Management/Office-assistent SIA (0,8 fte)

Afdeling

University Services

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen, Rijksuniversiteit Groningen, V24.0041

Functiebeschrijving

Ben jij een enthousiaste en daadkrachtige professional die goed is in administratieve en secretariële taken? Wij zoeken een Management/Office Assistant voor onze afdeling. In deze rol werk je voor de afdeling Studenten Informatie en Administratie (SIA), onderdeel van het Cluster Onderwijs en Studenten, van University Services. SIA speelt een centrale rol in de hele keten van aanmelding tot inschrijving van studenten bij de RUG. Vanuit SIA worden studenten, medewerkers en faculteiten optimaal bediend met betrekking tot thema’s als toelating, collegegelden en immigratie. De functie biedt een dynamische werkomgeving waarin je diverse taken uitvoert en waarin jouw input zeer gewenst is.

Een greep uit je taken:

- je beheert agenda’s voor verschillende collega’s.
- je plant verschillende vergaderingen en notuleert deze. Als het nodig is, regel jij de catering.
- je begeleidt en werkt samen met onze BBL-leerling(en), onderhoudt het contact met school en zorgt dat de leerling(en) op schema lopen.
- je assisteert bij het organiseren van afdelingsbijeenkomsten. Jij komt met ideeën, regelt ruimtes en de catering.
- je bent verantwoordelijk voor het voorraadbeheer.
- je behandelt inkomende en uitgaande correspondentie, zowel digitaal als fysiek. Telefoonafhandeling hoort ook bij jouw takenpakket.
- je biedt ondersteuning aan de afdeling door het uitvoeren van administratieve taken.

Voor de afdeling SIA ben jij de managementondersteuner. Je hebt daarnaast overleg met de MOA’s binnen het cluster.

Functie-eisen

Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste en daadkrachtige collega die voldoet aan de volgende eisen:

- minimaal een afgeronde opleiding op mbo+-niveau, bij voorkeur met een secretariële achtergrond
- enkele jaren relevante werkervaring
- uitstekende computervaardigheden, bekend met programma’s als MS Officeprogramma’s en MyCorsa Nxt
- een uitstekende planner met oog voor detail
- communicatief, vriendelijk en met een proactieve houding
- initiatiefrijk, stressbestendig, gevoel voor verhoudingen, punctualiteit en accuratesse, integere omgang met vertrouwelijke informatie
- goede beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.618,- en maximaal € 3.298,- (schaal 6) bruto per maand bij een fulltime dienstverband
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
- aantrekkelijke secundaire en marktconforme arbeidsvoorwaarden
- een tijdelijk contract voor de periode van een jaar, waarbij een talent travel een mogelijkheid is.

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door ons een sollicitatiebrief met curriculum vitae te sturen voor maandag 4 maart 2024 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier. De beoogde startdatum is 1 april 2024. De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion/ Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Vera Stevens, coördinator team Nationaal SIA
050-3632760
v.stevens@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer V24.0041

Digitaal sollicitatieformulier