Operationeel Inkoper

Ben jij de drijvende kracht achter onze inkoopadministratie? Streef jij naar verdere ontwikkeling in een dynamische omgeving? Dan is dit de functie voor jou!

Hier werk je aan mee 
Onze afdeling Inkoop draagt bij aan de groei van Groningen. We verbinden uiteenlopende inkoopbehoeften binnen de gemeentelijke organisatie met mogelijkheden vanuit de markt.

Wij voeren Europese aanbestedingen uit in diverse inkoopcategorieën. Voor elke aanbesteding zoeken we naar een optimale invulling van wensen en behoeftes, aangevuld met onze jarenlange inkoopervaring. De operationele inkoop zorgt ervoor dat de directies binnen gemeente Groningen beschikken over een goed werkend bestelsysteem, waarmee zij zelf orders kunnen aanmaken. Als contractbeheerder zorgen wij voor een up-to-date contractbeheersysteem en zijn wij verantwoordelijk voor een totale spend van circa € 425 miljoen per jaar.

Hier ga jij je mee bezig houden 
Samen met het team zorg jij voor een goede administratie van ons inkoopproces. Jouw werkdag is afwisselend, jij bent proactief en een spin in het web voor de collega’s.

Je wordt door een collega gebeld; hij kan een leverancier niet vinden in de inkoopmodule. Je helpt hem op weg en hierna stap je op de fiets voor een overleg met een andere afdeling. Hier adviseer je collega’s over een extra opdracht die zij willen geven voor het aanschaffen van meer ICT-licenties dan vooraf begroot. Als contractbeheerder zorg jij er vervolgens voor dat de nieuwe financiële verplichting wordt opgevoerd in het systeem, zodat toekomstige facturen efficiënt verwerkt kunnen worden. Via de mail komt de vraag binnen hoe je een order maakt voor het komende jaar, zodat facturen zonder problemen betaalbaar gesteld kunnen worden.

Tijdens de weekstart vraag jij je inkoopcollega’s bij welke leveranciers we een contract hebben voor projectmeubilair, want er is een aanvraag binnengekomen voor een extra zithoek. Nadat je dit hebt vernomen, informeer jij de besteller hierover en helpt hem eventueel verder met het maken van de order voor de leverancier. Daarnaast ondersteun jij de bestellers uit de directies bij het inkopen van producten en diensten bij leveranciers en zorg jij voor een goede administratie in de inkoopmodule van ons ICT-systeem. Maandelijks analyseer je de inkoopsignaleringsrapportage en bespreek je deze met de directies, waarbij je verbeteringen initieert.

Je belangrijkste taak op dit moment is de implementatie van een nieuwe inkoopmodule van het onlangs aanbesteed financiële pakket. Dit heeft grote impact op de afdeling en op alle bestellers in de lijn, waarbij jij de komende negen maanden een sleutelrol vervult. Met jouw kennis, humor en energie draag je bij aan de verdere ontwikkeling van de operationele inkoopfunctie, de afdeling en de inkoopprocessen.

Hier kom je te werken 
De functie van operationeel inkoper behoort tot de afdeling Inkoop en is onderdeel van het Shared Service Center van de Gemeente Groningen en maakt deel uit van de directie Financiën, Inkoop & Juridische Zaken. De afdeling is verdeeld in drie domeinen: Maatschappelijk, Ruimtelijk en Bedrijfsvoering. In totaal werken er 26 mensen binnen het team, waarvan 9 medewerkers bezig zijn met de inkoopadministratie.

Het team bestaat uit ambitieuze en talentvolle collega’s. Je krijgt de vrijheid en volop verantwoordelijkheden in je functie om jezelf verder te ontwikkelen, maar ook om samen met het team stappen te zetten. Samen zetten jullie de schouders eronder om de inkoopadministratie elke dag een stukje verder te brengen en de afdelingsvisie verder te realiseren.

Wij stellen je persoonlijke ontwikkeling centraal. Dit doen wij door veel samen te werken en door het aanbieden van in- en externe kennissessies en trainingen die erop gericht zijn om een goede ontwikkeling mogelijk te maken.

Hier staan wij voor
Of je nu je handen uit de mouwen steekt voor de mensen van vandaag, of nadenkt over het Groningen van morgen, jouw werk doet ertoe. Hier doe je zinvol werk, met zichtbaar resultaat, voor al onze inwoners. Hier gaan we voor een gezonde omgeving om veilig op te groeien. Een sociale en groene plek waar mensen werken, leven en ondernemen. Een gemeente die vooroploopt in duurzame groei. Hier krijg je alle ruimte. Ruimte om jezelf te zijn, om jezelf uit te dagen en om zinvol werk te doen. Dat is niet altijd eenvoudig, maar altijd interessant. Want we doen het voor onze inwoners. 

Hier herken jij je in 
Als operationeel inkoper ben jij kritisch, uitgesproken en proactief. Je maakt verbeteringen en problemen bespreekbaar en geeft tegengas als dat nodig is. Je bent analytisch sterk, werkt gestructureerd en weet goed te prioriteren. Verder kun jij computersystemen snel doorgronden en kom jij met ideeën hoe wij hiermee onze inkoopprocessen kunnen verbeteren.

• bij voorkeur enkele jaren relevante (inkoop-)werkervaring;
• in het bezit van het diploma NEVI I of vergelijkbaar (of bereid deze opleiding te volgen);
• affiniteit met een financiële administratie;
• interesse in de ontwikkeling van de digitalisering van de Inkoopadministratie en de technieken die hiervoor beschikbaar zijn, bijvoorbeeld AI en Copilot.

Hier kun je op rekenen 

• afhankelijk van opleiding en ervaring: een salaris van maximaal € 3.831,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (functioneel schaal 7, HR21 normfunctie medewerker bedrijfsuitvoering III;);
• een jaarcontract met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; 
• een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris waarbij je kunt kiezen voor een jaarlijkse of maandelijkse uitbetaling; 
• een werkweek van 32-36 uur met keuze om ADV op te bouwen en de mogelijkheid om eigen werktijden te kunnen indelen en deels thuis te werken; 
• we hebben een actieve jongerenvereniging voor ambtenaren tot en met 37 jaar en uiteraard een personeelsvereniging;  
• de mogelijkheid tot persoonlijke groei via ons digitale forum ‘Groningen leert’; 
• bij thuiswerken word je ondersteund met de benodigde faciliteiten.

Hier beginnen? 
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kun je contact opnemen met Reina Geertsema, manager Inkoop, telefoonnummer: 050 367 5525. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Esther Sternsdorff, corporate recruiter, telefoonnummer: 06 2553 4432. Esther is ook via WhatsApp bereikbaar.

Reageren kan tot en met 24 november 2024 via de sollicitatiebutton onderaan de vacature. Het sollicitatiegesprek vindt plaats aan het Zuiderdiep op maandag 2 december 2024.

We willen een organisatie creëren waar iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of arbeidsvermogen. Om die reden moedigen we iedereen aan te solliciteren die zich kan identificeren met het vacatureprofiel hierboven.

Meteen na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild. Het kan voorkomen, dat je correspondentie van de gemeente Groningen met betrekking tot deze vacature in je ‘ongewenste items’ (SPAM-box) terecht komt. Check je SPAM-box daarom regelmatig.

Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern geworven waarbij, voorrangs- en interne kandidaten van de gemeente Groningen voorrang hebben. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld in verband met vaste samenwerkingspartners. 

Vacaturenummer: 8273
#LI-ES1