouw ideeën gewaardeerd worden. Werken bij de gemeente Leeuwarden betekent werken in een dynamische omgeving waar je echt het verschil kunt maken.
Het team:
Bij de Sector Inrichting en Beheer Buitenruimte (IBB) draait alles om de openbare ruimte, zowel boven als onder de grond. Onze passie ligt in het ontwerpen, onderhouden en verbeteren van deze ruimtes. Met ongeveer 400 toegewijde collega’s zorgen we ervoor dat de buitenruimte er goed uitziet en optimaal functioneert. We zijn georganiseerd in 6 teams: Bedrijfsbureau, Civiele Techniek, Stedenbouw en Mobiliteit, GEO-informatie, Ondersteuning en de Buitendienst. Samen geven we vorm aan onze missie: ‘Wij zijn van buiten, wij zijn van doen.’
Jij komt te werken bij team Ondersteuning. Dit team bestaat uit circa 20 collega’s en helpt de sector met de bedrijfsvoering op verschillende gebieden waaronder juridisch, financieel, kwaliteitszorg en secretarieel. Waar onze collega’s veel buiten aan het werk zijn, werken wij vanuit één van onze kantoren. Jij zal voornamelijk aanwezig zijn op de Orionweg maar vanzelfsprekend ben je ook regelmatig op het gemeentehuis en/of onze locatie aan de Kelvinstraat.
Wat bieden wij
Wij bieden een salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, van minimaal € 2.700,- en maximaal € 3.831,- (functieschaal 7, salarisschaal 1-10-2024 Cao Gemeenten) bruto per maand bij een 36-urige werkweek. Het betreft in eerste instantie een dienstverband van 1 jaar en als het wederzijds klikt kom je uiteraard in vaste dienst.
Een extra aantrekkelijke voorwaarde is het gebruik kunnen maken van 17,05% Individueel Keuzebudget (IKB) boven op het bruto jaarsalaris. Naast een goed salaris biedt de gemeente Leeuwarden meer aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan flexibele werktijden, een laptop, mobiele telefoon, gunstig pensioenfonds, kortingen op diverse verzekeringen en korting op jouw fitnessabonnement. Daarnaast investeren we in jouw persoonlijke ontwikkeling d.m.v. diverse opleidings- en trainingsmogelijkheden. Je ideeën en initiatieven worden op prijs gesteld en je krijgt ruimte en vertrouwen om deze vorm te geven.
Belangstelling
De sluitingsdatum voor deze vacature is 27 april 2025. De eerste gesprekken vinden plaats op donderdagochtend 8 mei. Deze vacature staat gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne sollicitanten een voorrangspositie.
Voor meer informatie over de vacature kun je contact opnemen met Caroline van der Sluis, Teamleider ondersteuning IBB, tel. 0612632548 of per mail [email protected].
Voor meer informatie met betrekking tot de procedure kun je contact opnemen met Mandy Wietses van het team Recruitment, tel. 0650050485 (WhatsApp ook mogelijk!) of [email protected].
Wil je meer weten over hoe het werken bij de gemeente eraan toe gaat? Kijk dan eens op www.werkenbijleeuwarden.nl.
De gemeente Leeuwarden let niet op leeftijd, sekse, afkomst, kleur of geaardheid. Bij ons tellen je kwaliteiten.
Om in dienst te kunnen treden bij de gemeente Leeuwarden is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
