Administratief Medewerker Vrienden Beatrix Kinderziekenhuis

Afdeling

Beatrix Kinderziekenhuis

Werkomgeving

Beatrix Kinderziekenhuis UMCG
Het Beatrix Kinderziekenhuis UMCG is hét academische kinderziekenhuis van Noordoost-Nederland en onderdeel van het Universitair Medisch Centrum Groningen, waar patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs hand in hand gaan. Het ziekenhuis is een van de zeven universitair-medische centra voor kinderen in Nederland.
Dagelijks zetten alle professionals van het Beatrix Kinderziekenhuis UMCG zich in om de allerbeste zorg te verlenen aan kinderen van 0 tot 18 jaar met zeldzame en complexe aandoeningen, waarvoor meer of specifiekere zorg nodig is dan een algemeen ziekenhuis kan bieden.
In een aantal gevallen komen kinderen vanuit het hele land naar Groningen voor specifieke zorg, omdat het Beatrix Kinderziekenhuis UMCG daarvoor bijzondere expertise in huis heeft. Dat geldt bijvoorbeeld voor aangeboren hartafwijkingen, leverziekten en levertransplantatie, metabole aandoeningen, complexe kinderlongaandoeningen en darmchirurgie.
Vrienden Beatrix Kinderziekenhuis
Stichting Vrienden Beatrix Kinderziekenhuis is dé fondsenwervende stichting van het Beatrix Kinderziekenhuis. Wij zetten ons in om het verblijf van kinderen en hun ouders in het kinderziekenhuis zo aangenaam mogelijk te maken.
Dat doen we door welzijnsprojecten mogelijk te maken die zorgen voor meer comfort, ontspanning, afleiding en plezier. Ook dragen we bij aan vernieuwende projecten en wetenschappelijk onderzoek, waarmee we willen bijdragen aan een betere behandeling en kwaliteit van leven voor zieke kinderen.
Voor deze belangrijke extra's is binnen de reguliere ziekenhuisbudgetten niet altijd voldoende ruimte. Daarom werft Vrienden Beatrix Kinderziekenhuis fondsen en verbinden we donateurs, bedrijven, actievoerders en andere betrokken Vrienden aan onze missie.
Team
Je werkt in een klein en betrokken team, midden in het Beatrix Kinderziekenhuis UMCG. Geen dag is hetzelfde. Van het verwerken van donaties en facturen en het verzorgen van bedankbrieven tot de administratie rondom projecten, actievoerders en bedrijfsvrienden: jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is. Zo draag je op jouw manier bij aan mooie projecten en extra's die voor kinderen en hun ouders een groot verschil kunnen maken.

