Projectmanagement assistent (PMO)

Je komt te werken in het team Assistentenpool. Het team bestaat uit collega’s in de functies van directie- bestuursassistenten, projectmedewerkers en teamassistenten. In ons team zit veel organisatietalent en een flinke dosis rust en overzicht. We zijn gewend om te werken in een hectische omgeving. We organiseren en regelen en hebben plezier in het leveren van een bijdrage aan het werk en de rust van anderen. En dat is precies wat het werk zo leuk maakt. We werken samen vanuit Winsum maar je kunt ook vanuit huis of één van onze andere locaties werken.

Je biedt ondersteuning aan twee programmamanagers die binnen het programma Eemshaven+ verantwoordelijk zijn voor de programmaonderdelen (deelprogramma’s) ‘Plus’ en ‘Eemshaven’. Je werkt bijvoorbeeld mee aan de gebiedsontwikkeling Oostpolder en de uitrol van de projecten vanuit PAWOZ (aanlanding Wind op Zee). Je krijgt veel mee van wat er in onze gemeente gebeurt en werkt met veel verschillende collega’s samen. Dat maakt deze baan zo leuk! In deze baan ben je – samen met je collega’s – verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning.

Aan jou de taak om de programmamanagers van de deelprogramma’s Eemshaven+ zo goed mogelijk te ontzorgen. Dit doe je op inhoudelijk, secretarieel en administratief gebied. Je zorgt voor voorbereiding en ondersteuning van (af en toe avond) bijeenkomsten/vergaderingen door deze te organiseren, bij te wonen, actielijsten en/of korte bondige verslagen te maken en eventuele acties uit de bijeenkomst af te handelen.

Verder:

• heb je zicht op het proces rondom documenten voor besluitvorming en zorg je ervoor dat dit tijdig de goede route volgt;
• organiseren en coördineren van afspraken voor de deelprogramma’s, zodat iedereen op de hoogte is van vergaderingen en deadlines.
• beheer je digitale project en programmadocumenten en werk je met verschillende systemen voor het archief of besluitvormingsproces;
• werken met teams en bijdrage bij uitrollen MS365;
• beantwoord je telefoontjes en e-mails;
• beheer je de agenda’s en zorg je ervoor dat ze logistiek goed op elkaar aansluiten;
• zorg je ervoor dat planning en administratie up date date is en dat afspraken behaald worden;
• je bent het visitekaartje en primaire aanspreekpunt voor de deelprogramma’s voor wat betreft administratieve aangelegenheden waardoor een soepele en efficiënte samenwerking mogelijk wordt gemaakt;
• we werken zowel online als vanuit Winsum. Hybride werken kan vanaf werkplek thuis of andere locatie met flexibele werktijden; in overleg ben ook ‘s avonds inzetbaar;
• telt jouw mening! We horen dan ook graag van jou in welke werkzaamheden je knelpunten ziet of voor welke je verbetervoorstellen hebt.

Je bent een ondersteuner in hart en nieren! Het geeft jou energie om anderen volledig te ontzorgen. En dit doe je het liefst in een omgeving waar veel gebeurt. Je bent een prettige collega om mee samen te werken en je brengt een positieve bijdrage in het team. Jouw talent is om de ondersteuning te bieden vóórdat het jou gevraagd is. Je ziet waar jouw uitstekende organisatie- en planningsvaardigheden nodig zijn. Je hebt een flinke dosis doorzettingsvermogen en je bent creatief in jouw oplossingen. Je bent vernieuwend en niet bang om nieuwe wegen te bewandelen. Je communiceert helder en prettig, zowel mondeling als schriftelijk.

Verder:

• beschik je over (minimaal) een mbo werk- en denkniveau;
• heb je ervaring in een functie op het gebied van ondersteuning/secretarieel;
• ben je integer en kunt met vertrouwelijke informatie omgaan;
• heb je kennis van administratieve processen en procedures en ben je handig in het werken met digitale systemen zoals Join en Ibabs. Excel, Word en Powerpoint, MS365

Een hele leuke baan in een mooie gemeente! Je werkt in een team met een open en gezellige werksfeer! Bij ons krijg je de ruimte om jezelf te zijn, je te ontwikkelen en om jouw eigen ideeën in te brengen!
Verder krijg je onder meer:

• een arbeidsovereenkomst van 28 – 32 uur per week;
• een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, waarbij we eerst een jaarcontract aanbieden om te kijken of het jou en ons bevalt;
• een bruto voltijd salaris tussen de € 2.666,- en € 3.784,- (functieschaal 7); in 2024 ontvang je nog een extra salarisverhoging als gevolg van een nieuwe cao;
• bovenop dit salaris een flexibel arbeidsvoorwaardenbudget van 17,05%;
• naast het wettelijke verlof ook bovenwettelijk verlof omdat wij een goede balans tussen werk/privé belangrijk vinden;
• een ontwikkelbon om in te zetten voor jouw persoonlijke ontwikkeling;
• we werken zowel online als vanuit Winsum. Je kunt thuis of op een andere locatie met flexibele werktijden; in overleg ben ook ‘s avonds inzetbaar
• de mogelijkheid om lid te worden van een actieve personeelsvereniging met uitjes zoals een borrel, pubquiz, bowlen.

We hopen dat we jouw interesse hebben gewekt en kijken uit naar jouw reactie. Wil je eerst meer van ons weten? Je kunt dan gerust jouw vragen telefonisch stellen. Je kunt bellen met Eloise Suiveer, (programmamedewerker) 06-50 06 59 33 of Jeanet Korringa (teamleider) via 06-10 31 72 56.

Wil je direct solliciteren? Je kunt jouw cv en motivatiebrief versturen via het sollicitatieformulier op onze website. Dit kan tot en met 28 juli 2024. Op 30 juli 2024 gaan wij kijken naar de binnengekomen reacties en ontvang je bericht of je wordt uitgenodigd voor een gesprek op donderdag 1 augustus 2024, tussen 13.00 en 17.00 uur.

Ruimte is de kern van de ambitie van de nieuwe gemeente Het Hogeland. Spreekt ruimte je aan? Je leest er meer over in de Visie Ruimte!