In het kort
Wie ben jij?
Jij bent een ervaren secretaresse die van aanpakken weet, positief is ingesteld en energie krijgt van het werken in een dynamische organisatie. Je verricht op een proactieve en integere wijze alle voorkomende secretariële en organisatorische werkzaamheden voor de divisiedirecteur Maarten Pruis en de regio-managementteams binnen zijn divisie. Je vindt het prettig om zelfstandig je werkzaamheden uit te voeren maar zoekt ook de verbinding en hebt een flexibele instelling. Je bent een kei in het houden van overzicht, aanbrengen van structuur en behoudt de rust in hectische situaties.
Voor één van onze divisiedirecteuren zoeken wij voor de duur van juli 2024 tot januari 2025 (i.v.m. vervanging verlof) een secretaresse.
Wat ga je doen?
Je beheert de agenda van de divisiedirecteur en zorgt ervoor dat zo nodig alle informatie en documenten ter voorbereiding van de afspraken tijdig en volledig beschikbaar zijn. Je doet de voorbereiding, de verslaglegging en de opvolging van verschillende vergaderingen. Daarnaast handel je zelfstandig en proactief e-mailberichten en overige correspondentie af. Naast agendabeheer en verslaglegging, ben je verantwoordelijk voor verschillende organisatorische activiteiten, wat betekent dat je prioriteiten moet blijven stellen.
Je bent verder het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe contacten. Daarnaast ben je een belangrijke schakel, samen met andere directiesecretaresses, ten gunste van de ondersteuning en samenwerking van het directieteam. Hierbij wordt eigen initiatief en inbreng zeer gewaardeerd. Je komt te werken in een dynamische omgeving waar een informele werksfeer heerst en waar met plezier wordt samengewerkt.
Naast voorgaande secretariële werkzaamheden voer je administratieve en procesmatige ondersteuning en werkzaamheden uit rondom de uitvoering van de ‘Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg’ (Wvggz). Dit doe je vanuit de afdeling Bureau Verplichte Zorg en namens en voor de Geneesheer Directeur Joost Kerkhoff. Daarbij gaat het onder andere om het volledig en tijdig registreren van cliënten die een verplichte maatregel hebben en het proactief signaleren en bewaken van de acties en voortgang die voortkomen uit de Wvggz. Je werkt daarbij nauw samen met je collega die eerste aanspreekpunt is van de afdeling en onderhoudt mede de contacten met bijvoorbeeld de justitiële ketenpartners.
Je standplaats is ons kantoor in Groningen, maar omdat sommige vergaderingen ook in Friesland of Drenthe zijn, vind je het geen probleem om af en toe te reizen voor je werk. Verder is hybride werken mogelijk.
Deze vacature is echt iets voor jou, want:
- Je bent vrolijk en beschikt over een gezonde dosis humor.
- Je hebt een positieve, proactieve, oplossingsgerichte- en dienstverlenende houding en mentaliteit.
- Zelfstandig werken én goed samenwerken zijn jou op het lijf geschreven, je bent collegiaal, gemotiveerd en ondernemend.
- Je werkt nauwkeurig, je bent flexibel, je hebt oog voor details en je kunt werken onder tijdsdruk, ook binnen een werkomgeving waarin regelmatig verstoringen optreden.
- Je bent integer en gaat op zorgvuldige en correcte wijze met vertrouwelijke informatie om.
Wat verwachten wij van je?
- Je beschikt minimaal over een, met diploma afgeronde, mbo-4 secretariële opleiding.
- Je hebt tenminste drie jaar aantoonbare relevante werkervaring in een soortgelijke functie.
- Je hebt veel ervaring met het office pakket: Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en je beschikt over goede mondelinge- en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
Wat bieden wij je?
- Veel mogelijkheden op het gebied van leren en ontwikkelen. Voorbeelden hiervan zijn trainingen op het gebied van Oplossingsgericht Werken en Persoonlijk Leiderschap. Daarnaast biedt VNN ook een ruim aanbod aan digitale leertrajecten op GGZ thema’s en persoonlijke ontwikkeling via GGZ Ecademy en GoodHabitz.
- Arbeidsvoorwaarden conform CAO GGZ en een salaris conform functiegroep 40.
- Een dienstverband voor de duur van ongeveer 6 maanden.
- Een goede pensioenvoorziening bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn. Een eindejaarsuitkering van 8,33%. Een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een fietsregeling, bedrijfsfitnessregeling en volledige vergoeding woon-werkverkeer bij gebruik van openbaar vervoer.
Vragen over de vacature?
Voor meer informatie kun je bellen met Maarten Pruis, divisiedirecteur, telefoon 06 51010280.
Solliciteren?
Je kunt reageren tot maandag 22 april a.s. via de knop ‘solliciteer direct’ in de vacaturetekst op onze website.
De sollicitatiegesprekken worden op vrijdagmiddag 26 april a.s. in Groningen gehouden.
Onderdeel van de aanstellingsprocedure is het inwinnen van referenties en dat je een Verklaring Omtrent het Gedrag kunt overleggen.
Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid wordt voorrang gegeven aan een interne kandidaat.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
