Medewerker Back Office (0,8 fte)

Afdeling

Facilitair Bedrijf

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

Het Facilitair Bedrijf van de Rijkuniversiteit Groningen is een klantgerichte organisatie waar een kleine 200 medewerkers zich inzetten voor het leveren van een breed palet aan producten en diensten.

Door samenwerking met andere ondersteunende afdelingen op het gebied van facility management, vastgoed en investeringen, arbo & milieu en informatietechnologie streven we naar een optimale ondersteuning van medewerkers en studenten.

Enkele van onze kernwaarden zijn klantfocus, eigenaarschap, humor, openheid van zaken, vakmanschap, transparantie en voor elkaar staan.

Met ingang van september 2021 zijn ook alle decentrale facilitaire functies bij de Rijksuniversiteit Groningen ondergebracht bij het Facilitair Bedrijf. Voor deze nieuwe facilitaire organisatie zoeken wij nog een medewerker Back office voor het cluster Binnenstad West (o.a. Harmoniecomplex, Universiteitsbibliotheek en University College Groningen).

Functiebeschrijving

Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van back office activiteiten binnen jouw cluster. Dit omvat onder meer het afhandelen van tweedelijns klantvragen, operationeel contractmanagement en het participeren in facilitaire projecten. Ook het beheren van facilitaire informatie en het maken van managementrapportages behoort tot de taken. Als back office medewerker word je hiërarchisch aangestuurd door de gebiedsmanager back office en gebouwbeheer. Voor de uitoefening van de functie wordt er nauw samengewerkt met de andere backoffice medewerkers binnen het cluster en met de collega’s van de frontoffice en gebouwbeheer.

NB je bent bereid om ook buiten kantoortijden te werken.

Taken en verantwoordelijkheden

Operationeel contractmanagement:
(bv. schoonmaak, glasbewassing, beveiliging, warme dranken, printvoorzieningen en afval)
● het verwerken en afhandelen van 2e lijns wensen
(waaronder aanvragen voor meubilair, telefonie, AV-voorzieningen en kleine exploitatie)
● het verwerken en afhandelen van klachten
● het in behandeling nemen, beoordelen en coördineren van klein onderhoud en van verbouw- en huisvestingsvraagstukken
● administratie in FMIS
(opvolging, doorzetten, monitoren, terugkoppeling, afmelden)
● coördinatie van evenementaanvragen
● het opstellen van berichtgeving voor facilitaire medewerkers en gebouwbewoners over facilitaire aangelegenheden
● het participeren in RUG-brede projecten
● het beheren en onderhouden van facilitaire documentatie, waaronder de administratie van het parkeerbeheer
● het uitvoeren van eenvoudige analyses en het opstellen van (management)rapportages.

Functie-eisen

● minimaal afgeronde mbo-opleiding (niveau 4) Facility Management of minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie
● actuele kennis van en aantoonbare ervaring op het gebied van Facility Management
● actuele kennis en aantoonbare ervaring met een FMIS-programma
● kunnen acteren in een complexe onderwijs- en onderzoeksorganisatie
● communicatief sterk en een goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal
● werkt gestructureerd en kan goed prioriteiten stellen
● beschikt over een probleemoplossend vermogen en is oplossingsgericht
● het vermogen om samen te werken.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao voor Nederlandse Universiteiten:

- een salaris van minimaal € 2.367,- en maximaal € 3.196,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen. De CAO NU kent een uitstekend secundair arbeidsvoorwaardenpakket
- een aanstelling voor een periode van een jaar met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd na goed functioneren. Het UFO-profiel medewerker front office 1 is van toepassing.

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door middel van uw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 4 november 2021 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

De heer R.H. Rossingh
050-3637757.

De heer R.J. van den Bos
050-3635905.

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer 221576

Digitaal sollicitatieformulier