Management Office Assistent HRM & OB (0,8 fte)

Afdeling

Faculteit Economie en Bedrijfskunde

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

Bij het secretariaat van de vakgroep Human Resource Management & Organizational Behavior (HRM & OB), Faculteit Economie en Bedrijfskunde, ontstaat een vacature voor de functie van Management Office Assistent. De vakgroep HRM & OB bestaat uit ongeveer 35 medewerkers. Je gaat deel uitmaken van een professioneel, collegiaal en betrokken team. Samen met een collega-secretaresse draag je zorg voor de secretariële ondersteuning van de vakgroep.

Functiebeschrijving

We bieden een zelfstandige en verantwoordelijke secretaressefunctie met een grote variatie aan taken en werkzaamheden. De organisatie kent een vaste agenda van jaarlijks terugkerende activiteiten en handelingen, toch is elke dag weer anders. Ongestoord een klus afmaken komt zelden voor, je moet snel kunnen schakelen tussen de verschillende soorten werkzaamheden en vragen. Snel schakelen tussen Nederlands en Engels- in woord en geschrift- gaat je probleemloos af. Dagelijks komen verschillende typen medewerkers en studenten met allerlei soorten vragen bij jou en je collega. En jij voelt precies aan wat de juiste woorden zijn om het doel te bereiken. Je hebt ook oog voor de verschillende stijlen en behoeftes van medewerkers en studenten en weet hoe je voor een optimale dienstverlening moet zorgen. Je gebruikt je kennis van systemen, processen en mensen om de ondersteuning zo efficiënt en effectief mogelijk te organiseren. Daarnaast is er ruimte om proactief na te denken over ontwikkelingsmogelijkheden binnen de werkzaamheden van het secretariaat. Je hebt overzicht over de taken die voorhanden zijn dan wel nog liggen te wachten en je weet welke taken in de nabije toekomst moeten worden opgepakt.

Je ondersteunt ook waar nodig bij werkzaamheden op het terrein van HR en financiën, terreinen waar je goed ‘thuis’ in bent. Je wilt je ook graag verder ontwikkelen, bijvoorbeeld door het volgen van cursussen. Je vindt het belangrijk dat medewerkers en studenten van de vakgroep bij je naar binnen durven te lopen, daarom zorg je ervoor dat ze zich ‘thuis’ voelen bij jullie secretariaat.

Functie-eisen

- opleiding op mbo-niveau
- ervaring in een zelfstandige en verantwoordelijke secretariële functie(s) (ervaring in een internationale werkomgeving is een pre)
- initiatiefrijk, flexibel, proactief en inventief
- goed kunnen plannen en organiseren en in staat zijn om op de wensen van collega’s in te spelen en hier naar te handelen
- goed tegen hectiek kunnen en in staat zijn om snel te kunnen schakelen in de planning
- goede contactuele en communicatieve vaardighedem
- goede ICT-vaardigheden (MS/Word/Excel, Powerpoint) (ervaring met AFAS is een pre)
- goed gevoel voor verhoudingen en integer kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie
- je bent flexibel inzetbaar qua dagen in de week.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao van Nederlandse Universiteiten:

- een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.402,- en maximaal € 3.026,- per maand (schaal 6) bij volledige werktijd
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
- een dienstverband voor de periode van één jaar met, bij goed functioneren, uitzicht op contract voor onbepaalde tijd.

Datum van indiensttreding: zo spoedig mogelijk

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door middel van jouw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 22 augustus 2022 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De Rijksuniversiteit Groningen streeft ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Het werken aan onze kernwaarden inclusiviteit en gelijkwaardigheid zien we als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en wij werken constructief aan het creëren van een sociaal veilige omgeving. Diversiteit van studenten en medewerkers verrijkt het academische debat en draagt bij aan de kwaliteit van ons onderwijs en onderzoek. Daarom moedigen wij met name sollicitanten uit maatschappelijk ondervertegenwoordigde groepen aan te solliciteren. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/[…]/

Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Mevrouw Zedef Karakayali, Office Manager
z.karakayali@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer 222505

Digitaal sollicitatieformulier