Directieassistent

Als directieassistent verricht je proactief op secretarieel en organisatorisch vlak ondersteunende werkzaamheden. Je plant de afspraken en bewaakt de mail en agenda van de directeuren. In het geval van calamiteiten maak je als logger onderdeel uit van het Calamiteitenteam. Je redigeert teksten en stelt op basis van steekwoorden documenten op. Je verricht secretariële werkzaamheden, waaronder al het telefoon en mailverkeer. De correspondentie verzorg je vlot en je organiseert de vergaderingen. Tijdens vergaderingen notuleer je snel de essentie en je bent als eerste aanspreekpunt zichtbaar voor de belangrijkste stakeholders van de directieleden. Ook medewerkers en externen zien jou als rechterhand van de directeur.

Je vormt een team samen met je collega directieassistent en de bestuursassistent. Samen vallen jullie onder het Stafbureau, de bestuurssecretaris is je leidinggevende. Je focus ligt voornamelijk op het ondersteunen van een aantal leden van ons directieteam, maar vanzelfsprekend ben je flexibel binnen het team en help je elkaar waar mogelijk.

• Je bent daadkrachtig, organisatie-sensitief en beschikt over uitstekende sociale vaardigheden;
• Je werkt systematisch en accuraat en volgens de (gewenste) procedures;
• Je werkt graag samen, maar kunt ook goed zelfstandig werken;
• Je kunt efficiënt plannen en prioriteiten inschatten;
• Je bent positief, klantvriendelijk en beschikt over voldoende doorzettingsvermogen;
• Je kunt snel schakelen tussen de verschillende werkzaamheden en disciplines;
• Je neemt een leuke dosis humor mee.

Wat breng je mee?

• Minimaal een secretariële opleiding op MBO niveau met ervaring in de rol van directiesecretaresse/directieassistent;
• Uitstekende digitale en communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als in geschrift;
• Gedegen kennis van MS Office 356, kennis van iBabs is een pré.

Bij Oosterlengte werken bijna 2.000 medewerkers die samen invulling geven aan passende ondersteuning aan mensen in Oost-Groningen in een kwetsbare fase van hun leven. We bieden deze ondersteuning bij cliënten thuis en in elf verpleeghuizen, waaronder een expertisecentrum. Onze visie is dat we elkaar horen, zien en waarderen.

We vinden dit cruciaal om goede zorg voor onze cliënten te kunnen leveren. Het betekent dat wij liefdevolle aandacht hebben voor wat voor iemand echt telt. We zoeken daarbij maximaal aansluiting bij wie de ander is. De kernwaarden die daar voor ons bij horen, zijn: deskundigheid, eigenaarschap, verbinding en aandacht.

Binnen Oosterlengte werken er een kleine 20 collega’s binnen het Stafbureau. Hieronder vallen, naast het secretariaat, projectleiding, klachtenfunctionaris, ambtelijk secretarissen, communicatie en kwaliteit.

• Een uitdagende en afwisselende functie binnen in een zorgorganisatie die bouwt aan haar toekomst;
• Een dynamische omgeving met betrokken, enthousiaste collega’s en waar werkplezier belangrijk is;
• De ruimte om jouw ervaring als professional volledig tot zijn recht te laten komen;
• Ruimte om jezelf te ontwikkelen;
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar, die bij wederzijdse tevredenheid omgezet wordt in een vast dienstverband;
• Een contract voor 28 – 32 uur per week;
• Werkdagen in overleg;
• Arbeidsvoorwaarden op basis van de cao VVT, inschaling in FWG 40;
• Naast o.a. een goede pensioenregeling en eindejaarsuitkering ook een bedrijfsfitnessplan, fietsplan en een fiscale uitruilregeling voor reiskosten.

Ben jij de directieassistent die wij zoeken? Dan gaan we graag met jou in gesprek! Je kunt tot 21 april 2024 online solliciteren. De sollicitatiegesprekken staan vooralsnog gepland op donderdagochtend 25 april.

Wil je meer weten? Aarzel dan niet om contact op te nemen met Erik Timmer (bestuurssecretaris) via telefoonnummer 06-49324005.

Het verstrekken van een actuele Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is onderdeel van de aanstellingsprocedure. De kosten hiervan worden vergoed.