Management Assistent (0,8 fte)

Afdeling

Faculty of Science and Engineering

Organisatie

University of Groningen

De Faculty of Science and Engineering(FSE) van de RUG biedt onderdak aan een breed scala aan disciplines en onderzoeksvelden. Onderzoeks- en onderwijsprogramma’s variëren van nanomaterialen en biomachines tot astronomie, van wiskunde tot farmacie, van neurowetenschappen tot informatica en van moleculaire en evolutionaire biologie tot mariene biologie. FSE is een internationale faculteit, met een groot aandeel internationale staf en studenten.

Functiebeschrijving

De School of Science & Engineering (SSE) is onderdeel van de Faculty of Science and Engineering van de Rijksuniversiteit Groningen. Naast het aanbieden van onderwijs wordt hier ook onderwijsondersteuning aan studenten en docenten georganiseerd. Denk daarbij aan studieadvies, opleidingscoördinatie, roostering, cijferregistratie, bul verwerking en secretariële ondersteuning.

Bij het cluster Mathematics van de SSE komt een management assistent positie beschikbaar voor de ondersteuning van de bachelor en masteropleidingen in (Applied) Mathematics, Artificial Intelligence en Computational Cognitive Science. De management assistent werkt nauw samen met de andere medewerkers van het cluster en de SSE.

Jij biedt ondersteuning aan de opleidingen op de locatie Zernike (Bernouilliborg). Je pakt algemene secretariaatswerkzaamheden zelfstandig of samen met je collega’s op. Er is een vaste cyclus met jaarlijks terugkerende taken, maar elke dag is anders. Je moet snel kunnen schakelen, met veel verschillende mensen werken, en met diverse systemen uit de voeten kunnen. Je neemt initiatief, ziet het werk liggen en pakt dit uit jezelf op.

Je taken bestaan o.a. uit:
● organiseren, notuleren en uitwerken van vergaderingen van de opleidings-, curriculum- en toelatingscommissie, in het Engels
● algemene taken zoals het verzorgen van de correspondentie, archivering, agendabeheer, verwerken diploma-aanvragen, beheer mailbox, telefoon- en postafhandeling et cetera
● bijhouden van informatie voor studenten op de Student Portal
● organiseren van diverse bijeenkomsten van bijvoorbeeld de Raad van Advies of diploma uitreiking
● ondersteunen van de opleidingscoördinator(en), opleidingsdirecteur(en) en studieadviseurs van de betreffende opleidingen
● administratie rond bachelor en master projecten.

Functie-eisen

Jij beschikt over:
● mbo-niveau, bij voorkeur een management assistent/ secretariële opleiding
● minimaal drie jaar relevante secretariële of administratieve werkervaring
● kennis van en ruime ervaring met MS-Office (Word, Google Docs en Excel)
● uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
● de vaardigheid om zowel zelfstandig als in teamverband te werken
● accuratesse, dienstverlenend, pro-activiteit, flexibiliteit. Je bent dienstverlenend en stressbestendig
● uitstekende beheersing van het Nederlands
● een goede beheersing van het Engels (taalniveau minimaal B2). Je kunt dan ook goed Engels notuleren.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 8 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:
• afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring een salaris van minimaal € 2.310,- tot maximaal € 2.900,- (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
• een tijdelijk contract tot het einde van het academisch jaar, september 2022.

Datum van indiensttreding: zo spoedig mogelijk

Sollicitatie

U kunt solliciteren door middel van uw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 2 december 2021 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op 6 of 7 december 2021.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Nienke Meulman, teamhoofd Cluster Mathematics
n.meulman@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer T082221

Digitaal sollicitatieformulier