Stafassistent UMCG Bouwt 2035

Afdeling

UMCG Bouwt 2035

Werkomgeving

Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is één van de UMC’s in Nederland en de grootste werkgever van Noord-Nederland (13.000 medewerkers). Het UMCG staat de komende 15 jaar voor een grootschalige uitbreidings- en vernieuwingsopgave. De gebouwen zijn verouderd en zijn toe aan een mid-life update. Om de kwaliteit van onze kerntaken (zorg, onderzoek, onderwijs) te kunnen blijven bieden moeten we moderniseren. Hiermee zorgt het UMCG ervoor dat zij voldoet aan de huidige en toekomstige behoeften van zowel patiënt als aanbieder van (medische) zorg, én als werkgever voor het creëren van een moderne en fijne werkomgeving. De werkzaamheden worden de komende jaren gefaseerd uitgevoerd en zijn ondergebracht in het nieuwe organisatieonderdeel UMCG bouwt 2035 (UB35).

Projectkenmerken
Tot het masterplan UMCG behoren (in hoofdzaak) het Universitair Centrum voor Psychiatrie, Operatiecomplex, Tijdelijk Operatiecomplex, Centrum voor Acute Zorg, Intensive Care, Ouder Kind Centrum, Laboratorium, Radiotherapie, Beddenhuizen, Kantoren, Facilitaire-, Verkeers- en Overige ruimten.

Organisatieonderdeel UMCG Bouwt 2035
Het organisatieonderdeel UMCG Bouwt 2035 maakt in overleg met de gebruikers een masterplan dat verder wordt uitgewerkt in een ruimtelijk Programma van Eisen met daarbij een structuurontwerp, om aan te geven waar wat zal worden gesitueerd rekening houdend met alle interne verschuivingen. Er wordt namelijk maar beperkt bijgebouwd. Daarbij behoren uiteraard ook de technische, financiële en kwalitatieve kaders. Na vaststelling hiervan en goedkeuring door de Raad van Bestuur wordt aangevangen met het ontwerpproces ter voorbereiding op het realisatie proces. Kortom een complex werkveld door de vele projecten, de vele processtappen en vele onderlinge raakvakken en afhankelijkheden.

Om dit op een goede manier te realiseren zijn wij op zoek naar een: stafassistent

Functiebeschrijving

Grondhouding binnen UMCG Bouwt 2035
UMCG Bouwt 2035 zoekt collega’s die zichzelf herkennen in de navolgende set generieke gedragsregels, attitudes en vaardigheden:
- na een periode van dialoog, het uitdragen van een positieve houding ten opzichte van vastgesteld beleid;
- oplossingsgericht denken;
- de bereidheid om buiten het directe takenpakket rollen te vervullen in het belang van de gehele opgave van het masterplan;
- het centraal stellen van de beheersbaarheid van het proces en het project;
- het halen van doelen binnen de afgesproken kaders (TGK);
- het tijdig signaleren van echte problemen en het aandragen van oplossingen daarvoor;
- op samenwerking gerichte houding, elkaar “vasthouden” als het lastig wordt en behoeden voor missers;
- tijdig escaleren in geval van spanningen en problemen;
- het op peil willen houden van de vakkennis en werken aan de persoonlijke ontwikkeling.

Wij zijn op zoek naar een stafassistent voor de directie en het MT van het onlangs opgerichte organisatieonderdeel UMCG Bouwt 2035 (UB35). In een drukke en hectische werkomgeving ben jij diegene die het overzicht bewaart. Je hebt aan een half woord genoeg en voelt naadloos aan waar de prioriteiten liggen. Je biedt structuur in agenda’s en mails en werkt brieven en memo’s verder uit en zorgt ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien.

Naast je werkzaamheden voor de directie en het MT van UB35 is een onderdeel van je takenpakket deelname aan het Kaderteam en heb je een rol bij het uitvoeren van het communicatieplan. Binnen het Kaderteam worden de randvoorwaarden en kaders voor de projecten uitgewerkt en waar nodig geactualiseerd. Hiervoor maak je beleidsstukken of werk je deze op basis van aangeleverde informatie verder uit of past ze aan. Verder bereid je samen met de voorzitter de agenda voor de bijeenkomsten voor en stuur je op planning en voortgang van de lopende werkzaamheden.

