Provinciearchivaris (Toezichthouder Archieven)

Ben jij op zoek naar een verantwoordelijke en betekenisvolle functie waarin je direct bijdraagt aan de kwaliteit en duurzaamheid van overheidsinformatie? Beschik jij over de ambitie en deskundigheid de complexe informatievoorziening van publieke instellingen te waarborgen, zowel voor bestuurlijke verantwoording als voor toekomstig historisch onderzoek? Word jij enthousiast van een functie waarbij je actief landelijke ontwikkelingen kunt volgen en ervaringen deelt vanuit een unieke decentrale positie met veel zelfstandigheid? Dan nodigen wij jou van harte uit om te solliciteren.

In deze functie geef je richting aan het provinciale inspectiebeleid en borg je de kwaliteit en naleving van wet- en regelgeving rondom analoge, hybride en digitale archieven.

Je voert taken uit als provinciearchivaris volgens artikel 29 van de Archiefwet 1995 én treedt op grond van artikel 124e van de Gemeentewet op als interbestuurlijk toezichthouder op de archiefzorg binnen de provincie Drenthe.

Je bent onderdeel van de Unit Control, valt hiërarchisch onder de Stafmanager van de Unit Control en werkt onafhankelijk. Binnen de Unit Control werken we vanuit een onafhankelijke positie aan continue verbetering, gericht op een effectieve, efficiënte en rechtmatige realisatie van de organisatiedoelen.

Als provinciearchivaris ben je verantwoordelijk voor het toezicht op het beheer van archiefbescheiden van de provinciale organen te weten Provinciale Staten, College van gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning. Daarnaast:

• Bewaak je de kwaliteit van het archiefbeheer, ziet toe op een zorgvuldige omgang met informatie en geeft voorlichting over en zet je in voor goed archiefbeheer.
• Adviseer je het bestuur over inspectiebeleid en archiefzorg, ontwikkelt criteria voor toetsing van het interne archiefbeheer, rapporteert jaarlijks over bevindingen aan het college van gedeputeerde staten en doet aanbevelingen ter verbetering. Daarmee draag je bij aan een transparante en toekomstbestendige informatiehuishouding.
• Fiatteer je interne verklaringen van vernietiging, vervanging en conversie en hou je toezicht op de uitvoering van de beheerovereenkomst met het Drents Archief.
• Adviseer je over zaken betreffende de archiefzorg waarbij GS-ontheffing kan verlenen aan Drentse gemeenten met betrekking tot opschorting van archiefoverbrenging en beperking van openbaarheid.
• Ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit van toegangen op de provinciale archieven en ondersteun je het creëren van organisatorische voorwaarden voor publieksgerichte informatievoorziening.

Als interbestuurlijk toezichthouder zorg je dat ook decentrale overheden hun archiefzorg op orde hebben.

• Draag je bij aan het overkoepelde interbestuurlijke toezicht waar toezichthouders op de diverse domeinen onderdeel van zijn. Jij houdt toezicht op het beheer van archiefbescheiden bij Drentse gemeenten, waterschappen en hun samenwerkingsverbanden. Je beoordeelt op basis van een uitvoeringsplan de verstrekte informatie, waarbij je bevindingen rapporteert aan het college van gedeputeerde staten en de bestuurders van toezichtontvangers. Je beoordeelt de getroffen verbetermaatregelen en adviseert GS over eventuele ingrepen.
• Geef je voorlichting over archiefbeheer en archiefzorg aan toezichtontvangers.
• Beheer je het Drents Archiefnet, waarop de Drentse gemeenten en de provincie publiceren en stimuleert de openbaarmaking van archieftoegangen.
• Daarnaast voer je, binnen de bestuursovereenkomst tussen de provincies Drenthe en Overijssel, toezicht uit op het archiefbeheer bij Waterschap Drents Overijsselse Delta. In de nabije toekomst lever je mogelijk ook een bijdrage als archivaris binnen de dienstverleningsovereenkomst die de provincie Drenthe heeft met Prolander.

Tot slot vertegenwoordig je de provincie Drenthe in diverse interprovinciale en landelijke overleggen, waar je actief meedenkt over de verdere ontwikkeling van het uitvoeringsbeleid. Je neemt deel aan onder meer de Kring van Provinciearchivarissen, de Kring van Drentse Archiefbeheerders, het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs en het Overleg Beheer Drents Archiefnet. Samen met vakgenoten en externe adviesbureaus wissel je kennis en ervaringen uit en draag je bij aan een eenduidige en professionele toezichtpraktijk.

