Coördinator Serviceloket

Functie omschrijving

Binnen het Serviceloket vervult de coördinator een spilfunctie als het gaat om productie – zowel met betrekking tot de kwaliteit en de kwantiteit. Binnen het team worden werkzaamheden verricht ten behoeve van een drietal regelingen die het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) uitvoert, te weten:

1. Regeling schadeafhandeling.
2. Regeling Waardedaling.
3. Regeling Immateriële Schade.

De werkzaamheden binnen de afdeling / het team worden uitgevoerd op basis van beschikbare protocollen en verschillende criteria. Voor het Serviceloket betekent dit dat binnen de kwaliteitscriteria van onder anderen tijdigheid en beschikbaarheid de aanvrager(s) goed te woord worden gestaan.

Als coördinator Serviceloket lever je een bijdrage aan de kwaliteit van de dienstverlening. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor de dagelijkse aansturing van het team, voor zowel de kwaliteit als de kwantiteit van de productie. Daarnaast motiveer je de medewerker om hierin zelf verantwoordelijkheid te nemen.
Je belegt verantwoordelijkheden daar waar ze horen en weet medewerkers in hun kracht te zetten. Dit alles doe je door oprechte aandacht te hebben voor de medewerker én de burger, realistisch te zijn in je verwachtingen, daadkrachtig op te treden wanneer hierom wordt gevraagd en altijd gericht te zijn op samenwerking.

De coördinator kent alle processtappen en activiteiten binnen KCDV op hoofdlijnen. Je bent op de hoogte van de processen die het Serviceloket raken en je kent de werkzaamheden van de medewerkers. Daardoor weet je door te verwijzen naar de juiste personen of afdelingen en ben je in staat om collega's passend in te zetten voor een goede en efficiënte afhandeling van taken en werkzaamheden. Je komt met oplossingen voor vraagstukken waarin de standaard werkwijze niet voorziet door analyse op de het vraagstuk, de impact op de uitvoering en juridische kaders.
Als coördinator bent het eerste aanspreekpunt als het gaat om het welzijn van de medewerkers van het Serviceloket en ben je bewust van het feit dat juiste aandacht ontwikkeling stimuleert. De coördinator zorgt ervoor dat alle medewerkers van het Serviceloket, inclusief overhead en teammanager, op de hoogte zijn van belangrijke ontwikkelingen die zich binnen het team afspelen of ontwikkelingen van buitenaf die de werkzaamheden van het team raken.

Daarnaast adviseer je de teammanager(s) met betrekking tot uitvoeringsvraagstukken, zowel voor het team en als onderdeel in de gehele keten (en dus met opvolgende ketenpartners).

Binnen jouw rol als coördinator heb je de volgende taken:

• Je bent in contact met externe partijen, maakt afspraken en bewaakt ook hierbij de kaders en belangen van zowel het team als IMG. Ook eventuele belangentegenstellingen m.b.t. beleid en uitvoering los je op, gezamenlijk met de stakeholder.
• Je neemt actief deel in werkgroepen, spart met ketenpartners en overtuigt waar noodzakelijk. Daarnaast bewaak je daarbij de kaders en belangen. Eventuele spanningsvlaken los je op.
• De belangrijkste schakel in de samenwerking tussen (Senior) medewerkers Serviceloket, Praktijkbegeleiders, WFM en de Adviseur Klantcontact.
• Verantwoordelijk voor een goede verdeling van de werkpakketten van de medewerkers binnen de afdeling. Je weet hiervoor op het juiste moment te schakelen met WFM voor een optimale bezetting en je schakelt op het juiste moment de Praktijkbegeleiders in voor het opleiden van de medewerker;
• Draagt zorg voor de functionele aansturing van de medewerkers en zorgt ervoor dat men zijn werk kan doen.
• Stelt prioriteiten vast, regelt de personele bezetting en zoekt oplossingen bij procesmatige en praktische knelpunten.
• Initieert en coördineert het inwerken en de begeleiding van nieuwe medewerkers bij hun werkzaamheden.
• Draagt zorg voor het direct afhandelen van spoedeisende zaken.
• Verzoekt op het juiste moment cijfermatige en andere administratieve gegevens bij WFM en levert hier waar nodig input voor.
• Levert informatie aan voor ontwikkelgesprekken.

