Secretaresse afdelingshoofd Stadsontwikkeling M/V/X

Is het ontzorgen en ondersteunen van onze afdelingshoofden bij jou in goede handen? Wil je de handen uit de mouwen steken en ons team verrijken en verrassen met jouw organisatietalent? Dan begint het hier!

De directie Stadsontwikkeling is in verandering. We werken vol passie en bevlogenheid aan de ruimtelijke, economische en duurzame opgaven voor de zesde stad van Nederland. Met passie en trots! Samen met onze kennispartners, grote werkgevers en ondernemers maken we onze gemeente groener, gezonder en gelukkiger.

De toenemende werkdruk en groei in aantal medewerkers hebben geleid tot een organisatieontwikkeling, waar we nu middenin zitten. Onderdeel hiervan is het versterken van de structuur van Stadsontwikkeling, waaronder het uitbreiden van het aantal afdelingshoofden en teamleiders. Deze vacature hoort bij de reeks aan vacatures die voortkomen uit deze doorontwikkeling. 

Hier ga jij je mee bezig houden
Als secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor het afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Control. Je beheert de agenda en eventueel de mailbox van het hoofd. Je organiseert namens het hoofd diverse overleggen en bijeenkomsten. Je verzorgt de administratieve ondersteuning hiervan. Dit betekent dat je de agenda voorbereid en de afspraken en acties vastlegt en de voortgang bewaakt.

Je verricht representatieve taken naar medewerkers en externe bezoekers/belanghebbenden en voert alle voorkomende werkzaamheden die hieruit voortvloeien.

De inkomende en uitgaande correspondentie verzorg je en je organiseert hiervoor een goede, overzichtelijke en toegankelijke administratie.

Je stelt waar nodig richtlijnen en procedures op om de administratieve organisatie van de afdeling te verbeteren en op een hoger niveau te krijgen.
Je voert voorkomende administratieve werkzaamheden uit die bij de afdeling worden ondergebracht. 

Hier kom je te werken
Jij werkt ter ondersteuning van het afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Control, Jantinus Aalders

De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit ongeveer 25 medewerkers die ondersteunend zijn aan meerdere afdelingen. Het gaat hierbij o.a. om de medewerkers van het projectenbureau, de projectcontrollers, de klachten-functionarissen en de afdelingssecretarissen. Ook de portfoliomanager en business controller maken onderdeel uit van deze afdeling.

Hier staan wij voor
Of je nu je handen uit de mouwen steekt voor de mensen van vandaag, of nadenkt over het Groningen van morgen, jouw werk doet ertoe. Hier doe je zinvol werk, met zichtbaar resultaat, voor al onze inwoners. Hier gaan we voor een gezonde omgeving om veilig op te groeien. Een sociale en groene plek waar mensen werken, leven en ondernemen. Een gemeente die vooroploopt in duurzame groei. Hier krijg je alle ruimte. Ruimte om jezelf te zijn, om jezelf uit te dagen en om zinvol werk te doen.Dat is niet altijd eenvoudig, maar altijd interessant. Want we doen het voor onze inwoners.

Hier herken jij je in

• Mbo-niveau, secretarieel/administratief;

• je hebt enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie;

• gewend om te werken in een dynamische werkomgeving;

• zelfstandig en in teamverband kunnen werken;

• je bent een organisatietalent en weet je goed uit te drukken;

• je werkt netjes en hebt oog voor detail;

• talent voor samenwerken en je houd het hoofd, ook als het druk wordt.
  

Hier kun je op rekenen

• Afhankelijk van opleiding en ervaring: een salaris van maximaal €3.831,- bij een fulltime dienstverband (functioneel schaal 7, HR21 normfunctie administratief en secretarieel II);
• Een jaarcontract 0,6 fte met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Een individueel keuzebudgetvan 17,05% boven op je salaris waarbij je kunt kiezen voor een jaarlijkse of maandelijkse uitbetaling;
• Keuze om ADV op te bouwen en de mogelijkheid om eigen werktijden te kunnen indelen en deels thuis te werken;
• We hebben een actieve jongerenvereniging voor ambtenaren tot en met 36 jaar en uiteraard een personeelsvereniging;
• De mogelijkheid tot persoonlijke groei via ons digitale forum ‘Groningen leert’;
• Bij thuiswerken word je ondersteund met de benodigde faciliteiten.

Hier beginnen?
We willen een organisatie creëren waar iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of arbeidsvermogen. Om die reden moedigen we iedereen aan te solliciteren die zich kan identificeren met het vacatureprofiel hierboven.

Vragen:
Heb je inhoudelijke vragen? Bel Jantinus Aalders, afdelingshoofd Bedrijfsvoering via telefoonnummer 06 52 59 60 40. Vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Jeroen Eerhard, recruiter via 06- 27 40 01 87.

Reageren:
Solliciteren kan tot en met 2 maart 2025 via de sollicitatiebutton onderaan de vacature;

• De sollicitatiegesprekken zullen in overleg plaatsvinden;
• Voor deze functie heb je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) nodig.
  

Meteen na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild.
Het kan voorkomen, dat je correspondentie van de gemeente Groningen met betrekking tot deze vacature in je ‘ongewenste items’ (SPAM-box) terecht komt. Check je SPAM-box daarom regelmatig.

De vacature wordt intern & extern geworven waarbij, voorrangskandidaten van de gemeente Groningen voorrang hebben.