Ander onderdeel van je takenpakket is de (mede) uitvoering van het communicatieplan UMCG bouwt. Dit plan gaat over de communicatiestrategie voor de bouwprojecten in het UMCG. Het is een blauwdruk voor hoe het UMCG de komende jaren gaat communiceren over de diverse bouwprojecten op de Healthy Ageing Campus en in Haren (Centrum voor Revalidatie Beatrixoord). Het gaat onder andere over de concrete bouwcommunicatie: wat wordt waar (ver)bouwd, hoe komt het er uit te zien, is er overlast, wanneer start/gereed. De bouwcommunicatie volgt het ritme van de planning van de bouwprojecten. Voor de communicatie over de bouwprojecten werken we met een vaste set aan standaard communicatiemiddelen verdeeld over de kanalen online en offline (fysiek op locatie).

De dagen zijn nooit hetzelfde en vragen veel improvisatievermogen. Je bewaakt de doorlooptijd van de uitstaande acties en stuurt hier actief op. Je bent organisatorisch en taalkundig sterk en zeer zorgvuldig. Je houdt ervan overzicht te bewaken. Je weet precies wat er gedaan moet worden en geeft duidelijk aan welke informatie je daarvoor nodig hebt. Je bent flexibel, proactief, resultaatgericht, sociaal en gezellig. Je wordt blij van: korte lijnen, hard werken, een goede teamspirit en het bereiken van het beste resultaat. Ook heb je een enorme dosis positieve energie en ben je niet snel uit balans te brengen als je dag anders verloopt dan je van tevoren had gedacht.

Plaats in de organisatie
Je valt hiërarchisch onder de manager Ondersteuning, aan wie je ook aan rapporteert. Ondersteuning is de afdeling binnen UMCG Bouwt 2035 die ervoor zorgt dat de projecten goed kunnen worden uitgevoerd, zowel voor de zorg als voor de bouw. Andere aandachtsgebieden binnen de afdeling naast coördinatie/planning/bouwlogistiek zijn onder andere inkoop/aanbestedingen van adviseurs en aannemers, contractmanagement, BIM, integraal projectmanagement, kwaliteit management systeem, secretariële ondersteuning en communicatie. Je werkt nauw samen met andere organisatieonderdelen die input leveren om een goede coördinatie te realiseren.

Wat vragen wij

- Je hebt een HBO werk- en denkniveau aangevuld met een (directie)secretaresseopleiding en je hebt ervaring in een vergelijkbare functie.
- Je bent alert op signalen vanuit de organisatie en gaat hier op adequate wijze mee om.
- Je bent flexibel en kunt gemakkelijk ‘schakelen’.
- Je kunt zowel goed zelfstandig als in teamverband samenwerken, waarbij het gaat om het gemeenschappelijk resultaat.
- Je bent proactief, accuraat en representatief.
- Je kunt hoofd- en bijzaken goed onderscheiden.
- Je hebt uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
- Je beschikt over goede contactuele en sociale eigenschappen.
- Je hebt ervaring met MS Projects en overige reguliere MS-software.
- Ervaring met website/app- beheer en/of fotografie is een pre.
- Een goede beheersing van de Engelse taal is een pre.

Vaardigheden
- organisatiesensitief, betrokken, sterk gericht op samenwerken;
- analytisch en zeer gestructureerd kunnen werken;
- oplossingsgericht en nieuwsgierig, komt met voorstellen voor praktische oplossingen;
- communicatief zeer vaardig;
- stabiliteit en standvastigheid in een uitdagende werkomgeving;
- veranderingsbereid en een flexibele werkhouding.

Wat bieden wij

Wij bieden een boeiende werkomgeving met gemotiveerde collega’s en de kans om je verder te ontwikkelen op een zeer interessante plek in het UMCG. Wij komen graag met jou in contact.

Het betreft een arbeidsovereenkomst voor 32-36 uur per week voor de duur van één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband. Het salaris bedraagt maximaal € 3.787,- bruto per maand (schaal 8) afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met:

Martin Gordeau telefoonnummer 06 2564 7603

Jan Olthof telefoonnummer (050) 361 2705

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 17 mei 2022. Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Digitaal sollicitatieformulier