In het kort
Functie omschrijving
Als secretaresse ondersteun je de manager Communicatie. Je beheert de agenda, plant en bewaakt overleggen. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, verzamelt stukken, controleert de voortgang en legt gegevens vast. Je hebt daarmee een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken. Daarnaast communiceer je met interne- en externe stakeholders en draag je bij aan een positieve werkomgeving. Naast het ondersteunen van het management voer je ook ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling Communicatie uit, zoals: het bestellen van materialen, aanmaken van bestelaanvragen, helpen organiseren van uitjes en afdelingsbijeenkomsten. In deze functie werk je nauw samen met je collega-managementondersteuners, je weet elkaar goed aan te voelen en staat voor elkaar klaar en vervangt elkaar waar nodig.
Functie-eisen
• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding (bij voorkeur managementassistent of vergelijkbaar)
• Je hebt werkervaring als managementassistent/ secretaresse of een vergelijkbare functie
• Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend in woord en geschrift
• Je hebt een goede beheersing van verschillende computerprogramma’s of je kunt je deze snel eigen maken
• Je hebt ervaring met regelen en organiseren en je kunt snel schakelen
• Je weet het management te ontzorgen, bent integer, accuraat en resultaatgericht
• Je kunt goed samenwerken, bent zelfstandig en toont initiatief
• Je bent proactief en je ziet het werk
Arbeidsvoorwaarden
Salaris: €3016,- tot €3879,- bruto per maand
Dienstverband: Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Uren per week: 32 tot 36 uur per week
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer. Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.
Bijzonderheden
- Deze vacature is uitgezet met een afwijkende functiebenaming. De formele functiebenaming voor deze functie is managementondersteuner. De inhoud van de functie wijkt niet af van wat er in de vacaturetekst is opgenomen.
- Neem voor meer informatie contact op met Daphne Wiegertjes (Manager afdeling Communicatie) via [email protected] of +31505998484.
- Interesse in deze functie? Stuur ons dan een motivatiebrief samen met jouw (bij voorkeur) Europass CV (www.europass.eu).
- Je kunt reageren t/m 27 augustus 2024. Wij doen wekelijks een selectie van de sollicitanten, indien we een geschikte kandidaat vinden voor 27 augustus sluiten we de vacature eerder.
- Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.
- Bij DUO streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega’s van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren. Zo kunnen we samen onze krachten, ervaring en inzichten bundelen en dragen we ons steentje bij aan een slim, vaardig en creatief Nederland.
- Deze vacature is geschikt voor doelgroep banenafspraak. Tot de doelgroep banenafspraak behoren de volgende groepen mensen: mensen met een Wajong-uitkering, mensen met een WSW-indicatie, mensen met een WIW of ID-baan, mensen uit de doelgroep van de Participatiewet die niet WML kunnen verdienen.
- Ben je een intermediair? Wij werven zelf of met onze vaste partners via het Rijksinkoopstelsel. Acquisitie is niet gewenst.
Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werkt in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en is de schakel tussen iedereen die met onderwijs te maken heeft: studenten, ouders, docenten, scholen, universiteiten, beleidsmakers en overheidsorganisaties. DUO is volop in beweging. Zo houden wij ons meer dan ooit bezig met de vraag hoe wij onze klanten nog sneller, beter en kostenefficiënter 24/7 van dienst kunnen zijn. ICT speelt daarin een belangrijke rol; innovatie en de nieuwste technologieën staan in de ontwikkeling van DUO centraal.
Wil je deel uitmaken van deze vernieuwende en toonaangevende werkgever in Groningen en Den Haag? Natuurlijk weten wij dat onze organisatie alleen succesvol kan zijn als jij als medewerker alle kansen krijgt om te leren en te groeien. Niet voor niets investeren wij in jouw vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling met interessante traineeships en opleidingen, en kun je rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Zo zetten we gezamenlijk de schouders onder het succes en de groei van de organisatie.
De afdeling Communicatie is van (bijna) alle markten thuis. We hebben een aantal teams: woordvoering, congresbureau, vormgeving, communicatieadvies, redactie, media-analyse, onderzoek en communicatiemiddelen. We werken nauw samen met andere onderdelen binnen DUO, maar ook met bijvoorbeeld OCW en partijen buiten DUO. Kortom een dynamische en gezellige club mensen, die zich dagelijks inzet voor heldere DUO-communicatie.