BBL-leerling Management assistent Onderwijsinstituut GMW (0,8 fte)

Afdeling

Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

De Rijksuniversiteit Groningen behoort tot de top van de Europese researchuniversiteiten en is internationaal georiënteerd. De universiteit is maatschappelijk actief en voelt zich betrokken bij haar omgeving. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. Iedereen wordt in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen. Talent, ambitie en prestatie van de 36.000 studenten en 5.600 medewerkers worden zoveel mogelijk gehonoreerd.

Sta jij bekend als een echte regeltante of regelneef, werk jij graag op de computer, doorloop jij jouw werkdag met een grote glimlach en komt het woord stress niet voor in jouw woordenboek? Dan lijk jij de geschikte kandidaat als leerling Management assistent.
Je krijgt 1 dag per week les op een Regionaal opleidingscentrum (Noorderpoort of Alfacollege) en werkt 4 dagen per week bij de Rijksuniversiteit Groningen.

De Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen is een kenniscentrum dat de mens centraal stelt. De faculteit houdt zich bezig met vraagstukken rond de mens als individu, de onderlinge relaties van mensen en de samenleving als geheel. Hierbij is zowel aandacht voor het normale functioneren van mensen als voor problemen van mensen of groepen en de wijze waarop deze kunnen worden opgelost of voorkomen. Bij de faculteit werken ca. 600 medewerkers
Het betreft een vacature bij het Onderwijsinstituut (OWI) van de Faculteit der Gedrags- en Maatschappijwetenschappen. Het Onderwijsinstituut ondersteunt docenten en studenten bij het onderwijs. Binnen deze afdeling werken plm. 40 medewerkers waaronder de studieadviseurs, de roosteraars, onderwijsadministrateurs en beleidsmedewerkers. Je zult onderdeel uitmaken van de Onderwijsbalie en –administratie. Deze subafdeling is het eerste aanspreekpunt voor vragen van docenten en studenten over onderwijs. Verder is deze afdeling verantwoordelijk voor het verwerken van studieresultaten van GMW-studenten, de cursus- en tentameninschrijvingen, het maken van de diploma’s en de organisatie van diploma-uitreikingen. De werkzaamheden worden uitgevoerd onder leiding van de praktijkbegeleider en de teamleider Onderwijsbalie en –administratie.

Functiebeschrijving

Jouw werkzaamheden/taken zijn gericht op/ bestaan uit:

• agendabeheer (digitaal): afspraken maken, wijzigingen
• communicatie: verzorgen van (mail) correspondentie (NL en ENG)
• secretariële en administratieve ondersteuning
• archiefwerkzaamheden (voornamelijk digitaal)
• op een klantvriendelijke wijze medewerkers, studenten, externe relaties te woord staan en eventueel doorverwijzen
• kopieerwerkzaamheden
• voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen.

De werkzaamheden kunnen langzamerhand uitgebreid worden. Dit is afhankelijk van je kennis, vaardigheden en gedrag.

Afdelingsspecifieke werkzaamheden / taken:

• informeren van medewerkers en studenten zowel telefonisch als aan de balie
• het inplannen van afspraken
• inschrijven van studenten voor cursussen
• cijferadministratie
• het beheren van verschillende mailboxen
• aanmaken en versturen van cijferlijsten
• ondersteuning organisatie buluitreikingen
• maken van diploma supplementen
• digitaal studentenarchief
• notuleren van overleggen.

Functie-eisen

Je start (of bent reeds gestart) met een 2-jarige BBL-opleiding tot Office and Management support specialist (Management assistent) niveau 4 bij een ROC.

Daarbij bezit jij de volgende eigenschappen:

• communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling
• goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• representatief en Servicegericht
• klantvriendelijke en oplossingsgerichte instelling
• verantwoordelijk en proactief
• je beheerst algemene ICT-vaardigheden (bij voorkeur heb je al enige ervaring met Google mail en Microsoft Office).

Competenties: leergierig, stressbestendig, collegiaal, kunnen samenwerken, plannen en organiseren.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 09 maanden.

Wij bieden de leerlingen in de beroepsbegeleidende leerweg een salaris gebaseerd op minimaal het minimumloon. Ben je 21 jaar of jonger dan zijn de jeugdsalarisschalen van toepassing. Als je 22 jaar of ouder bent, ontvang je een aanvangssalaris van € 1499,26 bruto per maand bij een dienstverband voor 4 dagen per week (excl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering). Wij betalen tevens de schoolkosten en je boeken.

Na 9 maanden wordt op grond van een Resultaat en Ontwikkelingsgesprek beoordeeld of je aanstelling met nog een jaar verlengd wordt.

Ingangsdatum: 1 september 2022

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door je sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 1 juli 2022 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De gesprekken vinden plaats op woensdag 13 juli 2022.

De Rijksuniversiteit Groningen streeft ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Het werken aan onze kernwaarden inclusiviteit en gelijkwaardigheid zien we als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en wij werken constructief aan het creëren van een sociaal veilige omgeving. Diversiteit van studenten en medewerkers verrijkt het academische debat en draagt bij aan de kwaliteit van ons onderwijs en onderzoek. Daarom moedigen wij met name sollicitanten uit maatschappelijk ondervertegenwoordigde groepen aan te solliciteren. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/[…]/

Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Mevrouw Ellen Stäbler, teamleider Onderwijsbalie en –administratie
050-3636306
g.stabler@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer L008222

Digitaal sollicitatieformulier