Managementassistent Communicatie Huisartsopleiding UMCG

Afdeling

Werkomgeving

De huisartsopleiding maakt deel uit van de afdeling Eerstelijnsgeneeskunde en langdurige zorg in het UMCG, we leiden basisartsen op tot toekomstbestendige huisartsen, die goed zijn voorbereid op hun werkveld. Dit betekent dat wij betrokken zijn bij de maatschappelijke ontwikkelingen in de zorg en in het onderwijs. Bij de huisartsopleiding UMCG werken 65 medewerkers. We werken nauw samen met ruim 350 huisarts- en stage opleiders in het Noordoosten van Nederland en bieden plaats aan ruim 300 huisartsen in opleiding.
Het managementteam bestaat uit het hoofd, een adjunct-hoofd, de manager onderwijsondersteunend bureau (OOB) en twee teammanagers. We zijn makkelijk benaderbaar, houden van gezelligheid en hebben oog voor elkaar. Er zijn via het UMCG mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via onze eigen online leeromgeving en we bieden de mogelijkheid om deels thuis te werken. Ook krijg je een laptop tot je beschikking. De werkplek is in Groningen, incidenteel in Zwolle.

“Wat ik hier waardeer is dat je niet alleen uitvoert, maar ook echt meedenkt. Je krijgt vertrouwen, je werk doet ertoe, en je merkt dat jouw bijdrage het verschil maakt in hoe soepel alles loopt.”
Sjoukje Dijkinga, manager onderwijs ondersteunend bureau

Functiebeschrijving

Als managementassistent werk je samen met het hoofd van de huisartsopleiding, je stelt samen de agenda op voor het wekelijks MT-overleg en bereidt het maandelijkse hoofdenoverleg voor. Je werkt zelfstandig en ondersteunt enkele leden van het managementteam bij hun agendabeheer. Samen met de algemeen secretaresse vervul je een centrale rol binnen de organisatie en zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Daarnaast heb je met enige regelmaat overleg met andere stafleden en de secretaresses van de afdeling.

Een voorbeeld van hoe je werkdag eruit kan zien:
Maandagochtend tussen 08.00 en 09.00 uur start je op met een kop koffie en open je je eigen mailbox én die van het hoofd van de opleiding. Je brengt direct structuur aan in de dag: je prioriteert de binnengekomen berichten en pakt meteen de belangrijkste acties op. Misschien betekent dat het aanpassen van agenda’s, het verzetten van afspraken, collega’s informeren of snel vervanging regelen.
Zodra de eerste acties zijn afgehandeld, is er tijd om even bij te praten met collega’s in de gezamenlijke ruitmte. Daarna stem je met de communicatieadviseur de nieuwsbrief af en plaats je een paar actuele berichten op de website. Ook help je bij het voorbereiden van een presentatie voor het management, waarbij je zorgt dat de slides er tiptop uitzien.
Na een frisse lunchwandeling, soms door het gezellige centrum, soms een rondje om het ziekenhuis, ben je weer helemaal opgeladen voor het wekelijkse MT-overleg. Je notuleert, archiveert de stukken in Teams en houdt de voortgang van de actiepunten scherp in de gaten. Waar mogelijk pak je zaken zelfstandig op, zoals het opstellen van brieven of het uitwerken van beleidsstukken.
Later op de middag overleg je met de stafadviseur beleid en kwaliteit over lopende projecten en zet je acties uit richting het MT. Je ondersteunt bij de organisatie van bijeenkomsten voor stafleden: van het versturen van uitnodigingen tot het reserveren van ruimtes en het regelen van de catering. Je werkweek zit vol afwisseling, onverwachte uitdagingen en leuke contacten—precies wat deze functie zo boeiend maakt!

Wat vragen wij

- Je hebt een afgeronde mbo 4-opleiding, eventueel aangevuld met relevante werkervaring.
- Je hebt ervaring als secretaresse en bij voorkeur ook binnen de gezondheidszorg.
- Je hebt een bovengemiddelde interesse in communicatietaken en bent bereid je die (verder) eigen te maken.
- Je bent sociaal vaardig en in staat je in een ander te verplaatsen.
- In je werk ben je flexibel en kun je snel schakelen.
- Je neemt zelf het initiatief en ontzorgt het managementteam waar mogelijk.
- Je hebt ruime ervaring met het werken met MS Teams en met name Word en PowerPoint.

Wat bieden wij

Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor 28-32 uur per week. Het betreft een contract voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Maandag, dinsdag en donderdag zijn vaste werkdagen; eventuele aanvullende dagen gaan in overleg. Het salaris bedraagt maximaal € 4.041,- (schaal 7), afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG:
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
- De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).
- Deelname aan bedrijfsfitness met korting
- Fietsplan met belastingvoordeel voor een (elektrische) fiets
- Lidmaatschap van de personeelsvereniging met korting op uitjes, winkels en evenementen
- Hybride werken en thuiswerkvergoeding
We vragen je om bij je sollicitatie de volgende drie vragen te beantwoorden:
1.Hoe zorg jij voor overzicht en structuur in een dynamische werkomgeving met veel verschillende taken en ad-hoc verzoeken?
2. Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je zelfstandig communicatie- of organisatietaken hebt opgepakt en daarmee het verschil hebt gemaakt voor je team of organisatie?
3. Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie en het ondersteunen van meerdere leidinggevenden tegelijk?
Kennismaken of vragen?
Wil je eerst kort kennismaken of heb je vragen over de functie? We bieden je graag de mogelijkheid om vrijblijvend een korte Teams-afspraak te plannen. Stuur hiervoor een mailtje naar [email protected] en geef aan dat je graag kennis wilt maken of je vragen wilt stellen. We nemen dan snel contact met je op om een afspraak in te plannen.

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met:
Sjoukje Dijkinga
[email protected]

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 19 oktober 2025. Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.
Digitaal sollicitatieformulier