Kwaliteitsmedewerker Documentaire Informatie

Het team Documentaire Informatie van de afdeling Facilitair Beheer en Documentaire Informatie (FBDI) van de gemeente Leeuwarden is op zoek naar een kwaliteitsmedewerker ( 32 - 36 uur per week).

Het team Documentaire Informatie (DI) bestaat uit 13 medewerkers die aan de bron staan van een goed informatiebeheer. Als kwaliteitsmedewerker werk je samen met nog een kwaliteitsmedewerker en de senior in het cluster kwaliteit. Het team staat onder leiding van de sectormanager.
Als kwaliteitsmedewerker lever je een belangrijke bijdrage in de continu (kwaliteit) verbetering van de DI processen. Middels het uitvoeren van audits, beheren van het kwaliteitshandboek en het monitoren van registraties in het zaaksysteem en andere DI – processen, wordt er gestreefd naar een kwaliteitsupgrading - en professionalisering van het team DI.

Jouw taken:

• Je bent verantwoordelijk voor - en draagt bij aan de verbetering van de kwaliteit van de (documentaire informatie) werkprocessen en digitaal informatiebeheer;
• Je werkzaamheden inzake verbetering van de kwaliteit bestaan uit audits, steekproeven en monitoring van specifiek registraties zaaksysteem en DI – processen in het algemeen;
• Je levert ondersteuning in het recordbeheer w.o. een actieve bijdrage in de samenwerking met Recordbeheer;
• Je neemt deel aan - en levert een bijdrage in projecten;
• Je registreert inkomende post in het zaaksysteem;
• Je geeft aandacht aan de professionele en persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers;
• Je gaat voor werkplezier en resultaat en bevordert de samenwerking binnen het team;
• Je biedt ondersteuning aan de senior en vervangt haar bij afwezigheid.

Wie ben jij
Als kwaliteitsmedewerker heb je een sterke persoonlijkheid en een duidelijke visie. Je bent optimistisch van aard en weet daardoor een prettige en motiverende werkomgeving te creëren. Je hebt kennis van het documentaire en dienstverlenende werkveld en bent op de hoogte van ontwikkelingen in het vakgebied.
We zoeken hiervoor iemand met de volgende vaardigheden:

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Je beschikt over een afgeronde SOD 2 opleiding, of vergelijkbaar;
• Je beschikt over een aantal jaren ervaring in het vakgebied;
• Je bent mensgericht zonder het resultaat uit het oog te verliezen;
• Je bent een teamplayer met een pro actieve instelling;
• Je bent een optimist en hebt een goed gevoel voor humor;
• Je bent zowel verbaal en schriftelijk communicatief sterk;
• Je hebt affiniteit met de gemeentelijke dienstverlening en gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen.

Waar ga je werken
Wij zijn met ruim 128.000 inwoners de grootste gemeente van Fryslân. Leeuwarden is het bestuurlijke, economische en culturele zwaartepunt van de provincie. We zijn een energieke organisatie met een verscheidenheid aan boeiende vraagstukken. Met bijna 2.000 medewerkers werken we aan de realisatie van de ambities van de gemeente en de uitvoer van diensten voor onze burgers en ondernemers.

Het team Documentaire Informatie is onderdeel van de afdeling Facilitair Beheer en Documentaire Informatie (FBDI) De afdeling FBDI is weer onderdeel van het Shared Service Centrum (SSC) van de gemeente Leeuwarden. Het SSC ondersteunt de werkzaamheden van het bestuur en het ambtelijk apparaat. Het Shared Service Centrum werkt voor zowel interne als ook externe klanten. Het team Documentaire Informatie draagt zorg voor een optimale ondersteuning van de primaire processen en gaat voor een betrouwbaar digitaal informatiebeheer.

Wat bieden wij
Wij bieden een salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, van minimaal € 3.052,- en maximaal € 4.297,- (functieschaal 8, salarisschaal 1-10-2024 Cao Gemeenten) bruto per maand bij een 36-urige werkweek. Het betreft een structurele functie waarbij we starten met een dienstverband voor een jaar. Wanneer de samenwerking van beide kanten goed bevalt verlengen we voor onbepaalde tijd.

Een extra aantrekkelijke voorwaarde is het gebruik kunnen maken van 17,05% Individueel Keuzebudget (IKB) boven op het bruto jaarsalaris. Naast een goed salaris biedt de gemeente Leeuwarden meer aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan flexibele werktijden, een laptop, gunstig pensioenfonds, kortingen op diverse verzekeringen en korting op jouw fitnessabonnement. Daarnaast investeren we in jouw persoonlijke ontwikkeling d.m.v. diverse opleidings- en trainingsmogelijkheden. Je ideeën en initiatieven worden op prijs gesteld en je krijgt ruimte en vertrouwen om deze vorm te geven.

Belangstelling
De sluitingsdatum voor deze vacature is dinsdag 4 februari 2025. Solliciteren kan via deze link. De gespreksronde vindt plaats op donderdagmiddag 13 februari 2025.

Voor meer informatie over de vacature kun je contact opnemen met Jelle van Netten hoofd SSC Facilitair Beheer en Documentaire Informatie, tel. 058 750 5425 of 06 433 65 456.

Heb je vragen over de procedure dan kun je contact opnemen met Steven Jaasma, Corporate Recruiter, telefoonnummer 06 501 932 85 (ook Whatsapp) of [email protected].

Wil je meer weten over hoe het werken bij de gemeente eraan toe gaat? Kijk dan eens op www.werkenbijleeuwarden.nl.

De gemeente Leeuwarden let niet op leeftijd, sekse, afkomst, kleur of geaardheid. Bij ons tellen je kwaliteiten.

Om in dienst te kunnen treden bij de gemeente Leeuwarden is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.