Afdeling

University Services

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

Functiebeschrijving

Voor de nieuwe Facilitaire Organisatie, onderdeel van Campus & Community, zoeken wij een medewerker front office/pedel voor het cluster Binnenstad Oost en Campus Fryslân.

Het cluster Campus & Community valt onder de dienst University Services. Binnen de Rijksuniversiteit Groningen ondersteunt University Services onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Dit doen we met ruim 1250 medewerkers die zich op allerlei gebieden inzetten om de Universiteit te ondersteunen. We regelen onder andere het vastgoedonderhoud, de financiën, de facilitaire dienstverlening, HR, beleid op het gebied van onderwijs en onderzoek, evenementen en juridische zaken. We vervullen met trots een belangrijke rol binnen de RUG als faciliterende, ondersteunende en adviserende dienst.

Je wordt hiërarchisch aangestuurd door de teamleider frontoffice en je werkt nauw samen met je collega's van de frontoffice, backoffice en gebouwbeheerders binnen het cluster.

Werk jij graag met mensen en ben je daar ook goed in? Ben je gastvrij, vriendelijk en behulpzaam? En zoek je net wat extra verantwoordelijkheid in je baan? Dan is deze functie waarin je niet alleen frontoffice medewerker bent maar ook pedel echt wat voor jou!

De frontoffice is het eerste aanspreekpunt in het gebouw. In je rol als gastheer/vrouw ben je vriendelijk en empathisch, sta je open voor verbeteringen en ben je laagdrempelig en altijd bereid om de klant of bezoeker op een plezierige manier te helpen.
Als frontoffice medewerker ben je verantwoordelijk voor het ontvangen en doorverwijzen van gasten, leveranciers, studenten en medewerkers, het verstrekken van informatie binnen jouw gebouw en het registreren van meldingen.

Je andere taken zijn onder andere:

● een centraal meldpunt zijn in het gebouw voor vragen en meldingen
● het registreren en uitgeven van diverse middelen
● het signaleren van onveilige situaties
● het sorteren van post(-pakketten)
● een coördinerende rol vervullen bij calamiteiten en bediening brandmeldcentrale
● werkzaamheden ten behoeve van toegangscontrole
● het uitvoeren van lichte administratieve werkzaamheden
● get representatief houden van het gebouw, het opstellen van zalen
● ondersteuning bij evenementen
● het lopen van opening- en sluitrondes.

Ceremoniële taken in de functie van (hulp)pedel
Naast frontoffice medewerker ben je tevens pedel (https://www.youtube.com/watch?v=wagrO0CB7nM). Als pedel vervul je een ceremoniële functie tijdens academische plechtigheden.

Denk hierbij aan:

● het ondersteunen en voorbereiden voor academische plechtigheden. Dit doe je volgens bepaalde regels zodat de plechtigheden goed verlopen
● het begeleiden tijdens de plechtigheid door gasten te ontvangen, het toelichten van de werkwijze van de plechtigheid, het controleren van technische voorzieningen (samen met o.a. de audiovisuele dienst) en het klaarleggen van stukken
● daarnaast vervul je diverse andere werkzaamheden tijdens de academische plechtigheden zoals het voorgaan van deelnemers en hoogleraren en de aan- en afkondigingen van ceremoniële onderdelen.

De academische plechtigheden van de Rijksuniversiteit Groningen zijn het visitekaartje van de Universiteit. Als pedel vervul je dus een belangrijke rol door te zorgen dat deze plechtigheden vlekkeloos verlopen.

Functie-eisen

● minimaal mbo 4-niveau of minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie
● ervaring als gastheer/vrouw of in de hospitality is een pre
● administratieve kennis (zoals het werken met een facilitair informatie managementsysteem)
● beheersing van de Nederlandse en Engelse taal op minimaal B2 niveau
● uitstekende mondelinge communicatievaardigheden
● goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
● accuratesse
● bhv-certificaat of bereid deze te halen, bhv-ploegleider is een pre
● klantgerichtheid
● je kan goed omgaan met het werken volgens protocollen.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- een salaris van minimaal € 2.402,- en maximaal € 2.889,- (schaal 5) bruto per maand bij een fulltime aanstelling
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen. De Rijksuniversiteit Groningen biedt een uitstekend secundair arbeidsvoorwaardenpakket met een ruime verlofregeling, een 13e maand, een eindejaarsuitkering en goede scholingsfaciliteiten. Daarnaast krijg je een toelage indien je op ongebruikelijke werktijden werkt en je krijgt een vaste toelage voor je werkzaamheden als pedel
- een dienstverband in eerste instantie voor één jaar. Bij goed functioneren volgt een aanstelling voor onbepaalde tijd.

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door middel van je sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 6 april 2023 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De Rijksuniversiteit Groningen streeft ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Het werken aan onze kernwaarden inclusiviteit en gelijkwaardigheid zien we als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en wij werken constructief aan het creëren van een sociaal veilige omgeving. Diversiteit van studenten en medewerkers verrijkt het academische debat en draagt bij aan de kwaliteit van ons onderwijs en onderzoek. Daarom moedigen wij met name sollicitanten uit maatschappelijk ondervertegenwoordigde groepen aan te solliciteren. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/[…]/

Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Marjan de Vreugt, teamleider frontoffice a.i.
06-27285768
m.de.vreugt@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer V23.0142

Digitaal sollicitatieformulier