In het kort
Jij bent een kei in het ondersteunen van management? En je wilt bijdragen aan een bruisende en internationale onderwijswerkomgeving, waar zo'n driehonderd jonge muziektalenten zich optimaal kunnen ontwikkelen? Dan kan dit wel eens de volgende stap in jouw loopbaan zijn!
In deze uitdagende en veelzijdige rol ondersteun je zowel de Dean als de manager bedrijfsvoering van het Prins Claus Conservatorium (PCC). Een school met twee bachelor- en één masteropleiding waar toekomstmuziek klinkt. De leerroutes van de student staan centraal en de aansluiting bij het steeds veranderende werkveld, van muziekstudio en onderwijspraktijk, tot festival en concertpodium.
Jouw professionaliteit en proactieve werkhouding helpen je om de dagelijkse gang van zaken efficiënt te organiseren, waarbij je zelfstandig agendabeheer voert en vergaderingen voorbereidt. Jij bent de ogen en oren van het management binnen onze organisatie en zorgt ervoor dat je hun prioriteiten kent en begrijpt.
Naast de voor jou bekende werkzaamheden als managementassistent werk je daarnaast aan het structureren van informatievoorziening. Je bewaakt werkafspraken en doet proactief voorstellen om de gebruikersvriendelijkheid en efficiëntie te verhogen. Je ondersteunt bij de implementatie van MT-besluiten, bewaakt de voortgang en draagt bij aan oplossingen bij gesignaleerde knelpunten. Ook ondersteun je de vaste commissies, zoals de Studenten Medezeggenschapsraad en de Opleidings- en Examencommissie. Je vertegenwoordigt de Dean en het MT bij contacten met stafdiensten van de Hanze en het secretariaat van het College van Bestuur.
Wie zoeken we?
Je haalt veel voldoening uit het ondersteunen en ontzorgen van het management. Je maakt je kennis snel eigen en houdt overzicht op het totaal, waardoor je prioriteiten weet te stellen en de grote lijnen bewaakt. Je fungeert als spil naar de interne organisatie en naar externe netwerkpartners. Je bent standvastig en consequent en je communiceert duidelijk en diplomatiek. Je draagt bij aan een professionele werkcultuur, waarin werkplezier en collegialiteit belangrijk zijn.
Het Prins Claus Conservatorium is gevestigd aan de rand van de Groningse binnenstad. Een stimulerende werkomgeving, waar muziek klinkt uit alle hoeken en gaten. Je wordt onderdeel van het ondersteunersteam (18 collega's), met de manager bedrijfsvoering als leidinggevende. We zijn een betrokken en creatief team, gericht op samenwerken aan een goede dienstverlening. We staan opgesteld ter ondersteuning van de opleiding, docenten, studenten en het management en zorgen ervoor dat alles zo verloopt dat er optimaal lesgegeven kan worden. Een speerpunt voor de komende tijd is het optimaliseren van onze processen. Dat levert een uitdagende, dynamische werkomgeving op waarin je in je functie een belangrijke bijdrage aan gaat leveren.
- Ervaring in een rol als managementassistent
- Een opleiding heeft die daarbij past, op mbo+ of hbo-niveau
- Goede spreek- en schrijfvaardigheid in Nederlands en Engels
Net zo belangrijk vinden we de skills die je meeneemt, met deze 5 als belangrijkste:
Professionaliteit: Je werkt nauwkeurig en handelt altijd in het belang van de organisatie en het management. Je hebt een representatieve en proactieve werkhouding.
Stressbestendigheid: Je blijft kalm en gefocust, ook in een omgeving waar veel veranderingen plaatsvinden en waar emoties soms hoog kunnen oplopen.
Prioriteiten stellen: Je hebt het vermogen om hoofd- en bijzaken te onderscheiden en verantwoordelijkheden te identificeren en daar samen met het management op te focussen, waardoor deze optimaal ondersteund wordt.
Organisatiebewustzijn: Je begrijpt de dynamiek en de verschillende krachten in een organisatie in transitie en kunt hierop inspelen.
Samenwerken: Je werkt zelfstandig maar zoekt actief de samenwerking op. Je vertegenwoordigt het management richting samenwerkende partijen binnen en buiten de organisatie.
Herken je jezelf in 3 van deze skills, ook dan zien we je reactie graag tegemoet!
Een uitdagende functie in een inspirerende en informele omgeving bij een maatschappelijk betrokken organisatie.
Een dienstverband van 0.8 tot 1.0 fte. Startdatum is zo spoedig mogelijk. - Het betreft een structurele functie waarbij we in eerste instantie een jaarcontract bieden.
Schaal 8 (min. € 3.018,- en max. € 4.085,-), conform cao-hbo. Het salaris is bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Een vakantie-uitkering van 8% en een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%. Maximaal 53 verlofdagen op jaarbasis, en daarnaast kun je gebruik maken van duurzame inzetbaarheidsuren en thuiswerkfaciliteiten. De mogelijkheid om je voortdurend te professionaliseren via onze Hanze PL Academy.
Wil je meer weten over deze functie? Neem voor vragen contact op met Paul Nieman, manager bedrijfsvoering Prins Claus Conservatorium, telefoon 050-595 4660.
Een motivatiebrief schrijven is niet nodig. Naast je CV vragen we je in een begeleidende brief antwoord te geven op de onderstaande vragen.
- Wat spreekt je aan in de functie van managementassistent bij de Hanze?
- Hoe bepaal je welke taken voorrang krijgen en wat doe je om ervoor te zorgen dat deze op tijd worden afgerond. Geef een voorbeeld.
- Beschrijf een situatie waarin je onder hoge druk moest handelen. Hoe heb je je professionaliteit behouden en een representatieve en proactieve werkhouding aangenomen?
- Wat is voor jou optimaal samenwerken? Hoe werk jij samen met anderen en wat zoek jij in de samenwerking? Neem ons mee in je visie.
Sluitingsdatum is: 30-6-2024 - De eerste gespreksronde is op dinsdag 9 juli 2024. De tweede gespreksronde is op vrijdag 12 juli 2024.
- Wij vragen nieuwe medewerkers om bij indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te vragen. De kosten worden door de Hanze vergoed.
- Deze vacature is gelijktijdig intern en extern opengesteld. Medewerkers die werken bij de Hanze hebben voorrang op externe kandidaten.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Sluitingsdatum