Functie-eisen

Verder vragen we het volgende:

• Je hebt een afgeronde Hbo-opleiding (master) in een relevante richting.
• Ervaring in de rol van coördinator (of vergelijkbaar) waarbij je verantwoordelijk bent voor de dienstverlening en de resultaten.
• Ervaring in projecten waarbij nieuwe processen zijn geïmplementeerd of bestaande processen zijn aangepast.
• Ervaring met het samenwerken binnen interdisciplinaire teams.
• Ervaring met het schrijven van memo's, notities, etc.
• Kennis en toepassing van de PDCA-cyclus en de LEAN-methode.

Arbeidsvoorwaarden

Salaris: €3091,- tot €4921,- bruto per maand
Dienstverband: Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Uren per week: 32 tot 36 uur per week

Overige arbeidsvoorwaarden

Werken is meer dan een loonstrook. Je zoekt uitdaging, je hebt idealen en je wilt iets betekenen voor de wereld. En als het even kan wil je een bijdrage leveren aan het welzijn van andere mensen. Werken bij het IMG betekent dat je aan jouw ambities invulling mag gaan geven.

Naast een goed salaris krijg je:

144 vakantie-uren.
64 extra vrije uren (IKB-uren).
Vergoeding van je reiskosten voor woon-werkverkeer en/of een ov-kaart.
Vergoeding van dienstreizen per trein op basis van 1e klas.
Thuiswerkmogelijkheden en vergoeding van je thuiswerkplek.

Daarnaast krijg je bij het IMG een individueel keuzebudget (IKB) van 16,37% boven op je maandsalaris. Met een individueel keuzebudget kun je jouw salaris aanvullen of extra vrije dagen inkopen. Ook is het mogelijk om met het budget fiscaal voordelig producten of diensten aan te schaffen. Denk aan een fiets, fitnessabonnement, inrichting van je thuiswerkplek of studie en opleiding. Ook kan je het IKB-budget inzetten om je woning te verduurzamen.
Op het Instituut Mijnbouwschade Groningen is de cao van het Rijk van toepassing. Kijk voor meer voordelen van werken voor het Rijk op www.caorijk.nl

Bijzonderheden

Herplaatsingskandidaten en verplichte van werk naar werk kandidaten niet zijnde van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit dienen een aanwijzingsbesluit van het bevoegd gezag toe te voegen aan de sollicitatie.

Na sluitingsdatum zal de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG)

Het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) handelt de schade af die is ontstaan door beweging van de bodem als gevolg van de gaswinning uit het Groningenveld en de gasopslag Norg. Dit doen we door onafhankelijk te besluiten over aanvragen tot vergoeding van schade. Dit kan gaan om fysieke schade aan gebouwen en objecten, waardedaling van woningen en immateriële schade. Lees meer over het IMG.

Werken bij het IMG betekent dat je bijdraagt aan oplossingen binnen een complexe maatschappelijke context. We weten waarvoor we het doen: het helpen van Groningers en Drentenaren bij aardbevingsschade. Of je nu zaakbegeleider, ICT-er, jurist, of bouwkundig adviseur bent; je kan echt iets betekenen voor mensen.

IMG/KCDV/Team Serviceloket 2

De afdeling KCDV is de verbinding tussen de individuele aanvrager en het IMG. Medewerkers van KCDV zijn ‘het gezicht’ van het IMG.

KCDV voert de regie op een goede uitvoering, monitoring en optimalisatie van de klantcontacten in het hele proces van aanvraag tot en met besluit. De afdeling zorgt daarnaast voor het inwinnen, registreren en verwerken van gegevens die nodig zijn voor de behandeling van aanvragen voor schadevergoedingen.

Binnen de afdeling zijn er verschillende onderdelen opgenomen die er, samen met de rest van de keten, voor zorgen dat de aanvrager zo goed mogelijk wordt bediend. De KCDV bestaat uit meerdere teams: Serviceloket, Planning, Zaakbegeleiding en Werkvoorbereiding. Binnen de afdeling KCDV zijn 250 medewerkers werkzaam.

Reageer op deze vacature