Afdeling

Stichting Triade

Werkomgeving

Triade staat voor het mogelijk maken van slimme ideeën. Het herkennen van iets groots in iets kleins én de moed hebben om samen te starten. Triade is ontstaan uit het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) en helpt ondernemingen en kennisinstellingen te excelleren door het bieden van flexibele en hoogwaardige ondersteuning middels (risico) investeringen, consultancy en vastgoed.

Als dochter van het Universitair Medisch Centrum Groningen, is Triade bij uitstek actief in het veranderende landschap van de life sciences en gezondheidszorg. Triade denkt binnen dit veld mee met kennisintensieve, innovatieve ideeën, in een vroege fase van ontwikkeling, nog niet bewezen succesvol, altijd met het oog op regionale kansen en ontwikkeling. Altijd vanuit een ondernemende geest. Altijd samen. Dít typeert Triade. Thema’s waarin Triade actief is, zijn: Healthy Ageing, ICT/Data en Sustainable Society.
Bij Triade werken 29 mensen, ieder vanuit hun eigen vakgebied, allemaal aan bovenstaand doel. De organisatie heeft één directeur en drie afdelingen, Triade Real Estate, Investment en Consulting met daaronder verschillende BV’s waarvan Campus Groningen B.V. één is. Deze worden allen ondersteund door het bedrijfsbureau waar de officemanager deel van uitmaakt.

Functiebeschrijving

Als officemanager ben je in eerste instantie de rechterhand van de directeur, daarnaast ondersteun je de managers van de business units. Je bent het eerste aanspreekpunt voor partijen die contact zoeken met de organisatie. Het betreft uiteenlopende contacten binnen het netwerk van Triade en de moederorganisatie UMCG.

Om als team goed te draaien en in onze vele samenwerkingen pro-actief te zijn hebben we jou nodig, onze logistieke spil! Je verricht alle voorkomende secretariele werkzaamheden, waaronder o.a. het beheer van de complexe agenda en mailbox van de directeur, het zorgvuldig voorbereiden van stukken voor bijeenkomsten waarvan hij deel uitmaakt. Je organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en bezoeken.
Voor de managers van de business unit coördineer je de afspraken en beheer je de agenda’s, daarnaast ondersteun je hen bij diverse afwisselende taken. Aangezien je van verschillende personen uit verschillende bronnen informatie ontvangt zorg je ervoor dat relevante informatie tussen en naar betreffende collega’s gedeeld wordt.
Als officemanager ben je onderdeel van het bedrijfsbureau waarmee je op een deel van de werkzaamheden nauw samenwerkt.

De functie bevat de volgende werkzaamheden:
- Je biedt secretariële ondersteuning aan de directeur en de managers van de business units.
- Je werkt beleid uit in voorstellen voor concrete procedures en assisteert bij de implementatie daarvan.
- Je stelt offertes en detacheringsovereenkomsten op, zorgt voor de controle en het ophalen van de benodigde handtekeningen.
- Je ondersteunt in het proces van werving, selectie en aanstelling van nieuwe medewerkers.
- Je verwerkt en archiveert documentatie gestructureerd en accuraat.
- Je bewaakt de voortgang en afhandeling van actiepunten en waar nodig handel je deze actiepunten zelfstandig af.
- Je coördineert de afspraken en beheert de agenda’s.
- Je biedt ondersteuning bij het organiseren van (digitale) vergaderingen, diverse bijeenkomsten en symposia. Ook hierbij houd je rekening met prioriteiten en bewaak je hieruit voortvloeiende acties en handelt deze ook af.
- Je houdt bepaalde registraties bij die van belang zijn in onze workflows (zoals o.a. uitgaande offertes), en stelt overzichten op basis van de registraties op.
- Als teamspeler zorg je ervoor dat alles goed op elkaar is afgestemd.

Wat vragen wij

- Je hebt minimaal een mbo 4 niveau en ervaring als officemanager, (directie)secretaresse of managementassistent. Ook kandidaten met op andere wijze verworven competenties op dit gebied kunnen solliciteren.
- Je hebt minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare functie, in een omgeving van vergelijkbare omvang/complexiteit.
- Je bent in staat rekening te houden met de formele en hiërarchische lijnen, en hebt daarnaast een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en gedragingen van mensen.
- Je bent een enthousiaste collega die gaat voor samenwerking, weet in alle hectiek het overzicht goed te bewaken, daarbij de juiste prioriteiten te stellen en je ziet het als een uitdaging dat geen dag hetzelfde is.
- Je bent proactief en oplossingsgericht.
- Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
- Je kunt goed prioriteiten stellen en laat je niet snel uit het veld slaan.
- Je bent flexibel, accuraat en hebt een service-en klantgerichte houding.
- Je beschikt over uitstekende organisatorische, sociale- en communicatieve vaardigheden.
- Je kunt zowel goed zelfstandig als in een teamverband werken.
- Je bent organisatie-sensitief, of maakt je dit snel eigen.
- Je hebt aantoonbare kennis van en affiniteit met de digitale werkomgeving en ICT.

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen.
Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.

Wat bieden wij

Wij bieden een uitdagende functie en werkomgeving waarin je volop de mogelijkheid krijgt om je kennis te vergroten en je vaardigheden te ontwikkelen. Het betreft eerst een tijdelijke arbeidsovereenkomst (36 uur per week (1 fte) met de mogelijkheid op een vast contract. Het salaris bedraagt maximaal € 3.627,- bruto per maand (schaal 7), afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met:

Diete de Boer telefoonnummer 06 3875 2178
d.de.boer@triade.umcg.nl

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 22 juni 2023. Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Digitaal sollicitatieformulier