Secretaresse bestuur ICV

Afdeling

cluster API

Werkomgeving

Het cluster API is één van de clusters binnen de nieuwe organisatie van het UMCG. Het cluster biedt een dynamische werkomgeving die nog volop in ontwikkeling is en bestaat uit de afdelingen: Intensive care volwassenen, Anesthesiologie, Acute Zorg, en de bijbehorende faciliteiten zoals operatieve zorg organisatie, PACU, SEH, CDU, Pijncentrum en MMT. Binnen het cluster zijn meer dan 1600 mensen werkzaam in een zeer divers palet aan functies. Voor een ervaren secretaresse een inspirerende en ambitieuze omgeving.

Functiebeschrijving

Als secretaresse ondersteun je het dagelijks bestuur en managementteam van de afdeling ICV met diverse werkzaamheden op secretarieel en organisatorisch gebied. Je bent onderdeel van een groter team dat secretariële ondersteuning biedt aan de afdelingen binnen het cluster en werkt hier nauw mee samen.
- Je beheert de agenda’s van het afdelingshoofd en chef de clinique. Je zorgt dat nieuwe afspraken worden ingepland, beheert ze en bij annuleringen of wijzigingen maak je snel een nieuwe planning.
- Je bereidt vergaderingen van het dagelijks bestuur en management team voor en zorgt dat de bijbehorende documenten vlekkeloos de deur uit gaan. Daarnaast plan je vergaderingen in, reserveer je een ruimte en regel je de voorzieningen.
- Tijdens vergaderingen notuleer je en naderhand werk je deze uit. Daarbij focus je op hoofdzaken en actiepunten en zorgt voor opvolging in de diverse bestuurlijke en interne overleggen.
- Algemene werkzaamheden; zoals telefoon beantwoorden, ontvangst bezoek, plannen bijeenkomsten en het doen van bestellingen e.d.; regelen van facilitaire zaken en voorzieningen zoals catering, locaties en attenties.

Wat vragen wij

Enkele jaren ervaring op secretareel vlak en minimaal MBO+ niveau.
- Je kunt goed organiseren; je kunt je werk goed indelen en weet de uitstaande acties goed te managen en houdt bij het werken altijd het afdelingsbelang in het oog.
- Je kunt goed het overzicht bewaren, weet wat er er speelt en houdt hiermee rekening in het werk.
- Je hebt goede digitale vaardigheden; en weet alles van Microsoft Office waaronder Outlook en Teams.
- Je bent stressbestendig en effectief, ook onder druk, schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en stelt de juiste prioriteiten.
- Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen. Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.

Wat bieden wij

De functie biedt veel variatie en daagt je uit. Je krijgt een arbeidsovereenkomst 28 tot 32 uur per week voor een jaar met uitzicht op een vast contract en huidige collega’s met vast contract zijn ook welkom. Je salaris bedraagt maximaal € 3.923,- bruto per maand (schaal 7), afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met:

Nella Groenewegen 06 5525 6049
n.a.groenewegen@umcg.nl

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 18 juni 2024. Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Digitaal sollicitatieformulier