In het kort
Heb je ervaring als directie- of bestuurssecretaresse of affiniteit hiermee en lijkt het je een mooie uitdaging om je expertise in te zetten voor de gedeputeerden van de provincie Fryslân? Binnen team Advies en Ondersteuning Bestuurszaken kijken we uit naar een nieuwe collega die deze mooie en belangrijke rol wil vervullen!
Een functie met impact / In funksje mei betsjutting
In deze uitdagende functie lever je (inhoudelijk) ondersteuning als het gaat om werkzaamheden binnen de portefeuille van de gedeputeerde. We vinden het belangrijk dat je belangstelling hebt voor, en goed op de hoogte bent van, actuele bestuurlijke zaken en beleidspunten. Zodanig dat je de gedeputeerde goed kunt ontzorgen. Aan de organisatie van het werk worden hoge eisen gesteld. Verwacht wordt dat het werk op een efficiënte wijze wordt afgehandeld en jij bent daarbij de schakel tussen de mienskip, de interne organisatie en de bestuurder en je stelt daarbij de prioriteiten.
Het werk in de praktijk / It wurk yn de praktyk
In de functie werk je samen met andere collega’s in het bestuurssecretariaat van de provincie Fryslân, je bent met elkaar verantwoordelijk voor de ondersteuning van alle gedeputeerden. Functioneel word je aangestuurd door de teammanager.
Je werkt veelal met digitale stukken, je beoordeelt de urgentie van afspraken en neemt beslissingen ten aanzien van de agenda van de gedeputeerde. Je werkt proactief, coördineert en bewaakt afspraken, activiteiten, voortgang en termijnen voor het tijdig leveren van stukken voor de gedeputeerde. Ook behandel je dagelijks vele inkomende en uitgaande telefoontjes, je onderhoudt daartoe externe contacten op verschillende niveaus. Je verricht secretariële, administratieve en organisatorische taken voor de gedeputeerde. Deze werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Agendaplanning en -beheer;
- Het vervullen van een schakelfunctie tussen bestuur en de ambtelijke organisatie;
- Het organiseren en ondersteunen van vergaderingen en diverse overleggen (incl. het maken van planningen, regelen van ruimtes (intern en extern);
- Behandelen van inkomende en uitgaande (digitale) post en mail;
- Gegevensverzameling en -beheer rondom portefeuille-overleg met gedeputeerde;
- Aanspreekpunt en verwijsfunctie;
- Signaleren van knelpunten in werkprocessen en het doen van verbetervoorstellen;
- Je werkt samen met collega's bij de verdeling van gemeenschappelijke werkzaamheden en met de overige werkzaamheden zoals organiseren werkreizen en afscheidsrecepties etc.
Wie ben jij? / Wa bisto?
Je hebt een energieke en representatieve uitstraling in combinatie met een zelfstandige en zeer proactieve en creatieve werkhouding. Je hebt een goed gevoel voor politiek bestuurlijke verhoudingen, je houdt van doorpakken en weet hierbij het overzicht te bewaken. Plannen, organiseren, improviseren en prioriteren zijn vaardigheden die jij uitstekend zelfstandig weet toe te passen. Je bent integer en beschikt over de competenties: klantgericht, accuratesse, nauwkeurig en zorgvuldig. Hiernaast heb je humor, durf je (opbouwend) tegengas te geven en ben je communicatief en sociaal vaardig (zowel in woord en geschrift).
- Minimaal een afgeronde relevante mbo+- of hbo-opleiding met moderne talen;
- Aantoonbare werkervaring als directie/bestuurssecretaresse;
- Gedegen kennis van Microsoft Office en bij voorkeur ervaring met IBabs.
Wat bieden wij / Wat biede wy
- Salaris van minimaal €2.970,49 en maximaal €4.170,46 (schaal 8) bruto per maand, bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring en opleiding;
- Een jaarcontract voor 36 uur met de mogelijkheid tot verlenging naar een vast contract;
- Boven op je salaris ontvang je 22,37% individueel keuzebudget (IKB). Dit individueel keuzebudget kun je bijvoorbeeld inzetten voor extra verlof, fietsplan, bedrijfsfitness, lidmaatschappen van vakbonden, of gebruiken als extra spaarpot;
- Veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en een opleidingsbudget van € 6.000;
- Uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder pensioenopbouw via pensioenfonds APB, collectieve verzekeringen en een laptop en telefoon;
- Volledige vergoeding woon-werkverkeer voor fietsers en treinreizigers. Kom je met de auto? Dan hebben we een plekje voor je gereserveerd in de nabijgelegen parkeergarage;
- Een goede balans tussen werk en privé. Binnen provincie Fryslân kennen we flexibele werktijden en laat het werk het toe, dan kun je ook thuiswerken.
Meer informatie / Mear ynformaasje
Als je nog vragen hebt over deze functie kun je contact opnemen met Marleen Rademaker, Teammanager Advies en Ondersteuning, via 06-46746355. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, neem dan contact op met Danique Akkerman, HR-medewerker, via 06-29738537 of mail naar [email protected].
Provincie Fryslân
Provinsje Fryslân
Werken bij de provincie Fryslân betekent werken bij een ambitieuze organisatie. Met ruim 1.000 collega’s maken we Fryslân mooi en sterk. Het resultaat voor de Friese samenleving staat voorop en daarnaast staat het werkgeluk van onze medewerkers centraal. Persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit, teamwerk en waardering zijn daarbij belangrijk. We werken in een moderne organisatie waar het resultaat voorop staat en samenwerking vanzelfsprekend is.
Reageren / Reagearje
Pas je in dit profiel en is je belangstelling gewekt? Dan ontvangen wij graag je CV en motivatie uiterlijk donderdag 5 september 2024. De sollicitatiegesprekken voeren we op dinsdag 10 september 2024, we vragen je hier alvast rekening mee te houden in je agenda!
Een VOG is voor deze functie vereist. Deze wordt door provincie Fryslân aangevraagd en betaald.
Fryslân heeft een uitgesproken eigen identiteit en die koesteren we. Daarom is tweetaligheid bij provincie Fryslân een basisprincipe. Foar dy ek?
