GroningerHuis | Directiesecretaresse

Wij hebben een vacature voor een directiesecretaresse op de afdeling Bedrijfsvoering in het team Secretariaat voor 32 uur per week. Vanuit deze rol ben je direct verantwoordelijk voor een doelmatige en efficiënte ondersteuning van de bestuurder en het managementteam, zowel organisatorisch als administratief voor specifieke deeltaken.

Over Woonstichting Groninger Huis

Groninger Huis is een innovatieve woningcorporatie. Wij verhuren circa 4600 VHE’s in de provincie Groningen. We bezitten woningen in de gemeenten Midden-Groningen, Oldambt, Delfzijl en Appingedam.

Duurzaamheid is een speerpunt in ons beleid. Voor ons staat voorop dat we onze kerntaken kunnen blijven waarmaken: bijdragen aan een goed én betaalbaar woon- en leefklimaat. Hierin staan onze bewoners en woningzoekenden altijd voorop.

Onze kernwaarden sluiten daarop aan: onze medewerkers zijn samenwerkings-, klant-, resultaat- en ontwikkelingsgericht, tonen durf en zijn integer.

Functieprofiel

Je werkt in deze functie nauw samen met de bestuurder, MT en je collega’s van het team Secretariaat. Je werkt op de afdeling Bedrijfsvoering, rapporteert aan de manager Bedrijfsvoering en wordt functioneel aangestuurd door de directeur-bestuurder.

Wat ga je doen?

In deze brede functie ontzorg jij als directiesecretaresse bestuurder en MT op het gebied van agenda- en mailbeheer, overleggen en bijeenkomsten en de interne en externe communicatie.

Je organiseert het tweewekelijkse MT overleg, zorgt voor onderbouwde verslaglegging en beheert de agenda en mailberichten van de bestuurder. Je hebt samen met de bestuurssecretaris een centrale rol in het archiveren van beleidsdocumenten en vergaderstukken en bereidt samen met hem de vierjaarlijkse maatschappelijke visitatie voor.

De interne- en externe communicatie van beleidszaken via intranet is bij jou in vertrouwde handen. Het is daarom belangrijk dat je beschikt over organisatiesensitiviteit en inzicht in werkprocessen. Je plant vergaderingen en bijeenkomsten en zorgt er als gastvrouw voor dat deze passend gefaciliteerd worden van reservering van locaties, de koffie tot de benodigde apparatuur.

Wie ben jij?

Jij bent de spin in het web die snel kan schakelen en prioriteiten weet te stellen. Je houdt het overzicht op je eigen werk maar ook op de voortgang op lopende activiteiten die in het MT zijn afgesproken. Dit vraagt om een proactieve en flexibele werkhouding. Je bent een expert in agendabeheer waarbij je zelf besluiten kunt nemen of inziet waar afstemming even nodig is. Secretariële taken zijn routine voor jou want je beschikt over uitstekende digitale vaardigheden zodat je beschikbare en nieuwe applicaties doelmatig en efficiënt weet te gebruiken en je bent communicatief sterk.

Kortom, je weet wat er speelt, regelt de zaken pragmatisch en met gevoel voor humor zodat alles op rolletjes verloopt.

Kerntaken

  • Organiseren en verslaglegging van MT- en andere overleggen
  • Agenda- en mailbeheer van de bestuurder
  • Aanlevering van digitale vergaderstukken
  • Op verzoek communiceren van beleidszaken
  • Faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten
  • Indien nodig ondersteuning bieden bij externe vergaderingen

Wat breng je mee?

  • Minimaal afgeronde relevante MBO-4 opleiding met aanvullend functie specifieke certificaten
  • HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 4-5 jaar relevante werkervaring
  • Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Inzicht in de relevante werkprocessen, organiserend vermogen
  • Organisatiesensitiviteit
  • Gedegen kennis van kantoorautomatisering.

Wat bieden wij?

Wij bieden jou een uitdagende en dynamische functie in een team dat zich continu wil blijven ontwikkelen. Onze organisatie kent een informele en plezierige werksfeer.
De functie is ingeschaald in schaal H van de CAO woondiensten. Daarnaast kun je bij ons rekenen op goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

In overeenstemming met ons personeelsbeleid bieden we in eerste instantie een tijdelijke aanstelling aan voor 32 uur per week voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

Solliciteren?

Pas jij in het gevraagde profiel? Stuur dan je schriftelijke motivatie en CV als .pdf bestand uiterlijk

1 november per mail naar sollicitatie@groningerhuis.nl o.v.v. de functienaam.  

Heb je nog vragen over deze functie, dan kun je contact opnemen met Carolien Doornbos, manager Bedrijfsvoering via telefoonnummer 06-57 02 81 84.

Tot slot

Hoe wij omgaan met jouw gegevens na de procedure lees je op onze website op de pagina Over Ons/AVG.

Alle informatie vind je terug op de website van Groningerhuis.nl