Directiesecretaresse WIOO

Afdeling

Wenckebach Instituut voor Onderwijs en Opleiden (WIOO)

Werkomgeving

Het Wenckebach Instituut voor Onderwijs en Opleiden (WIOO) is het instituut van het UMCG dat zich richt op de professionele en persoonlijke ontwikkeling en opleiding van studenten en (toekomstige) medewerkers in de zorg. Vanuit de domeinen ‘Onderwijs’ en ‘Opleiden’ verzorgen we een breed aanbod aan opleidingen, bij- en nascholingen, trainingen en coaching en bieden we advies en begeleiding bij de innovatie van opleidingen en overige leer- en ontwikkeltrajecten.

Functiebeschrijving

Als directiesecretaresse ben je de rechterhand van het Dagelijks Bestuur (DB) van het Wenckebachinstituut voor Onderwijs en Opleiden (WIOO) en het eerste aanspreekpunt voor partijen die contact zoeken. Het betreft uiteenlopende contacten binnen het grote en complexe netwerk van Onderwijs en Opleiden van het UMCG. Naast de contacten binnen de betrokken organisaties UMCG en RUG gaat het om regionale, landelijke en internationale contacten. Je beheert complexe agenda’s, maakt actie- en besluitenlijsten en zorgt voor archivering van genomen besluiten.

Je verzorgt de tijdige informatievoorziening richting de DB leden, je stelt de juiste prioriteiten en bent in staat de werkzaamheden voor 2 tot 3 DB leden te managen. Je brengt structuur in de dag, beheert deadlines en speelt in op ad-hoc situaties. Je maakt onderdeel uit van een team van secretaresses dat wordt aangestuurd door een coördinator. Je werkt dedicated voor een aantal DB leden maar gezamenlijk heb je een verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van het bestuurssecretariaat. De secretaresses vangen pieken in de werkdruk op en vervangen elkaar bij afwezigheid. Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het Bedrijfsbureau WIOO.

"Ben je op zoek naar een uitdagende functie dan ben je bij het WIOO op je plek!
- Diversiteit aan taken: geen dag is hetzelfde;
- Professionele groei: ontwikkel jezelf in een omgeving die investeert in jouw talenten;
- Betrokken team: werk samen met gepassioneerde collega’s in een hecht en informeel team”

Aldus Bianca Dumitru, directiesecretaresse

Wat vragen wij

- Je hebt een HBO werk- en denkniveau.
- Je hebt minimaal 4 jaar ervaring in een soortgelijke functie in een omgeving van vergelijkbare omvang en complexiteit.
- Je bent in het bezit van een diploma directiesecretaresse, officemanagement of managementassistent.
- Je beheerst de Nederlandse en de Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt een zelfstandige werkhouding maar kan ook goed samenwerken.
- Onder snel veranderende omstandigheden blijf je gestructureerd werken en wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep doen op de dienstverlening kun je dat goed managen.
- Je zorgt ervoor dat zaken ordelijk en efficiënt kunnen worden afgewerkt.
- Je presenteert jezelfop een professionele wijze die overeenkomt met de wijze waarop de organisatie in- en extern gezien wil worden.
- Je kunt snel schakelen tussen verschillende onderwerpen, beleid en uitvoering.
- Bij het uitvoeren van de taken wordt een beroep gedaan op jouw flexibiliteit, creativiteit, regelvermogen, pro-activiteit en doortastendheid.
- Je handelt te allen tijde integer en discreet en kan omgaan met bestuurlijke verhoudingen.

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen. Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.

Wat bieden wij

We bieden je een uitdagende en verantwoordelijke baan in een professionele en lerende werkomgeving. Je krijgt een arbeidsovereenkomst 28,8 tot 36 uur per week voor een jaar met mogelijkheid tot verlenging. Je salaris bedraagt maximaal € 3.923,- bruto per maand (schaal 7), afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Meer informatie
Neem gerust contact met ons op:
- Irene van Ringen, manager bedrijfsvoering WIOO, telefoonnummer 06 5525 6124 of mail naar [email protected];
- Aranka van Bronkhorst, coordinator bestuursecretariaat WIOO, telefoonnummer 06 55 25 61 25 (bereikbaar vanaf 3 september) of mail naar [email protected].

Meer informatie

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 8 september 2024. Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Digitaal sollicitatieformulier