In het kort
Afdeling
Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen
Organisatie
Rijksuniversiteit Groningen, Rijksuniversiteit Groningen, V24.0593
Functiebeschrijving
Ben jij een bevlogen management-/office assistent die energie krijgt van plannen en organiseren? Weet jij als geen ander hoe je het overzicht behoudt over je taken en deadlines? Ben jij een betrouwbare partner voor het management en wil je belangrijk zijn voor de ondersteuning van wetenschappelijk personeel? Ga aan de slag als managementassistent bij een van de faculteiten/diensten van de Rijksuniversiteit Groningen.
Voor de Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen (GMW) zijn we op zoek naar een proactieve en leergierige management/office-assistent die kritisch kan denken, het leuk vindt om een sparringpartner en spin in het web te zijn en in staat is om zelfstandig én samen te werken in een complexe omgeving. Een organisatorisch talent die een steentje wil bijdragen aan de organisatie van onderzoek en onderwijs bij een top 100 universiteit.
Waarom zou jij deze functie willen vervullen?
1. Spil in het team: de functie van management-/office assistent is een uitdagende rol waarin je je organisatorische vaardigheden kunt benutten en verder ontwikkelen. Als onmisbare schakel in een internationaal team van wetenschappers en ondersteuners zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. In een complexe omgeving is het behouden van overzicht cruciaal, en in deze rol breng je efficiëntie en structuur in het dagelijkse werkproces.
2. Betrokkenheid bij betekenisvol werk: in deze rol ben je een betrouwbare partner voor het management door ondersteuning te bieden bij de administratie en organisatie van onderzoek en onderwijs en een grote bijdrage te leveren aan de bedrijfsvoering.
Als management-/office assistent vervul je een belangrijke rol met de volgende taken
- Informatieverstrekking aan (nieuwe) stafleden en ketenpartners van de Academische Werkplaats EMB.
- Administratieve en organisatorische ondersteuning (o.a. bij agendabeheer; werving en selectie; evaluatiegesprekken, verkoop brochures, boeken, TestTas; reizen, attenties, declaraties, zomerborrel.
- Voorbereiden en notuleren van 5-6 vergaderingen in de genoemde periode.
- Proactief zijn in het oplossen van onverwachte situaties en uitdagingen ten behoeve van een soepele gang van zaken.
Hier kom je te werken
Bij de Rijksuniversiteit Groningen zorgen we ervoor dat iedereen het beste uit zichzelf kan halen. We zijn een grote universiteit waar niet alleen gepassioneerde onderzoekers en docenten werken, maar waar ook juist ondersteunend personeel een waardevolle bijdrage levert. Onze universiteit is actief betrokken bij de samenleving en we vinden het belangrijk om goed voor onze omgeving te zorgen. Talent, ambitie en prestatie van de 34.000 studenten en 6.500 medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd.
De faculteit GMW is sterk in onderzoek en onderwijs op het gebied van gedrag, denken, leren en samenleven van mensen. We werken aan sociale vraagstukken en problemen die mensen ervaren in het dagelijks leven. Centraal staat de individuele en maatschappelijke veerkracht en de vraag hoe we deze kunnen vergroten. We richten ons hierbij op de onderwerpen migratie, milieu en klimaat, gezondheid, opvoeding en onderwijs, bescherming van kwetsbare minderheden en duurzame samenwerkingsverbanden. Bij de faculteit GMW werken ruim 650 medewerkers.
Afdeling SAS
Bij de Faculteit GMW werk je als management/(office-)assistent op de afdeling Secretarieel Administratieve Serviceverlening (SAS). Dit is een gezamenlijke afdeling met één afdelingshoofd. Hoewel jij zelfstandig werkt in het optimaal ondersteunen van de wetenschappelijke staf en hun ontlast bij administratieve en organisatorische werkzaamheden, heb je een team van management/(office-)assistenten naast je om elkaar te ondersteunen.
Je zult regelmatig deelnemen aan cursussen om efficiënt te blijven werken en om als professional zoveel mogelijk up-to-date te blijven. Natuurlijk is er ook ruim aandacht voor gezellige activiteiten samen met andere ondersteunende afdelingen en/of wetenschappers.
Academische werkplaats
De Academische Werkplaats (AW) EMB is gericht op kennisontwikkeling en implementatie ten behoeve van kinderen en volwassenen met (zeer) Ernstige verstandelijke en Meervoudige Beperkingen (EMB) en hun naasten. Binnen de werkplaats wordt samengewerkt tussen de wetenschap en de praktijk bestaande uit zorgprofessionals en naasten.
Kernpartners van de AW EMB zijn vier organisaties: de Rijksuniversiteit Groningen, ’s Heeren Loo, de Hanzehogeschool Groningen en Koninklijke Visio. Binnen de werkplaats worden veelal praktijkvragen omgezet en wetenschappelijk onderzoek en deze opgedane kennis wordt weer gebruikt in de praktijk. Zie voor meer informatie: https://aw-emb.nl/
De ondersteuning van de EMB vindt plaats vanuit het secretariaat van Orthopedagogiek door een management(-/office) assistent.
Functie-eisen
Voor deze afwisselende rol zoeken we een enthousiaste collega die het volgende in huis heeft
- Je hebt minimaal mbo-niveau 4 afgerond, een opleiding in de richting van managementassistent/secretaresse is een pre.
- Secretariële of administratieve en notuleerervaring is een pre.
- Kennis en ervaring met MS Office en Google Apps en digitaal vaardig waardoor je nieuwe programma’s snel oppakt.
- Je hebt een goede beheersing en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid van het Nederlands (C2).
- Je bent accuraat, daadkrachtig, dienstverlenend en kunt snel schakelen in de hectiek van de dag.
- Je bent klantbetrokken, in staat nieuwe kennis en informatie op te nemen en toe te passen en kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.
Arbeidsvoorwaarden
Contractduur: 05 maanden.
We bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten
- Een salaris afhankelijk van kennis en relevante werkervaring van minimaal € 2.872 tot maximaal € 3.454 (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd.
- Een eindejaarsuitkering van 8,3% en 8% vakantietoeslag van het jaarlijks bruto-inkomen.
- 232 Verlofuren op basis van een 38-urige werkweek (fulltime). Door de keuze werkweek kun je ervoor kiezen om meer (of minder) te werken en daardoor meer (of minder) verlofuren op te bouwen.
- Een tijdelijk dienstverband van 1 maart 2025-1 augustus 2025.
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
Werkdagen: in onderling overleg.
Ingangsdatum:1 maart 2025
Sollicitatie
Je kunt solliciteren door je sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae aan de hand van het sollicitatieformulier op te sturen vóór 20 januari 2025. De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion/ Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
Meer informatie
Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:
Majorie Verschuren, afdelingshoofd SAS
06-15573982
[email protected]
Hanna Hubner, management-/office assistent AW EMB (di, do en vr)
06-2730 0646
[email protected]
Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer V24.0593
