Griffiemedewerker

Zoek jij een spilfunctie waarin je zelfstandig én vanuit een klein team aan de slag gaat? En zorg jij er graag voor dat alles op rolletjes loopt, ook als het hectisch is? Dan ben jij precies de persoon die wij zoeken voor de functie van griffiemedewerker!

Hier werk je aan mee
De griffie van de gemeenteraad bevindt zich midden in het politiek bestuurlijke speelveld waar geen dag hetzelfde is. Binnen de griffie ben je een schakel tussen de gemeenteraad en de samenleving, de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders en de ambtelijke organisatie. Daarnaast is de griffie verantwoordelijk voor het regisseren van de besluitvormingsprocessen.

Het werk van de griffie kenmerkt zich door routine én reuring. Er zijn vaste vergaderritmes, maar het is vaak onvoorspelbaar wat dit aan voorbereidingen vraagt en welke werkzaamheden daar nog uit voortvloeien.

Hier ga jij je mee bezig houden 
De gemeenteraad is het hoogste orgaan binnen de gemeente. De raadsgriffie verzorgt alles wat nodig is om de vergaderingen en de besluitvorming van de gemeenteraad en de raadscommissies voor te bereiden en goed te laten verlopen, waaronder de verspreiding van de daarvoor benodigde stukken.

Als griffiemedewerker ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor de administratieve, secretariële en organisatorische ondersteuning voor de griffie en de gemeenteraad. Jouw andere belangrijke taken? Wij zetten ze graag voor je op een rij:

• eerstelijns vraagbaak voor inwoners, gemeentelijke collega’s, gemeenteraadsleden en hun medewerkers;
• contact houden met betrokken partijen en ondersteunen bij de audio visuele faciliteiten voor raadssessies;
• agenda’s, stemmingen en moties voorbereiden en bijhouden in het RaadsInformatiesysteem (RIS);
• ondersteuning bij en voorbereiding en afhandeling van raadsactiviteiten en bijeenkomsten;
• aanmaken, bewerken en versturen van de digitale nieuwsbrief;
• zorgdragen voor diverse faciliteiten voor raadsleden en fractiemedewerkers;
• contact houden met diverse partijen t.b.v. planning en streaming;
• zorgdragen toegangspassen (RIS);
• database (Access) bijwerken;
• administratie in Excel bijhouden.

Hier kom je te werken 
In jouw rol als medewerker van het griffiebureau maak je onderdeel uit van een team van 11 collega’s dat de gemeenteraad ondersteunt. Samen met je drie directe collega’s werk je in het hart van de lokale democratie. Door raads- en commissievergaderingen voor te bereiden, insprekers te faciliteren en werkbezoeken te organiseren, ondersteun je de gemeenteraadsleden en de commissieleden. En wees gerust: al die mensen kun je gewoon met de voornaam aanspreken, want er heerst een informele sfeer. Jouw dienstverlenende instelling komt in ons kleine team verder goed van pas. Je bent politiek-sensitief, betrokken en flexibel(raadsleden werken nou eenmaal ook in hun vrije tijd).

Hier staan wij voor
Of je nu je handen uit de mouwen steekt voor de mensen van vandaag, of nadenkt over het Groningen van morgen, jouw werk doet ertoe. Hier doe je zinvol werk, met zichtbaar resultaat, voor al onze inwoners. Hier gaan we voor een gezonde omgeving om veilig op te groeien. Een sociale en groene plek waar mensen werken, leven en ondernemen. Een gemeente die vooroploopt in duurzame groei. Hier krijg je alle ruimte. Ruimte om jezelf te zijn, om jezelf uit te dagen en om zinvol werk te doen. Dat is niet altijd eenvoudig, maar altijd interessant. Want we doen het voor onze inwoners. 

Hier herken jij je in 
Als griffiemedewerker ben jij goed in het plannen en organiseren van taken. Je kunt doelen stellen, prioriteiten bepalen en vervolgens op een efficiënte manier te handelen. Betrouwbaarheid en integriteit zijn belangrijke waarden voor jou, en je gaat vertrouwelijk om met informatie. Je werkt nauwkeurig met gegevens en bent een teamspeler die graag samenwerkt en bijdraagt aan het succes van het team.

• een afgeronde mbo-4 opleiding;
• (ruime) werkervaring in een vergelijkbare functie;
• digitale vaardigheid en ervaring: gevorderde kennis van het MS Office-pakket en Windows en vaardig met PC en programma’s in het algemeen;
• Ervaring – bereidheid te leren omgaan met ons audiovisueel vergadersysteem;
• Beschikbaarheid op -in ieder geval- woensdag(avond), donderdag en vrijdag;
• Kennis van en/of interesse in de politiek – het openbaar bestuur.

Hier kun je op rekenen

• afhankelijk van opleiding en ervaring: een salaris van maximaal € 4.244,- bij een fulltime dienstverband (functioneel schaal 8, HR21 normfunctie medewerker gegevens III); Op basis van uitbreiding van het takenpakket loopt er op dit moment een traject voor herwaardering van de functie;
• een jaarcontract met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; 
• een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris waarbij je kunt kiezen voor een jaarlijkse of maandelijkse uitbetaling; 
• een werkweek van 24 – 32 uur, met keuze om ADV op te bouwen en de mogelijkheid om eigen werktijden te kunnen indelen en deels thuis te werken; 
• we hebben een actieve jongerenvereniging voor ambtenaren tot en met 36 jaar en uiteraard een personeelsvereniging;  
• de mogelijkheid tot persoonlijke groei via ons digitale forum ‘Groningen leert’; 
• een telefoon, iPad of een laptop. 

Hier beginnen? 
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kun je contact opnemen met Josine Spier, raadsgriffier, telefoonnummer 06 21407293.

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Esther Sternsdorff, corporate recruiter, op het telefoonnummer 06-25534432 (ook via WhatsApp bereikbaar).

Reageren kan tot en met 6 juni 2024 via de sollicitatiebutton onderaan de vacature.

Meteen na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild. Het kan voorkomen, dat je correspondentie van de gemeente Groningen met betrekking tot deze vacature in je ‘ongewenste items’ (SPAM-box) terecht komt. Check je SPAM-box daarom regelmatig.

Deze vacature wordt extern opengesteld waarbij, voorrangs- en interne kandidaten van de gemeente Groningen voorrang hebben.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld in verband met vaste samenwerkingspartners. 

#LI-ES1