Medewerker Front office (1,0 fte)

Afdeling

Facilitair Bedrijf

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

Het Facilitair Bedrijf van de Rijkuniversiteit Groningen is een klantgerichte organisatie waar een kleine 200 medewerkers zich inzetten voor het leveren van een breed palet aan producten en diensten.

Door samenwerking met andere ondersteunende afdelingen op het gebied van facility management, vastgoed en investeringen, arbo & milieu en informatietechnologie streven we naar een optimale ondersteuning van medewerkers en studenten.

Enkele van onze kernwaarden zijn klantfocus, eigenaarschap, humor, openheid van zaken, vakmanschap, transparantie en voor elkaar staan.

Functiebeschrijving

Vanaf 1 september 2021 zijn alle decentrale facilitaire functies van de Rijksuniversiteit Groningen ondergebracht bij het Facilitair Bedrijf. Voor deze nieuwe facilitaire organisatie zoeken wij nog een medewerker front office voor het cluster Binnenstad Oost en Campus Fryslân.

Afdeling en functie
Als medewerker front office ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van alle front office gerelateerde taken zoals het ontvangen van gasten, studenten en medewerkers, het verstrekken van informatie binnen zijn of haar gebouw en het registreren van meldingen in het FMIS. De front office is het eerste aanspreekpunt in het gebouw. In je rol als gastheer of gastvrouw ben je vriendelijk en empathisch, sta je open voor verbeteringen en ben je laagdrempelig en altijd bereid om de klant of bezoeker op een plezierige manier te helpen.

Je wordt hiërarchisch aangestuurd door de gebiedsmanager front office en je werkt nauw samen met de front office, backoffice en gebouwbeheermedewerkers binnen het cluster.

Wij zoeken een fulltime medewerker (40 uur). Je wordt wekelijks op wisselende dagen gemiddeld 8 uur ingeroosterd. De werkdag bestaat uit dag- en avonddiensten waarbij je incidenteel in het weekend wordt ingepland. Je werk vindt plaats bij één van de recepties in het Academiegebouw. Naast de front office taken verzorg en begeleid je universitaire plechtigheden(Pedel). Verder doen we graag een beroep op jou, wanneer een van onze medewerkers ziek is of verlof heeft.

Taken & verantwoordelijkheden
• het ontvangen en doorverwijzen van gasten, leveranciers, medewerkers en studenten
• de voorbereiding en het verzorgen van universitaire plechtigheden
• het verstrekken van algemene informatie
• een centraal meldpunt in het gebouw voor vragen en meldingen
• het registreren van meldingen in FMIS
• het registreren en uitgeven van allerhande middelen
• het signaleren van onveilige situaties
• het sorteren van post (-pakketten)
• een coördinerende rol vervullen bij calamiteiten en bediening brandmeldcentrale
• werkzaamheden ten behoeve van toegangscontrole
• het uitvoeren van lichte administratieve werkzaamheden
• het representatief houden van het gebouw
• ondersteuning bij evenementen

Functie-eisen

• minimaal mbo 4-niveau of minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie
• gastheerschap, hospitality
• administratieve kennis (zoals FMIS)
• beheersing van de Nederlandse en Engelse taal op minimaal B2 niveau
• uitstekende mondelinge communicatie
• goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• accuratesse
• BHV Certificaat of bereid deze te halen
• klantgerichtheid

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

• een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.310,- tot maximaal € 2.768,- (schaal 5) bruto per maand bij volledige werktijd
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
• de RUG kent een toelage voor arbeid op ongebruikelijke werktijden
• in eerste instantie een contract voor een periode van één jaar om te beoordelen of je aan de functie-eisen voldoet. Bij goed functioneren volgt een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door middel van jouw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 27 januari 2022 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Mevrouw G. van der Meulen-Brouwer
06-38243476
githe.van.der.meulen@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer 221638

Digitaal sollicitatieformulier