Secretaresse Provinciale Omgeving (32-36 uur)

Bij het domein Provinciale Omgeving werken we aan het behoud, de ontwikkeling en de inrichting van het prachtige Friese landschap, werk dat de Mienskip direct raakt. En dat doen we samen met de Mienskip! De onderwerpen zijn soms complex en politiek gevoelig, waardoor inzicht in het werkveld essentieel is. Daarom zoeken wij een enthousiaste secretaresse met gevoel voor de materie, een proactieve instelling en een scherp oog voor wat prioriteit verdient. Lijkt dit jou een leuke uitdaging? Dan gaan we graag met jou in gesprek!

Als secretaresse beheer je de agenda’s van de domeinmanager en de teammanagers van twee teams: Natura 2000, Nationale Parken & Natuurbeheer en Gebiedsontwikkeling. Je ontvangt bezoekers, behandelt inkomende post en telefoongesprekken en fungeert als vraagbaak voor collega’s binnen beide teams op administratief en organisatorisch gebied. Daarnaast spring je bij als ondersteuners binnen de teams afwezig zijn, zodat alles soepel blijft verlopen.

Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Het organiseren van vergaderingen, werkbezoeken, themabijeenkomsten en zakelijke evenementen. Je draait mee in het proces en regelt alle bijbehorende faciliteiten;
• Het aanmaken van IDU’s, wegwijs maken van nieuwe collega’s, bijhouden van de verjaardagskalender en organiseren van personeelsuitjes, afscheidsmomenten en jubilea;
• Het voorbereiden en notuleren van Portefeuille-overleggen met de Gedeputeerden.
• Het afhandelen van verzoeken voor interne en externe afspraken binnen beide teams, proactief meedenken en komen met passende oplossingen;
• Het omzetten van afgesproken acties in daden, samenwerken met andere secretaresses binnen en buiten het domein en bijdragen aan een efficiënt procesverloop;
• Het regelen van de afhandeling van facturen, ondersteunen bij het opstellen van opdrachtbrieven en aangaan van verplichtingen;
• Het zorgen voor een gestructureerde en toegankelijke archivering.

We zoeken een collega die zelfstandig en efficiënt kan plannen en organiseren. Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, denkt proactief mee en communiceert helder en doeltreffend. Nauwkeurigheid en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend, net als een klantgerichte instelling. Daarnaast ben je je bewust van de dynamiek binnen de organisatie en weet je op het juiste moment het management een spiegel voor te houden. Omdat je ook facturen verwerkt, is affiniteit met cijfers een belangrijk.

Hiernaast beschik je over:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
• Kennis van automatiseringspakketten, waaronder Word, Excel en PowerPoint;
• Fries verstaan en lezen is een pré.

• Salaris van minimaal €2.642,80 en maximaal €3.702,39 (schaal 7) bruto per maand, bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring en opleiding;
• Een jaarcontract voor 32-36 uur met de mogelijkheid tot verlenging naar een vast contract;
• Boven op je salaris ontvang je 22,37% individueel keuzebudget (IKB). Dit individueel keuzebudget kun je bijvoorbeeld inzetten voor extra verlof, fietsplan, bedrijfsfitness, lidmaatschappen van vakbonden, of gebruiken als extra spaarpot;
• Veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en een opleidingsbudget van € 6.000;
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder pensioenopbouw via pensioenfonds ABP, collectieve verzekeringen en een laptop en telefoon;
• Volledige vergoeding woon-werkverkeer voor fietsers en treinreizigers. Kom je met de auto? Dan hebben we een plekje voor je gereserveerd in de nabijgelegen parkeergarage;
• Een goede balans tussen werk en privé. Binnen provincie Fryslân kennen we flexibele werktijden en laat het werk het toe, dan kun je ook thuiswerken.

Als je nog vragen hebt over deze functie kun je contact opnemen met Menko Groeneweg, teammanager Natura 2000 & Programma Natuur via 06-52862908 of mail naar [email protected]. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, neem dan contact op met Danique Akkerman, HR-medewerker, via 06-29738537 of mail naar [email protected].

Provincie Fryslân
Provinsje Fryslân
Werken bij de provincie Fryslân betekent werken bij een ambitieuze organisatie. Met ruim 1.000 collega’s maken we Fryslân mooi en sterk. Het resultaat voor de Friese samenleving staat voorop en daarnaast staat het werkgeluk van onze medewerkers centraal. Persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit, teamwerk en waardering zijn daarbij belangrijk. We werken in een moderne organisatie waar het resultaat voorop staat en samenwerking vanzelfsprekend is.

Past deze baan bij jou? Dan ontvangen wij graag je CV en motivatie uiterlijk woensdag 16 april 2025.

Fryslân heeft een uitgesproken eigen identiteit en die koesteren we. Daarom is tweetaligheid bij provincie Fryslân een basisprincipe. Foar dy ek?