In het kort
Het domein Dienstverlening vervult een belangrijke rol in de dienstverlening aan de inwoners, ondernemers, instellingen en maatschappelijke organisaties van Fryslân. Daarnaast adviseren, ondersteunen en faciliteren wij het bestuur, de directie, het management en de organisatie op een breed terrein. Tot slot draagt het domein bij aan een open en transparant Fryslân door de Wet open overheid (Woo) en de Wet elektronische publicaties (Wep) uit te voeren.
Het domein kent 5 teams (Subsidiezaken 1 en 2, Communicatie, Facilitaire Zaken en het Klantcontactcentrum) en bestaat uit ongeveer 140 medewerkers. Omdat de huidige collega vertrekt, zijn wij op zoek naar een nieuwe domeinsecretaresse. Wij kijken uit naar een enthousiaste en veelzijdige collega met affiniteit voor dienstverlening!
Het werk in de praktijk / It wurk yn de praktyk
Als secretaresse ondersteun je primair de domeinmanager Dienstverlening en het domein-MT op een breed terrein. Je beheert de agenda en mailbox van de domeinmanager, organiseert vergaderingen, en voert diverse administratieve en personeel gerelateerde taken uit. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s binnen het domein voor administratieve en organisatorische vragen.
Hiernaast voer je de volgende werkzaamheden uit:
- Je beheert de agenda van de domeinmanager, zorgt voor prioriteitsstelling, en bewaakt afspraken. Daarnaast beheer je de mailbox, leest mee, stelt prioriteiten, en houdt documenten bij;
- Je organiseert en bereidt vergaderingen voor, stelt (in overleg) de MT-agenda op, verzamelt vergaderstukken, zorgt voor verslaglegging (notulen, actielijsten, verslagen), en bewaakt de voortgang van afspraken en besluiten;
- Je ondersteunt bij personeelszaken, zoals het in- en uitdienst treden, ziekmeldingen, vakantieplanning, en het introduceren van nieuwe collega’s. Daarnaast houd je de verjaardagskalender bij, en organiseer je personeelsuitjes, bedankjes, en jubilea;
- Je verzorgt de correspondentie en stelt (opdracht)brieven op, met name voor inkoop van goederen en diensten. Ook zorg je voor de afhandeling van Gedeputeerde Staten-gerelateerde brieven, moties, toezeggingen, en aanbevelingen;
- Je coördineert en bereidt het portefeuille-overleg Communicatie met de commissaris van de Koning voor, inclusief verslaglegging;
- Je verwerkt en verzamelt gegevens in diverse administratieve systemen en stelt periodieke overzichten op.
Kortom, een uitdagende en veelzijdige rol waarbij je een waardevolle bijdrage levert aan Fryslân!
Wie ben jij? / Wa bisto?
Je bent enthousiast, nauwkeurig en proactief. Je kunt zelfstandig werken, efficiënt plannen en bent een groot organisatietalent. Verder ben je administratief onderlegd en kun je goed met financiën en cijfers overweg. Verder ben je klantgericht, stelt je flexibel op en je hebt een goed besef van het werken in een politiek-bestuurlijke organisatie. Hiernaast neem jij je verantwoordelijkheid in je werk en handel je integer. Je maakt makkelijk contact met mensen binnen en buiten de organisatie. Kortom, een veelzijdig type! Verder beschik je over:
- minimaal een MBO+ opleiding;
- bij voorkeur een paar jaar relevante werkervaring;
- goed ontwikkelde digitale vaardigheden;
- goede communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk, we verwachten dat je Fries kunt verstaan en lezen of bereid bent om dat op korte termijn te leren.
Wat bieden wij / Wat biede wy
- Salaris van minimaal € 2.642,80 en maximaal € 3.702,39 (schaal 7) bruto per maand, bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring en opleiding;
- Een jaarcontract voor 32-36 met de mogelijkheid tot verlenging naar een vast contract;
- Boven op je salaris ontvang je 22,37% individueel keuzebudget (IKB). Dit individueel keuzebudget kun je bijvoorbeeld inzetten voor extra verlof, fietsplan, bedrijfsfitness, lidmaatschappen van vakbonden, of gebruiken als extra spaarpot;
- Veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en een opleidingsbudget van € 6.000;
- Uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder pensioenopbouw via pensioenfonds APB, collectieve verzekeringen en een laptop en telefoon;
- Volledige vergoeding woon-werkverkeer voor fietsers en treinreizigers. Kom je met de auto? Dan hebben we een plekje voor je gereserveerd in de nabijgelegen parkeergarage;
- Een goede balans tussen werk en privé. Binnen provincie Fryslân kennen we flexibele werktijden en laat het werk het toe, dan kun je ook thuiswerken.
Meer informatie / Mear ynformaasje
Als je nog vragen hebt over deze functie kun je tot 26 augustus 2024 contact opnemen met Monique Somers, teammanager Communicatie via 06-20449734 of mail naar [email protected]. Vanaf 26 augustus 2024 kun je hierover contact opnemen met Theo Bremer, domeinmanager Dienstverlening via 058-2928268 of mail naar [email protected]. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, neem dan contact op met Danique Akkerman, HR-medewerker, via 06-29738537 of mail naar [email protected].
Provincie Fryslân
Provinsje Fryslân
Werken bij de provincie Fryslân betekent werken bij een ambitieuze organisatie. Met ruim 1.000 collega’s maken we Fryslân mooi en sterk. Het resultaat voor de Friese samenleving staat voorop en daarnaast staat het werkgeluk van onze medewerkers centraal. Persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit, teamwerk en waardering zijn daarbij belangrijk. We werken in een moderne organisatie waar het resultaat voorop staat en samenwerking vanzelfsprekend is.
Reageren / Reagearje
Pas je in dit profiel en is je belangstelling gewekt? Dan ontvangen wij graag je CV en motivatie uiterlijk woensdag 4 september 2024. De sollicitatiegesprekken voeren we op dinsdag 10 september 2024, we vragen je hier alvast rekening mee te houden in je agenda!
Fryslân heeft een uitgesproken eigen identiteit en die koesteren we. Daarom is tweetaligheid bij provincie Fryslân een basisprincipe. Foar dy ek?
