In het kort
Functie omschrijving
Ben jij als secretaresse een kei in plannen en organiseren? Zorg jij er persoonlijk voor dat onze leidinggevenden en managers worden ontzorgd en op jou kunnen leunen? Kun je een aantal weken vooruitdenken, improviseren en behoud je je goede humeur ook in stressvolle situaties? Werk je graag op een leuk kantoor met vriendelijke en bevlogen collega’s? Als dat zo is dan willen wij jou graag ontmoeten!
ODC-Noord is een vooraanstaande IT-dienstverlener binnen de Rijksoverheid, gespecialiseerd in gestandaardiseerde, schaalbare en duurzame IT-infrastructuur en clouddiensten. Als ambitieuze organisatie met een groeiend dienstenaanbod streven wij naar een efficiënte, toekomstgerichte overheid.
Wat ga je doen?
Als secretaresse van het management van ODC-Noord met standplaats Groningen bestaan jouw werkzaamheden uit de meest voorkomende secretariële werkzaamheden (zoals complex agendabeheer, het organiseren van in- en externe besprekingen en bijeenkomsten, het verzamelen en bundelen van vergaderstukken, notuleren, correspondentie en digitaal archief), waarbij je in staat bent deze te koppelen aan de inhoud van het werk.
Je schat de prioriteit en gevoeligheid van afspraken en e-mails in en bewaakt de afhandeling daarvan. Aangeleverde stukken toets je aan de juiste kaders en indien nodig stuur je bij. Je weet de juiste prioriteiten te stellen, initieert vervolgacties, bewaakt deadlines en hebt een belangrijke signaalfunctie.
Je werkt samen met twee andere secretaresses van ODC-Noord. Daarnaast werk je nauw samen met de overige secretariaten van SSO-Noord, de Shared Service Organisatie waar ODC-Noord onderdeel van uitmaakt.
Functie-eisen
• je bent in het bezit van een afgeronde MBO opleiding managementassistent of directiesecretaresse;
• je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring in de rol van management-assistent / -ondersteuner of als secretaresse;
• je hebt ervaring met complex agendabeheer;
• Je hebt een goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, Powerpoint);
• je bent initiatiefrijk en pro-actief;
• je bent stressbestendig en oplossingsgericht;
• Je hebt ervaring in een IT-organisatie of bent in staat je de IT-terminologie snel eigen te maken.
Naast deze eisen herken je jezelf in de volgende eigenschappen.
Jouw mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is uitstekend en je legt gemakkelijk contact met externe contacten zoals (potentiële) afnemers, leveranciers en partners. Je kunt goed overzicht houden in een hectische omgeving en afspraak = afspraak is voor jou heel belangrijk. Bovenal ben je dienstverlenend, flexibel en kan je snel schakelen in stressvolle situaties. Je weet wat het is om in een sensitieve omgeving te werken en plannen en organiseren gaat je goed af. Samenwerken is voor jou heel belangrijk en natuurlijk ben je accuraat, integer en proactief.
Arbeidsvoorwaarden
Salaris: €3016,- tot €3879,- bruto per maand
Dienstverband: Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Uren per week: 32 tot 36 uur per week
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Zo mag je maximaal € 2.000,00 IKB-budget per jaar gebruiken voor het fiscaalvriendelijk aflossen van je persoonlijke studieschuld bij DUO. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer. Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.
Bijzonderheden
• Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet.
• Rijksmedewerkers hebben bij gelijke geschiktheid voorrang in de sollicitatieprocedure.
• Deze vacature is uitgezet met een afwijkende functiebenaming. De formele functiebenaming voor deze functie is Managementondersteuner. De inhoud van de functie wijkt niet af van wat er in de
vacaturetekst is opgenomen.
• Neem voor meer informatie contact op met Robert Jan Kregel, recruiter via 06-25108837 of [email protected]
• Interesse in deze functie? Stuur ons dan een motivatiebrief samen met jouw (bij voorkeur) Europass CV (www.europass.eu).
• Je kunt reageren t/m 28 februari 2025.
• Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.
• Deze vacature is geschikt voor doelgroep banenafspraak. Tot de doelgroep banenafspraak behoren de volgende groepen mensen: mensen met een Wajong-uitkering, mensen met een WSW-
indicatie, mensen met een WIW of ID-baan, mensen uit de doelgroep van de Participatiewet die niet WML kunnen verdienen.
• Ben je een intermediair? Wij werven zelf of met onze vaste partners via het Rijksinkoopstelsel. Acquisitie is niet gewenst.
SSO-Noord
SSO-Noord bundelt generieke diensten op het vlak van bedrijfsvoering, zoals inkoop-, datacenters- en IT-diensten. We verkennen continu nieuwe samenwerkingsvormen voor het Rijk. Met onze hoogkwalitatieve diensten kunnen ruim veertig rijksorganisaties hun bedrijfsvoering efficiënt en effectief uitvoeren. Samen met hen dragen wij bij aan rijksbrede duurzaamheidsdoelen en aan maatschappelijk verantwoord inkopen. SSO-Noord is gerelateerd aan de Dienst Uitvoering Onderwijs.
Wil je deel uitmaken van deze vernieuwende en ambitieuze werkgever in Groningen? Natuurlijk weten wij dat onze organisatie alleen succesvol kan zijn als jij als medewerker alle kansen krijgt om te leren en te groeien. Niet voor niets investeren wij in jouw vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling met interessante traineeships en opleidingen, en kun je rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Zo zetten we gezamenlijk de schouders onder het succes en de groei van de organisatie.
Bij SSO-noord streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega’s van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren. Zo kunnen we samen onze krachten, ervaring en inzichten bundelen en dragen we ons steentje bij aan een slim, vaardig en creatief Nederland.
DUO/DFS-SSO
Als IT-dienstverlener van het Rijk en voor het Rijk willen wij bijdragen aan een efficiënte overheid. Vanuit onze datacenters leveren wij gestandaardiseerde, schaalbare en duurzame IT-infrastructuur en clouddiensten. ODC-Noord is een ambitieuze organisatie, met een groeiend aanbod van diensten en met steeds meer afnemers. ODC-Noord volgt kansen en mogelijkheden in de markt en deelt innovatieve inzichten met afnemers. Wij zijn oplossingsgericht, transparant, maken duidelijke afspraken en komen deze na. Wij werken vanuit een compacte en wendbare organisatie.