Wie ben jij

Je bent een onafhankelijke professional met visie en overtuigingskracht. Je combineert strategisch inzicht met pragmatisme en bent in staat zelfstandig de gevolgen van landelijke ontwikkelingen in wet- en regelgeving voor de inrichting en ontsluiting van publieke archieven te beoordelen. Je vertaalt deze doorgaans complexe ontwikkelingen door naar toepasbare adviezen en inspectieplannen, en toetst de naleving ervan. Daarbij signaleer je knelpunten en risico's voor het beheer en behoud van archieven, en kies je passende instrumenten om de archiefzorg verder te professionaliseren.

Je bent een kundig gesprekspartner voor bestuurders, directie, managers en andere betrokken functionarissen over de inspectieresultaten en aanbevelingen en stimuleert verbeteringen ten aanzien van de inrichting en het beheer van archieven. Zo neem je ruimte om te sparren met medewerkers van informatiebeheer over mogelijke oplossingsrichtingen.

Je bent vaardig in het uitdragen en inspireren van medewerkers in de organisatie over het belang van adequaat archiefbeheer en werkt graag mee aan het stimuleren van bewustwording bij medewerkers hiervoor. Zo geef je op toegankelijke en eigentijdse wijze voorlichting en legt daarbij makkelijk verbinding met collega's op verschillende niveaus.

Wat breng je mee

• HBO+/WO werk- en denkniveau, met een relevante afgeronde opleiding (bijv. Archivistiek of Informatiebeheer) waarmee wordt voldaan aan de voorwaarden die de archiefwet aan de functie van archivaris stelt of ben je bereid dit te behalen.
• Diepgaande en kennis van archiefbeheer, zowel op het gebied van papieren als digitale informatie. Actuele kennis van relevante wet- en regelgeving en inzicht in de organisatie van overheidsinstellingen in relatie tot de Archiefwet.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Zo ben je in staat om op strategisch niveau te overleggen met andere overheden en vertegenwoordigers van de provincie.
• Ervaring met inspecties, informatiemanagement, duurzame toegankelijkheid en digitalisering.
• Vaardigheid in adviseren en begeleiden van organisaties bij verbetering van archiefbeheer.

Mis je nog wat vaardigheden, maar ben je wél enthousiast over deze functie? We nodigen je van harte uit om toch te solliciteren! In je motivatie lezen we graag waarom juist deze rol bij jou past.

Bijzonderheden

Je wordt door de huidige functionaris ingewerkt die eind 2026 met pensioen zal gaan. Dit betekent dat je start in de rol van interbestuurlijk toezichthouder en een inwerkperiode doorloopt waarbij je onder meer ook op onderwerpen bij informatiebeheer betrokken zult worden. Eind 2026 zul je formeel in de rol van provinciearchivaris worden aangewezen.

Dit krijg je van ons

Werken bij de provincie Drenthe betekent bijdragen aan een mooi en leefbaar Drenthe. Jij krijgt van ons de kans om je verder te ontwikkelen in een professionele en ondersteunende omgeving. Daarnaast bieden we een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden, zoals:

• Een arbeidsovereenkomst van 36 uur per week voor de duur van één jaar met uitzicht op een vaste aanstelling.
• Een salaris binnen schaal 13 (Specialist, generiek functieprofiel cao Provinciale sector), tussen € 5.327,24 en € 7.535,44 o.b.v. 36 uur, afhankelijk van ervaring en achtergrond. Afhankelijk van kennis en ervaring kan worden gewerkt met een aanloopschaal.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37% boven op je maandsalaris.
• Een persoonlijk ontwikkelbudget (PBDI) van € 6.000, - per 5 jaar om jouw groei en inzetbaarheid te stimuleren.
• De mogelijkheid om verlofdagen bij te kopen of spaarverlof op te bouwen.
• Voordelige pensioenopbouw bij ABP, waarbij wij als werkgever 70% bijdragen.
• Drenthe Vitaal: een programma waarin we samen met jou investeren in jouw duurzame inzetbaarheid.

Benieuwd naar meer details over onze arbeidsvoorwaarden? Klik dan hier.

Iedereen doet ertoe in Drenthe

Bij de provincie Drenthe geloven we dat diversiteit ons sterker maakt. We verwelkomen kandidaten met verschillende achtergronden, ervaringen en perspectieven. Bij ons heb je de ruimte om jezelf te kunnen zijn: iedereen doet mee en iedereen doet ertoe in Drenthe.

Kom bij ons werken

Geïnteresseerd? Solliciteren kan tot en met 1 december met je cv en korte motivatie. De sollicitatiegesprekken staan gepland op woensdagmiddag 10 december. We kijken uit naar je reactie! Heb je inhoudelijke vragen over deze vacature? Neem contact op met Roland Bakker, Stafmanagers Unit Control via 0592 – 36 55 55. Voor vragen over de procedure kun je een mailbericht sturen naar [email protected].