Medewerker Educational Administration en Student Support Desk (0,8 fte)

Afdeling

Faculteit Economie en Bedrijfskunde

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

De Faculteit Economie en Bedrijfskunde (FEB) heeft bijna 8.000 studenten en ca. 850 medewerkers, die samen een informele, inspirerende en academische gemeenschap vormen. 20% van onze studenten en 25% van onze medewerkers heeft een internationale achtergrond. FEB biedt een ambitieuze, open en dynamische werkomgeving, waarbinnen innoveren wordt gestimuleerd. De faculteit is AACSB en EQUIS geaccrediteerd en bevindt zich in de top 1% van business schools wereldwijd.

De afdeling Educational Administration and Student Support (EASS) van de Faculteit Economie en Bedrijfskunde is verantwoordelijk voor een klantgerichte en up-to-date dienstverlening aan onze studenten en voor een gestructureerde en efficiënte onderwijsadministratie. De afdeling omvat dertig medewerkers van wie het merendeel werkt in teams met een eigen coördinator: Student Support Desk, Educational Administration, Exchange Office en Study Advice. Naast deze teams behoren roostering en systeem- en applicatiebeheer van onderwijssystemen tot de afdeling.

De afdeling werkt nauw samen met het faculteitsbestuur, de examencommissie, de opleidingsdirecteuren en de secretariaten van de vakgroepen van de faculteit. Tevens bestaat een belangrijke samenwerkingsrelatie met diverse centrale afdelingen van de Rijksuniversiteit Groningen. De medewerkers van de afdeling werken resultaatgericht aan eigen taakgebieden, daarnaast in voorkomende gevallen aan afdelingsoverschrijdende projecten.

De faculteit beschikt over uitstekende voorzieningen voor het onderwijs en ondersteunende diensten. Internationalisering is een belangrijk speerpunt, vandaar dat de medewerkers zowel in het Engels als in het Nederlands communiceren.

Functiebeschrijving

Als medewerker Educational Administration en Student Support Desk kun je ingezet worden op alle voorkomende werkzaamheden binnen de onderwijsadministratie. Het gaat hierbij onder andere om:

• resultatenverwerking
• administratieve afhandeling van het afstudeerproces (afhandelen programmagoedkeuringsaanvragen, registreren van geslaagden, aanmaken van diploma’s en diplomasupplementen, voorbereiden van diploma-uitreikingen)
• administratieve afhandeling van toelatingsverzoeken
• beantwoorden van vragen van studenten, docenten en medewerkers (zowel in het Engels als Nederlands) via e-mail, telefoon en in persoon
• ‘vliegende keep’: signaleren waar knelpunten liggen en (in overleg met de coördinator) flexibel inspringen en ondersteunen waar nodig.

Ook enkele dagdelen bij de Student Support Desk zijn onderdeel van het takenpakket.

Bij de Student Support Desk worden vragen van studenten beantwoord, worden afspraken ingepland bij onze studieadviseurs, het Exchange Office en/of medewerkers van de afdeling Careers Services and Corporate Relations en worden studenten indien van toepassing doorverwezen naar de juiste persoon of afdeling (binnen FEB en/of de RUG). Ook het uitgeven van diploma’s, het maken van afstudeerverklaringen, het helpen van studenten met hun afstudeerproces en het wegwijs maken van nieuwe studenten behoort tot de taken. Het gaat hierbij om het helpen van studenten aan de balie, maar ook om het telefonisch en het per email beantwoorden van vragen.

Je werkt nauw samen met andere collega’s binnen de onderwijsadministratie en de Student Support Desk. Verder is er veel contact met andere afdelingen binnen de faculteit en met de centrale afdeling Studenten Informatie & Administratie. De dagelijkse aansturing van het team Educational Administration is in handen van een coördinator, dit geldt ook voor het team Student Support Desk.

Functie-eisen

• minimaal hbo-niveau
• kennis van en ruime ervaring met alle voorkomende werkzaamheden op een onderwijsadministratie, zoals resultatenverwerking, administratieve afhandeling van programmagoedkeuringsaanvragen, vrijstellings- en wijzigingsverzoeken, afstudeerproces, roostering surveillanten, organisatie van speciale voorzieningen voor functiebeperkte studenten, verwerking van dispensaties en archivering van digitale studentendossiers
• kennis van en ruime ervaring met ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van numerus fixus en matching
• kennis van en ervaring met ondersteunende werkzaamheden omtrent toelatingsverzoeken (pre-masterprogramma’s, niet-reguliere instroom en individuele verzoeken via Toelatingscommissie)
• kennis van en ervaring met Microsoft Office, Gmail/Thunderbird, Progress Portaal, Progress.NET, Corsa, Formdesk, Google Drive, Apollo
• uitstekende schriftelijk en mondelinge beheersing van het Nederlands en Engels
• uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.

Competenties:
Accuratesse, stressbestendigheid, resultaatgerichtheid, teamgeest, dienstverlenende instelling, innovatief, aanpassingsvermogen / flexibiliteit, integer, analytisch, zelfstandig, leergierig, efficiënt, oplossingsgericht, doortastend.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming de cao voor Nederlandse Universiteiten (zie CAO https://www.universiteitenvannederland.nl/):

• een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van € 2.376,- tot maximaal € 3.208,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd, afhankelijk van kennis en ervaring
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
• de mogelijkheid om te kiezen voor een 36-, 38- of 40-urige werkweek (uitgaande van een fulltime dienstverband)
• een ruime verlofregeling
• een dienstverband in eerste instantie voor de periode van een jaar; binnen dit jaar wordt beoordeeld of het functioneren en de organisatie het toelaten om het tijdelijk dienstverband te verlengen of om te zetten in een vast dienstverband.

Sollicitatie

U kunt solliciteren door uw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 20 mei 2022 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De Rijksuniversiteit Groningen streeft ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Het werken aan onze kernwaarden inclusiviteit en gelijkwaardigheid zien we als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en wij werken constructief aan het creëren van een sociaal veilige omgeving. Diversiteit van studenten en medewerkers verrijkt het academische debat en draagt bij aan de kwaliteit van ons onderwijs en onderzoek. Daarom moedigen wij met name sollicitanten uit maatschappelijk ondervertegenwoordigde groepen aan te solliciteren. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/(...)rsity-and-inclusion.
Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Marieke Wiersema, coördinator Educational Administration
050-36 36793
m.j.wiersema@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer 222219

Digitaal sollicitatieformulier