Functiebeschrijving

Stichting Vrienden Beatrix Kinderziekenhuis zoekt een betrokken, nauwkeurige en proactieve Administratief Medewerker die ons team komt versterken.
Wat ga je doen
Als administratief medewerker ben je een belangrijke steunpilaar binnen onze stichting. Je zorgt ervoor dat onze administratieve processen zorgvuldig verlopen, de administratie op orde is en collega's kunnen vertrouwen op actuele en complete informatie. Daarnaast heb je regelmatig contact met donateurs, actievoerders, bedrijfsvrienden, fondsen, projectaanvragers en andere relaties. Je zorgt ervoor dat zij op een professionele én persoonlijke manier worden benaderd. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- financiële administratie: je verwerkt en registreert ontvangen donaties, bereidt facturen voor, stelt facturen op voor onder andere sponsoren, bedrijfsvrienden en samenwerkingspartners en zorgt voor een juiste administratieve verwerking van gelden. Ook vraag je waar nodig project- en giftnummers aan;
- correspondentie: je stelt verschillende soorten correspondentie op en verstuurt deze. Denk aan bedankbrieven, toekenningsbrieven en afwijzingen aan donateurs, actievoerders, bedrijfsvrienden, fondsen en projectaanvragers;
- mailboxbeheer: je beheert de algemene mailbox van de stichting en zorgt ervoor dat binnenkomende vragen en berichten op een prettige en correcte manier worden beantwoord of bij de juiste collega terechtkomen;
- projectadministratie: je verwerkt nieuwe projecten administratief en zorgt ervoor dat projectdossiers compleet en actueel zijn. Je houdt aanvragen, toekenningen, afspraken, rapportages en overige relevante documenten zorgvuldig bij;
- contracten en overeenkomsten: je ondersteunt bij het opstellen, verwerken en archiveren van toekenningsbrieven en overeenkomsten en zorgt ervoor dat benodigde handtekeningen en documenten compleet zijn;
- voortgang en rapportages: je bewaakt administratieve deadlines voor voortgangs- en eindrapportages en ondersteunt bij de terugkoppeling richting fondsen, donateurs, bestuur en andere betrokkenen;
- wetenschappelijke projecten: je biedt administratieve ondersteuning rondom wetenschappelijke projecten en aanvraag- en toekenningsrondes. Je verzamelt en controleert aanvragen, bereidt stukken voor en verwerkt besluiten en toekenningen;
- relatieadministratie: je zorgt ervoor dat gegevens van donateurs, actievoerders, bedrijfsvrienden en andere relaties zorgvuldig en actueel worden bijgehouden;
- archivering en documentbeheer: je zorgt voor een overzichtelijke digitale administratie, zodat informatie en documenten gemakkelijk terug te vinden zijn;
- algemene ondersteuning: je ondersteunt collega's bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. We werken met een klein team en helpen elkaar waar nodig.
Je houdt van structuur en overzicht en vindt het prettig als zaken goed geregeld zijn. Je werkt zorgvuldig, maar kunt tegelijkertijd gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Het ene moment verwerk je een donatie of factuur, het volgende moment stel je een bedankbrief op, beantwoord je een vraag van een actievoerder of zorg je ervoor dat een projectdossier compleet is.
Je werkt zelfstandig, ziet wat er moet gebeuren en neemt daarin initiatief. Tegelijkertijd vind je het leuk om onderdeel te zijn van een klein en enthousiast team waarin we samen werken aan hetzelfde doel.
Je bent daarnaast betrokken en servicegericht. Want achter iedere donatie, actie of samenwerking zit iemand die zich samen met ons inzet voor de kinderen van het Beatrix Kinderziekenhuis. Dat persoonlijke contact vinden we belangrijk.

Wat vragen wij

Wat breng je mee?
- Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau.
- Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden.
- Je beschikt over goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zorgvuldig.
- Je kunt goed zelfstandig werken en weet prioriteiten te stellen.
- Je bent proactief en ziet zelf wat er moet gebeuren.
- Je kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden en houdt ook als er meerdere dingen tegelijk spelen het overzicht.
- Je bent collegiaal, flexibel en servicegericht.
- Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen.
- Ervaring binnen de zorg, een stichting of fondsenwervende organisatie is een pre.
- Affiniteit met fondsenwerving en de zorg is een pre.
En natuurlijk voel je je betrokken bij onze missie en vind je het mooi om met jouw werk maatschappelijke impact te maken.

Wat bieden wij

Maar bovenal krijg je een functie waarin jouw werk ertoe doet. Samen zorgen we ervoor dat we mooie projecten en extra's voor kinderen en hun ouders kunnen blijven realiseren.
Wij bieden een afwisselende functie binnen een kleine, professionele en betrokken organisatie die zich iedere dag inzet voor kinderen in het Beatrix Kinderziekenhuis. Je komt terecht in een enthousiast team waarin samenwerken, betrokkenheid en maatschappelijke impact centraal staan.
Het betreft in eerste instantie een dienstverband voor de duur van één jaar en een werkweek van 24 uur per week. Je salaris bedraagt maximaal € 3.807 ,- bruto per maand (schaal 6 ), afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast bieden wij je 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering en een pensioenopbouw bij het ABP, waarbij 70% van de premie door ons wordt betaald. De arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).
Meer informatie
Vienden Beatrix Kinderziekenhuis
Steun Beatrix Kinderziekenhuis

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met:
Barbara Baijens-Vrij 06 5272 4495
b.p.baijens-vrij@umcg.nl

Solliciteren

Ben jij de administratieve en organisatorische steunpilaar die wij zoeken en lijkt het je mooi om jouw talenten in te zetten voor Vrienden Beatrix Kinderziekenhuis? Dan maken we graag kennis met je! Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 2 november 2026. Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.
Digitaal sollicitatieformulier