Medewerker Educational Administration (0,8 fte)

Afdeling

Faculteit Economie en Bedrijfskunde

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

De Faculteit Economie en Bedrijfskunde (FEB) van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) heeft ruim 8000 studenten en 700 medewerkers, die samen een informele, inspirerende en academische gemeenschap vormen. 20% van onze studenten en 25% van onze medewerkers heeft een internationale achtergrond. FEB biedt een ambitieuze, open en dynamische werkomgeving, waarbinnen innoveren wordt gestimuleerd. De faculteit is AACSB en EQUIS geaccrediteerd en bevindt zich in de top 1% van business schools wereldwijd.

De afdeling Educational Administration and Student Support (EASS) van de Faculteit Economie en Bedrijfskunde is verantwoordelijk voor een klantgerichte en up-to-date dienstverlening aan onze studenten en voor een gestructureerde en efficiënte onderwijsadministratie. De afdeling omvat dertig medewerkers van wie het merendeel werkt in teams met een eigen coördinator: Student Support Desk, Educational Administration, Exchange Office en Study Advice. Naast deze teams behoren roostering en systeem- en applicatiebeheer van onderwijssystemen tot de afdeling.
De afdeling werkt nauw samen met het bestuur, de examencommissie, opleidingsdirecteuren en de secretariaten van de vakgroepen van de faculteit. Tevens bestaat een belangrijke samenwerkingsrelatie met diverse centrale afdelingen van de Rijksuniversiteit Groningen. De medewerkers van de afdeling werken resultaatgericht aan eigen taakgebieden, daarnaast in voorkomende gevallen aan afdelingsoverschrijdende projecten.
Internationalisering is een belangrijk speerpunt, vandaar dat de medewerkers zowel in het Engels als in het Nederlands communiceren.
nalisering is een belangrijk speerpunt, vandaar dat de medewerkers zowel in het Engels als in het Nederlands communiceren.

Functiebeschrijving

Als medewerker van de Educational Administration kun je ingezet worden op alle voorkomende werkzaamheden binnen de onderwijsadministratie. Het gaat hierbij onder andere om:
• resultatenverwerking;
• administratieve afhandeling van het afstudeerproces (afhandelen programmagoedkeuringsaanvragen, vrijstellings- en wijzigingsverzoeken, registreren van geslaagden, aanmaken van diploma’s en diplomasupplementen, voorbereiden van diploma-uitreikingen)
• administratieve afhandeling van toelatingsverzoeken
• beantwoorden van vragen van studenten, docenten en medewerkers (zowel in het Engels als Nederlands) via e-mail, telefoon en in persoon
• ‘vliegende keep’: signaleren waar knelpunten liggen en (in overleg met de coördinator) flexibel inspringen en ondersteunen waar nodig.

Je werkt nauw samen met collega’s binnen de onderwijsadministratie en de Student Support Desk. Verder is er veel contact met andere afdelingen binnen de faculteit en met de RUG-centrale afdeling Studenten Informatie & Administratie. De dagelijkse aansturing van de Educational Administration is in handen van een coördinator.

Functie-eisen

• minimaal hbo niveau
• kennis van en ruime ervaring met alle voorkomende werkzaamheden op een onderwijsadministratie, zoals resultatenverwerking, administratieve afhandeling van het afstudeerproces en archivering van digitale studentendossiers
• kennis van en ervaring met ondersteunende werkzaamheden omtrent toelatingsverzoeken (numerus fixus, matching, pre-masterprogramma’s, niet-reguliere instroom en individuele verzoeken via de Toelatingscommissie)
• kennis van en ervaring met Microsoft Office, Gmail/Thunderbird, Progress Portaal, Progress.NET, Corsa, Formdesk, Google Drive, Apollo
• uitstekende schriftelijk en mondelinge beheersing van het Nederlands en Engels
• uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.

Competenties:
Accuratesse, stressbestendigheid, resultaatgerichtheid, teamgeest, dienstverlenende instelling, innovatief, aanpassingsvermogen / flexibiliteit, integer, analytisch, zelfstandig, leergierig, efficiënt, oplossingsgericht, doortastend.
richtheid, teamgeest, dienstverlenende instelling, innovatief, aanpassingsvermogen / flexibiliteit, integer, analytisch, zelfstandig, leergierig, efficiënt, oplossingsgericht, doortastend.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten (zie CAO https://www.vsnu.nl):

• een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.367,- tot maximaal € 3.196,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd, afhankelijk van uw kennis en ervaring
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
• de mogelijkheid om te kiezen voor een 36-, 38- of 40-urige werkweek (uitgaande van een fulltime dienstverband)
• een ruime verlofregeling
• een contract in eerste instantie voor de periode van een jaar.

Deze vacature wordt opengesteld in het kader van de Projectenbank, één van de projecten van Talent Travel. Dit betekent dat interne kandidaten met een dienstverband voor onbepaalde tijd bij de RUG op deze vacature kunnen solliciteren en daarbij in overleg met hun leidinggevende gebruik kunnen maken van de mogelijkheid om vanuit hun huidige dienstverband tijdelijk deze functie te vervullen en daarmee hun talenten te verbreden en te ontwikkelen.

Sollicitatie

U kunt solliciteren door uw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 25 oktober 2021 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Marieke Wiersema, coördinator Educational Administration
050-3636793,
m.j.wiersema@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer T063221

Extra informatie kan worden verkregen via een van de volgende links:

Lees meer over de voorwaarden van deelname Meer informatie over de Projectenbank

Digitaal sollicitatieformulier