Management/Office Assistent Dienst Onderwijs en Studiebegeleiding (0,8-1,0 fte)

Afdeling

Faculteit Rechtsgeleerdheid

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

De Groningse juridische faculteit is een moderne, (inter)nationaal georiënteerde organisatie die een breed en klassiek profiel heeft. Hoewel zij al een vier eeuwen lange traditie heeft, blijft zij haar onderwijs continue vernieuwen om breed georiënteerde en vakkundige juristen op te leiden. Haar onderzoek is voor een groot deel rechtsgebied overstijgend en multidisciplinair van aard. Met 5.000 studenten en bijna 400 medewerkers is het een middelgrote faculteit van de RUG.

Functiebeschrijving

Voor de Dienst Onderwijs en Studiebegeleiding (DOS) van de Faculteit Rechtsgeleerdheid zijn wij op zoek naar een management/office assistent. DOS is verantwoordelijk voor de organisatie van het onderwijs, beleidsvoorbereiding op het gebied van het onderwijs t.b.v. het Faculteitsbestuur en de begeleiding van studenten. Met zo’n 45 collega’s zorgen we ervoor dat het onderwijs goed gepland en geroosterd wordt, onze (aspirant) studenten uit binnen- en buitenland goed voorgelicht, geïnformeerd en begeleid worden, de resultaten en diploma’s goed verwerkt worden en onze kwaliteitszorg op orde is.
Als management/office assistent ondersteun je in de brede zin van het woord de afdeling, en in het bijzonder het hoofd van de dienst en de studieadviseurs.

Taken:

• je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen voor DOS
• het voorbereiden en notuleren afdelingsbrede overleggen
• het beheer van interne informatie, telefoonlijst, maillijst, werkkamerbezetting
• toegang en werkplek regelen nieuwe medewerkers
• meedenken met efficiënte werkprocessen binnen de afdeling
• DOS subafdelingen ondersteunen in piekperiodes, in het bijzonder de Tentamen– en/of diploma-administratie
• procesondersteuning t.b.v. studiestartgroepen (sollicitaties, aanstellingen mentoren)
• ondersteuning afdelingshoofd:

o agendabeheer
o jaarplan en jaarlijks terugkerende acties uitzetten en bewaken, waaronder jaarlijkse actualisatie van de online informatie
o ondersteuning toelatingscommissie
o diverse ad hoc ondersteuningswerkzaamheden.

• DOS bijeenkomsten organiseren zoals teamuitjes en DOS lunches
• beheer Y-schijf
• opzoeken van bepaalde informatie en doen van interne navraag
• (laten) verrichten van facilitaire ondersteuning (ruimtes, kantoorbenodigdheden, schoonmaakbeheer, etc.)
• beheer Corsa NXT en archivering t.b.v. studieadvies
• personeelsadministratie: oproepkrachten en student-assistenten invoeren in Afas
• bewaken actualiteit handtekeningenkaarten t.b.v. accountantscontrole
• begeleiding BBL-leerling: Geven van feedback, informeren over (nieuwe) en instrueren over processen of methoden van werken, optreden als vraagbaak voor andere collega’s voor operationele en vakinhoudelijke problemen, overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis
• opvragen van offertes, maken van (prijs)afspraken en toezien op (contractuele) vastlegging van afspraken
• opstellen van een draaiboek en bijbehorende planning
• in opdracht regelen van sprekers, (hotel-)accommodatie, catering en (facilitaire) voorzieningen
• de DOS-nieuwsbrief maken.

Functie-eisen

Naast enkele basiscompetenties die wij vragen zoals klantbetrokkenheid, accuratesse, schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en leervermogen, zijn wij op zoek naar kandidaten met:

• minimaal een afgeronde mbo3-opleiding in de richting van managementondersteuning of office management
• 3-5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
• ervaring met geautomatiseerde systemen
• in staat om zowel zeer zelfstandig als ook samen te kunnen werken
• stressbestendigheid.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao voor Nederlandse Universiteiten:

• een salaris van minimaal € 2.310,- tot maximaal € 2.900,- (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd
• een eindejaarsuitkering van 8,3% en 8% vakantietoelage over het jaarlijks bruto inkomen
• een tijdelijk dienstverband voor de periode van een jaar met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Tegen het einde van voornoemde periode vindt een resultaat-en ontwikkelgesprek plaats, om te bepalen of het dienstverband wordt omgezet naar een vast dienstverband. De functie is gekoppeld aan het UFO-profiel van Management/Office Assistent niveau 3.

Sollicitatie

U kunt solliciteren door middel van uw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen voor 25 oktober 2021 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Margaret Donga, hoofd DOS
050-3635703.

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer 221573

Digitaal sollicitatieformulier