Secretaresse

Missie van het WERKbedrijf

 “Steeds meer mensen aan het werk door het bij elkaar brengen van vraag en aanbod”  

Ons werkveld

Het WERKbedrijf is één van de vijf divisies van UWV die zich onder andere bezighoudt met publieke arbeidsbemiddeling, re-integratie, ontslag- en werkvergunningen. Dit doen we samen met gemeenten, werkgevers en uitzendbureaus.

Onze klant 

Onze klanten zijn werkzoekenden en werkgevers. Werkzoekenden ondersteunen we bij het vinden van werk. Wij bieden deze ondersteuning vooral via online dienstverlening (werk.nl en de Werkmap). Wanneer onze klant een grote afstand tot de arbeidsmarkt heeft, bijvoorbeeld omdat hij een ziekte of handicap heeft, bieden wij extra ondersteuning. Voor klanten die problemen ondervinden met de online dienstverlening, bieden we inloopmiddagen.

Werkgevers ondersteunen we met informatie, voorzieningen en bij het vinden van geschikt personeel. Zij kunnen gebruik maken van onze digitale dienstverlening via werk.nl of van bemiddeling via de WerkgeversServicepunten. We onderzoeken trends en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Deze arbeidsmarktinformatie draagt bij aan een snelle en efficiënte match van vraag en aanbod. Daarnaast behandelen wij aanvragen voor ontslag- en werkvergunningen.

De Functie

Als secretaresse ben je de vraagbaak voor zowel het management als de medewerkers van de vestigingen. Door jouw proactieve administratieve en secretariële ondersteuning aan het operationeel management, draag je bij aan het realiseren van de doelstellingen van het rayon. Daarbij vervul je een belangrijke spilfunctie.

Als secretaresse verricht je een breed scala aan werkzaamheden. Dagelijks komen er veel ad hoc verzoeken binnen, waarbij je continue prioriteiten stelt. Hoewel klantgerichtheid een hoge prioriteit heeft, is de secretaresse vooral degene die het management in staat stelt om snel en efficiënt te werken en resultaat te behalen voor de klant; het is jouw verantwoordelijkheid om het management van het rayon hierin optimaal te faciliteren.

Als secretaresse heb je veelvuldig klantcontact, intern binnen UWV op alle niveaus en waar nodig ook met externe partijen.

Jouw kerntaken zijn:

  • Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het operationeel management

  • Je begrijpt en je vertaalt de klantvraag van het management en de adviseurs in concrete uitvoerbare acties

  • Je handelt digitale en fysieke correspondentie, zo veel als mogelijk, zelfstandig af en houdt daarbij rekening met prioriteiten en planning

  • Je plant, bereidt voor en notuleert indien gewenst vergaderingen en bewaakt daarbij de actiepunten

  • Je verricht ondersteunende administratieve werkzaamheden op het terrein van archivering, personeelsadministratie, voorraad- en inventarisbeheer en autorisatiebeheer

  • Je verzamelt en stroomlijnt informatie en zet dit door naar managers en medewerkers

  • Je zorgt voor juiste archivering en toegankelijkheid van de informatie

  • Je verzorgt agendabeheer van operationeel managers en plant daarbij afspraken, organiseert bijeenkomsten

    en boekt vergaderruimtes

  • Je controleert en bewaakt facturen en verzorgt bestellingen zoals bedrijfsmiddelen, lunches, bloemen etc.

  • Je draagt bij aan de kwaliteitsverbetering van administratieve processen en doet daartoe verbetervoorstellen 

Profiel

Je bent zelfstandig, assertief en daadkrachtig en je hebt een dienstverlenende, klantgerichte, proactieve en betrokken instelling. Je houdt van aanpakken, bent flexibel en weet goed en op het juiste moment prioriteiten te stellen. 

Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift. Je bent goed ingevoerd in de functie en je zorgt ervoor dat je op de hoogte bent van de materie waarmee management en medewerkers zich bezig houden. Je kunt zelfstandig en snel de onder jouw verantwoording vallende werkzaamheden oppakken en je verbetert werkprocessen waar nodig.

Functie-eisen:

  • MBO werk- en denkniveau

  • Het is een pré als je beschikt over aantoonbare ervaring als secretaresse

  • Je kunt goed omgaan met geautomatiseerde systemen

  • Je hanteert informatie zorgvuldig en bent integer 

Naast de algemene UWV kerncompetenties die voor elke medewerker gelden (samenwerken, klantgerichtheid en resultaatgerichtheid) beschik je over de volgende competenties:

  •  Plannen & Organiseren

  • Sensitiviteit

  • Kwaliteitsgerichtheid

  • Luisteren