Bestuurssecretaresse

Ter uitbreiding van het bestuurssecretariaat zijn wij op zoek naar een Bestuurssecretaresse. Het bestuurssecretariaat bestaat momenteel uit een Bestuurssecretaris en een Bestuurssecretaresse. In deze functie verricht je werkzaamheden ter ondersteuning van de Bestuurssecretaris en bied je secretariële ondersteuning bij de overleggen met de verschillende gremia (RvT, GOR, CCR) en het managementteam van de Tintengroep (Het Tintenteam). Daarnaast ondersteun je de manager Strategie en Beleid in de dagelijkse gang van zaken op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Het gaat om een functie van gemiddeld 28 uur per week.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt de Bestuurssecretaris met agendabeheer en secretariële werkzaamheden en je biedt secretariële ondersteuning bij overleggen met verschillende gremia (RvT, GOR, CCR) en het Tintenteam. Zo plan je afspraken, stel je agenda's op en bied je ondersteuning bij het voorbereiden van vergaderstukken. Tevens notuleer je bijeenkomsten van de Raad van Toezicht, de bijbehorende commissies en het Tintenteam. Je maakt verslagen en/of samenvattingen en je neemt acties die nodig zijn om de voortgang van de gemaakte afspraken te bewerkstelligen. Tevens verzorg je de correspondentie richting de GOR en CCR. Samen met de Bestuurssecretaris bewaak je de governance en compliance richtlijnen. Voor de manager Strategie en Beleid beheer je de agenda, plan je afspraken, prioriteer je e-mails en houd je het overzicht. Naast secretariële ondersteuning bied je ondersteuning in werving en selectieprocedures, bij de organisatie van congressen en keur je werkstromen en facturen goed. Kortom, een veelzijdige baan!
Wie ben jij?
Je bent een enthousiaste en gedreven collega met een proactieve houding en hands-on mentaliteit. Je vindt het leuk om in een dynamische omgeving te werken, bent gewend om onder tijdsdruk te presteren en je weet dat geen dag hetzelfde is. Je bent dan ook stressbestendig, flexibel en straalt rust uit. De donderdag is een vaste werkdag, de overige dagen zijn flexibel in te vullen mede afhankelijk van de agenda’s van de verschillende gremia. Door jouw ervaring heb je een grote mate van zelfstandigheid en daarnaast een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent iemand die steeds een stap vooruitdenkt, snel schakelt en aanpakt. Door jouw gestructureerde manier van werken weet jij overzicht te creëren en te bewaken, je hebt dan ook het talent om jouw werk goed te organiseren. Je werkt nauwkeurig, bent oplettend en hebt een resultaatgerichte manier van werken. Daarnaast heb je uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden voor het communiceren op verschillende niveaus.

Wat neem je mee?

  • Hbo werk- en denkniveau
  • Een afgeronde secretaresseopleiding en/of officemanagementopleiding
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie op verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie
  • Minimaal een aantal jaren ervaring in een soortgelijke functie op bestuursniveau
  • Nauwkeurigheid en integriteit bij het op de juiste wijze verwerken van een diversiteit aan (vertrouwelijke) gegevens
  • Ervaring met complex agendabeheer
  • Stressbestendigheid, je kunt omgaan met piekbelasting en weet prioriteiten te stellen
  • Flexibiliteit, je bent bereid om zo nu en dan in de avond te werken
  • Omgevingsgerichtheid
  • Analytisch vermogen
  • Affiniteit met maatschappelijke vraagstukken/ sociaal werk is een pré

Wat krijg je ervoor terug?

  • Een ontwikkelingsgerichte en ondernemende organisatie die haar medewerkers de kansen en de ruimte biedt om zich te blijven ontwikkelen
  • Een afwisselende functie binnen een organisatie die volop in beweging is. Binnen onze open bedrijfscultuur is veel ruimte voor initiatief en ideeën – enthousiast meedenken wordt altijd gewaardeerd
  • Een arbeidsovereenkomst per maart voor de duur van een jaar, met een mogelijkheid tot verlenging
  • Salariëring en rechtspositie conform de CAO Sociaal Werk, salarisschaal 7 (€2.615- €3.653 op basis van een fulltime dienstverband)
  • Een individueel keuzebudget en loopbaanbudget conform de CAO Sociaal Werk
  • Een reiskostenvergoeding
  • Interne doorstroommogelijkheden binnen de Tintengroep
  • Collectiviteitskorting bij een aantal verzekeringsaanbieders
  • De erkenning als mantelzorgvriendelijke organisatie vanuit Werk en Mantelzorg Nederland

De procedure

Mocht je vragen hebben over de functie dan kun je bellen met Betty Santing, bestuurssecretaris op 7 maart tussen 11.00 en 11.30 uur en op 9 maart tussen 15.00 en 15.30 uur via 06-83601066.

Geïnteresseerd geraakt in deze functie? Klik dan op onderstaande knop 'direct solliciteren'. Reageren kan tot en met 19 maart. De eerste gesprekken zijn gepland op maandag 27 maart tussen 9.00 en 12.00 uur. De tweede ronde gesprekken staan gepland op donderdag 6 april tussen 13.00 en 15.00 uur.

De vacature zal zowel in- als extern gelijktijdig uitgezet worden, waarbij interne kandidaten voorrang hebben. Het inwinnen van een referentie is standaard onderdeel van de sollicitatieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteren