Medewerker secretariaat bij de afdeling HR (0,6 fte)

Afdeling

Bureau van de Universiteit

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

We zijn op zoek naar een proactieve, accuraat werkende collega die gemakkelijk communiceert en haar (of zijn) weg vindt in de universiteit als geheel. Tot het takenpakket van deze collega behoort de uitvoering van het hooglerarenbeleid. Dit betekent dat je goed bent in structuur aanbrengen in en overzicht houden over dossiers, je goed kunt omgaan met werkdruk en je contact hebt met het College van Bestuur (CvB), faculteitsbesturen en wetenschappers.

De algemene ondersteuning van HR bestaat uit 5 collega’s, waaronder de secretaresse van de directeur HR. Met de secretaresse van de directeur HR werk je veel samen.

Functiebeschrijving

• algemene werkzaamheden secretariaat HR: agendabeheer, telefoonbeantwoording, mailboxbeheer, beheer Y-schijf, etc.
• stukken t.b.v. CvB, directie Bureau, Managementberaad, College van Decanen, UR en LO in Corsa aanmelden en aanleveren
• afhandeling collegestukken / doorzetten naar het overlegcircuit
• verwerken van zaken rondom benoemingen van hoogleraren en faculteitsbestuurders (o.a. controleren voordrachten voorleggen aan het voordrachtenoverleg en daarna aan het College van Bestuur); verwerken andere zaken rondom hoogleraren zoals (her)benoemingen en aanstellingen na emeritaat, etc. en voorleggen aan het College van Bestuur
• het voordrachtenoverleg (voorzitter RM) organiseren, voorbereiden, notuleren en afhandelen
• vragen m.b.t. procedures en hooglerarenbeleid beantwoorden of doorgeleiden
• het ondersteunen bij R&O-cyclus facultaire bestuurders en directies van diensten.

Functie-eisen

• je hebt een voltooide administratieve/secretariële opleiding of vergelijkbare opleiding op minimaal mbo-niveau
• je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk
• beheersing van de Engelse taal is een pre
• je hebt kennis van en ervaring met digitale archivering
• je kunt goed werken met Office-software, kent alle ins & outs daarvan.

Competenties:

- je bent dienstverlenend, accuraat en communicatief sterk
- je zoekt en maakt verbinding met de collega’s
- je bent in staat om zelfstandig, accuraat en flexibel te werken
- je bent collegiaal, discreet en integer
- je weet overzicht te houden, ook in hectische situaties.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

• een salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, tot maximaal € 3.144,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
• diverse ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden
• een contract voor een periode van een jaar met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd na een positieve beoordeling.

Datum van indiensttreding: zo spoedig mogelijk

Opmerking: de kandidaat dient woensdagochtend, donderdag en vrijdagochtend beschikbaar te zijn i.v.m. het voorbereiden van het overlegcircuit.

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door jouw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen voor 10 maart 2021 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

De heer G. Lier, hoofd HR-Experts
g.lier@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer 221038

Digitaal sollicitatieformulier